国有企业询价采购内控审计工作内容及要求

国有企业询价采购内控审计
工作内容及要求
采购审计的内容
主要对整个采购过程中各个环节所面临的各种风险进行评估与审计, 主要包括：采购计划、采购询价、供应商选择、合同评审、验收入库
如何做好采购审计工作
要做好采购审计工作,必须得有套严格地、合理的采购管理制度，要严抓管理。

一、对采购计划进行审计主要审查公司采购部门物料需求计划是否合理、科学，与实际上的生产计划是否一一致，是否存在偏离实际的情况；对采购数量、采购时间、运输、使用、质量是否有保证措施?
二、采购询价审计每个材料是否有不同供应商的COST COMPARE，是否做到货比三家，甚至N家，记得深圳有家HDD行业的采购总监说过，因为他们是加工行业，他们的采购CNC加工刀具，几乎试用比较过中国市场的所有采购；
三、采购选择审计供应商的生产状况、质量保证、
供货能力、公司经营和财务状况的调查。

是满足ISO9000/ISO1400标准要求或EICC要求；对于一些长期合作过的供应商，是否每年对供应商进行周期性的评审，包括供货质量、工程能力、履行合同次数、准时交货率、价格水平、合作态度、售后服务等进行评审；
四、合同的审计审查合同的内容和交货期执行情况，是否有完整的收货、验收的原始记录，是否严格按合同规定付款。

如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。

是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。

五、验收入库的审计是否对收货、入库、发放过程进行验收控制；对不合格品控制执行情况审计，审查是否对发现的不合格品及时记录，是否及时反馈给供应商，供应商的处理方式是什么；是否保持一定的产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，降低风险，规避成本。

2.对采购全过程进行审计监督。

（1）审“该不该买”，即对采购计划的审查。

要审查采购计划是否进行可行性论证（特别是金额较大的采购项目），采购计划不合理，会影响企业的预期效益，甚至会造成资源
浪费。

另外还要审查采购计划是否履行了相关审批手续，资金是否落实，有没有对采购价格进行过市场调研等。

对那些通过市场调研无法获得价格信息的，则应根据采购物的成本组成内容，采取一定的方法进行合理测算，作为确定采购价格的依据。

（2）审“何时买”，即对采购时间的审查。

要充分发挥规模采购的优势，对有关部门提出的采购计划，进行合并、分类，能集中采购的绝不零星采购。

扬州大学在采购计算机时，一年举行一次集中采购，采购单价比市场价格低18%，充分显现了规模采购效益。

另外，如果采购时间选择不当，将会影响企业的生产经营或增加企业的仓储成本。

（3）审“怎么买”，即对采购方式的审查。

采购方式可以采取公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等，每种方式各有特点，采取哪种方式要根据具体情况灵活掌握，以获得合理的采购价格。

这就需要在审计时，较多地运用经验、知识来具体分析判断，避免在选择采购方式过程中受人情关系、私心杂念影响。

采购方式选择得当，不但可以加快采购速度，而且还可以节约投资，减少不必要的人力和物力消耗。

（4）审“买谁的”，即对供应商和开标过程的审查。

在对供应商进行考查了解的基础上，对供应商的选择要制定一个
严格的标准，将那些信誉好、实力强的供应商招进来，将不符合我们要求的剔出去，以保证支付合理价格的同时，获得较好的质量，要特别注意不要让一些人情关系左右审查标准。

对开标过程进行审查主要是为了禁止开标过程中的“暗箱”操作，以维护公开、公平、公正竞争原则。

审计监督时，应特别注意对招标文件和评议标准的审查，看有无漏项问题，有无表达不清和不合理的问题，有无责任不清问题，有无与国家法规、政策不一致的问题，还应该注意有无招标者内定中标者或向投标者泄露标底，评标过程中有无不公平、不公正、不合理问题等违规行为。

开标过程中存在的问题将会改变招标采购的意义，应予以高度重视。

（5）审“合同”，即在正式签订合同前，对采购合同草本的合法性、严密性进行审查，它是内部审计的重要的环节。

合同是获得合理采购价格的法律保障，对其审查的主要内容有：审查采购合同标的物是否明确，内容是否合法，是否符合国家有关政策法规；审查采购合同的各种数量标准，控制采购合同供货数与期限，减少货物库存量和资金占用额，以加速资金周转；明确双方的违约责任，提高采购合同的约束力和严肃性，以保证及提高合同履约率；审查双方权利义务关系的对等性，如质量标准、技术条件、技术要求、验收方法、付款方式与期限、运输中的责任、售后服务及质保期限有关约定等都要明确具体；审查双方意见表达是否明确，有
无意思理解上的偏差，合同中有无含糊不清、模棱两可的措辞。

（6）审“验收和结算”，即对采购标的的数量、质量是否符合采购合同的要求，与采购商的资金结算是否符合合同规定，该保留质量保证金的项目是否按规定保留了等等。

这是一个不容忽视的环节，它也关系到采购活动的成败。

即使以上环节，无懈可击，如果验收手续不严格，也有可能导致采购活动的失败，给企业带来损失。

有的供应商，以合理的价格，取得供应权后，在供货时采用偷工减料，以次充好，降低软、硬件的配置水平，降低服务质量等手段，以牟取不正当的利益，从而损害企业利益。

所以应严把验收关，对于重要的采购活动，审计人员应亲自参与；对于专业性很强的采购活动，还可以继续聘请参与采购工作的专家来验收，从而保证质价相符和采购活动的成功。

3.加强信息系统建设。

用什么样的标准来衡量采购价格的合理性、有效性，并据此确定采购的取舍，是采购价格审计的核心。

因此，建立一个容量大、反应灵敏的价格信息系统，对于实施采购价格审计至关重要。

内审机构要改变目前审计手段落后，难以适应工作要求的状况，变被动为主动，充分利用互联网络等资源，加强市场价格调查，开辟信息源，增加信息量。

可以通过内外两个渠道获得有关价格的信息。