合同归档管理规定

合同归档管理规定

The Standardization Office was revised on the afternoon of December 13, 2020

合同归档管理制度

1.目的

为进一步规范、加强公司各类合同归档管理，避免遗失，便于查询，统一归档，特制定本制度。

2.适用范围

适用于公司各类合同的管理。

3.职责

行政人事部是本制度制定及监督的责任部门；

各部门是本制度执行的责任部门。

4.合同分类管理

5.合同编号

编号规则

HSNE — XXXX — X — XXXX

文件编号

企业代码年份流水号文件编号

6.归档管理

各部门指定专人进行合同归档管理，各类合同经公司领导审批签订并履行完后，合同签订部门将原件送至保管部门进行存档保管，（如有多余件，合同签订部门自行保管一份）；

原件保管部门收到合同原件后，对合同进行扫描并将扫描件进行电子档归档管理，同时发一份给业务经办部门；

电子归档处理完后，对合同原件进行纸档分类保存，并建立查询目录；

市场营销部的各类合同（非人事类），由销售管理科统一编号、保管，电子目录发送文件归档部门备份。

7.借阅管理

如需查询或使用原件，需填写《文件借阅登记表》（详见附件：《文件借阅登记表》）。

8.交接管理

各部门合同管理人因辞职或异动，需由部门负责人另指定专人进行合同管理交接（包括：纸档、电子档）。

9.本制度由行政人事部制定，于2017年月日生效。

XXXXX有限公司 2017年月日