新建 细节成就条理性

细节成就条理性

职场之中，我们可以发现，有条有理地工作，不仅可以提高工作效率，而且能够让自己的工作变得更轻松、更愉快。但工作的条理性并不是与生俱来的，它是通过一些细节的工作，通过岗位职责的明确细化与实施过程而逐渐养成的。一些中小型企业，特别是民营企业，总是希望招聘或培养全能人才，希望这些人宏观上可以掌控全局，微观上可以亲力亲为，甚至希望高层领导能上能下、既可以做总经理，又可以做清洁工；而大型企业的做法却恰恰相反，明确的岗位职责，清晰的工作流程，避免了工作出现衔接不上的真空地带，避免了职责重叠与交错覆盖现象的发生，保证了工作流程各环节的顺畅，也培养出了条理性较强的各类人才。

我早年进入大型制衣企业从分公司行政助理起步，后来逐步调岗或升职为分公司人事助理、行政课长、人事课长、人力资源部副理、也是顺着职责上的明确分工，从具体的细节工作一步一步走过来的。

公司将行政、人事归并为人力资源部统一管理，隶属于分公司总经理直接领导，业务上接受集团公司人力资源部指导。分公司人力资源部副理下设行政课长、人事课长，行政、人事课长之下再分别配备助理一名，5 个人负责整个分公司1400余人的日常管理和服务工作。

由于企业的行政工作包含了后勤管理，因此，琐事总是层出不穷，俺担任行政主管期间，为了避免顾此失彼，为了避免自己象消防队员那样东奔西跑、穷于应付，于是，通过自我总结，数次拆分、归并之后，将自己负责的所有工作范围进行了细化和分类，分出六个“主干”部分，每个部分包含若干具体的事项，并将相应的工作按大类建立了标签明确的电子版、文字版两套分类文件夹，通过表格与文字的形式反映出来，条理清晰了，做事也就能得心应手。这些大类和具体明细是：

第一，员工的管理。包括：1.日常行为管理记录；2.劳动纪律管理记录；3.员工考勤管理记录；4.劳动纠纷处理记录；5.员工投诉处理记录。

第二，办公室工作。包括：1.办公秩序管理；2.文件档案管理；3.会议、接待工作；4.通讯、网络管理；5.办公用品、办公设备管理。

第三，企业安全管理。包括：1.厂区安全管理；2.消防安全管理；3.保安员管理；4.设备安全管理；5.交通安全管理。

第四，公共关系管理。包括：1.与政府机构的往来；2.与周边团体的往来；3.与外界媒体的关系。

第五，劳保福利卫生工作。包括：1.厂服及劳保用品、劳保工具的管理；2.厂区环境与卫生的管理；3.员工体检的计划组织；4.员工保险的办理；5福利政策的制订与实施；6.工伤事故的救护与处理。

第六，后勤总务的管理。包括：1.车辆和司机的管理；2.员工食堂的管理；3.员工宿舍的管理；4.娱乐设施的维护与管理。

分类虽然明确，但具体的细节工作却需要一步一步通过踏实的步骤去实施，例如宿舍的管理，在制订相关的制度与奖惩规则之后，还需要亲力亲为去检查落实，150多间宿舍，每周五例行巡查一次，我带着一名女保安分为一组，行政助理是女生，与另一名男保安为一组，分别对宿舍逐一检查，检查的内容上，也有明确的要点和细节通过表格反映出来，巡查中，一边观察，一边填空。这些巡查的内容于检查前进行了充分的细化：1.水、电设备是否正常、安全；2.物品摆放是否整齐；3.清洁卫生是否达到要求；4.是否容留了外来人员；5.消防设施是否动用；6.安全通道是否堵塞。检查完毕，汇总发现的问题，提出改善意见，下达整改要求，跟踪改善结果。

工作细化了，问题就减少了，于是，得到了领导的充分肯定。也正是因为行政工作做得太细，为了平衡发展，领导觉得人事工作也需要实现一番精细化的梳理，于是，一纸公告，我又成了人事课长。

人们都说最难的事情是与人打交道的工作，人事工作就是如此，我担任人事课长期间，最大的体会莫过于领会了“逢人说人话，逢鬼说鬼话”的处世哲学在企业中的实用性。当然，将自己职责范围内的工作逐步明确和细化，理出一个头绪来，则是避免条块工作跟不上企业发展节奏，避免面对千头万绪的事务而疲于奔命的重要因素。细化的工作范围依据人力资源六大模块的内容为主线，将各项工作具体化：

第一，人力资源规划。包括：1.依据公司的发展规划，制订相应的长远规则；2.依据年度发展纲要制订当年规则；3.根据季节变化制订临时性计划；4.依据中心工作制订保障性计划。

第二，招聘与配置。包括：1.岗位分析与职责调整；2.工作说明书的完善与补充；3.日常运转中的人力资源需求与保障；4.招聘渠道的开发与拓展；5.招聘活动的组织与效果的评估；6.内部晋升的考察与评估。

第三，培训与开发。包括：1.培训体系的建立与完善；2.培训需求的调查与协调；3.培训计划的组织、实施与评估；4.外训人员的选派与协调。

第四，全员绩效管理。包括：1.各级KPI指标的提取与调整；2.考核计划的组织、实施及结果运用；3.职业发展规划的调查与确立。

第五，薪酬管理。包括：1.薪酬体系的建立与调整；2.薪酬市场的调查与反馈；3.激励政策的制定与实施。

第六，员工关系管理。包括：1.员工满意度各项调查；2.员工情绪的调查与引导；3.员工活动的组织实施。

人事工作的具体化、细节化之后，也就有了条理性，我每天上班依次“过滤”一遍，就能明白当天的主要工作、本周及当月或本季度的工作重点，从而依据轻重缓急分别处置。

这一良好的习惯，直到我后来担任人力资源副理兼总经理助理之后也一直延续下来。做了老板的助理，虽然不再象课长时期那样过问具体的细节，但这一特殊岗位，宏观之中也存在着重点，重点之中也需要把握细节，而这些细节在哪里，如何把握其重点，则需要认真思考了。

从事过制造业的职业人士都清楚这样一个客观规律：只要是生产型企业，有了市场需求，就需要技术开发，开发出产品了，就需要规模性生产，而生产过程，又需要质量监管和物料保障，这就自然衍生出品质和采购两个辅助管理部门，而产品的生产，不管多么先进的设备，都需要由人工来操作完成，这就需要一个负责招聘与管理的人事部门，同时，有了订单，有了开发，有了生产，有了人、有了物，没有银子的投放与管理，企业这部机器也是不能运转的，这就产生了管钱管物的财务部门。我们只要依据“销售——技术——生产——人力资源——财务”这条主线，把握物料与产品“进、销、存”的节奏，就能找到宏观方面的工作重点，发现了它的规律性，就能形成条理性。

同时，工作中的细节需要自己主动去挖掘和掌握。我曾经遇到过一个精彩的场面：一位老板突然问他的助理：公司现在有多少人？今天有多少人上班？哪些订单今天要出货？助理面对老板的寻问，瞠目结舌，三问三不知！因为只有清楚这些细节属于自己平时应该掌握的基本内容，事先主动去了解，做到了心中有数，才能随口说出，老板才会对你刮目相看，否则，如果你面对提问不能马上作答，或者说出：等一等，我问清楚了再告诉你，那么，就说明你的工作做得不细，该掌握的细节没有做到心中有底。

混到高层职位也是如此，熟悉每个部门的日常工作，明白不同时期、不同部门的中心任务，掌握日常工作的进展，追踪中心工作的进度，清楚岗位工作必须要掌握的细节，就可以玩得风生水起了！