2019-实用职场英文写作教程Unit 6 Notices-文档资料

How to classify Notices
• 通知就其发布形式而言，可分Βιβλιοθήκη Baidu四类，如下图所示：
What’s the Structure of a Notice
• 通知一般由标题、正文和结尾三部分组成。标题部分包括常用标题语和发出 通知的单位名称；正文包括事情、通知对象、要求、时间(有时还包括地点)等 ；结尾部分主要包括发通知的具体日期。简而言之，一份通知一般包括标题 、正文、发布者、发布日期。比如：
• 通知一般用于上级对下级\组织对成员布置工作\传达事情及召集会议等。通 知就其形式而言，可分为书面通知和口头通知两种形式。书面通知是以布告 张贴的形式出现，常常是张贴在显眼的位置，以引起公众的注意。书面通知 语言比较规范，切忌使用模糊语言和俚语、俗语。通知中一般无称呼语，常 用第三人称，且被动语态使用较多。口头通知是面对面地把事情传达给对方 。英语中的notices包括告示、启示、通知等。通知的内容要求简洁易懂，表 述直截了当。
3. 通告
• 通告作为通知的一类，也是一种告知公众和组织的公开性文件。但它具有某种特殊的权力与 效力，有时具有法律效力。它要简单、明了，不宜长篇大论。其月日及署名可在正文前或后 。
Sample Reading
1. 一般通知
• 一般的通知包括书信式、邮件式和布告式，书信式与邮件式用一般书信体写，布告式 的内容和张贴的地方都必须醒目。
2. 广播通知
广播通知常用于及时性通知最新的情况或进展，如列车晚点通知、天气预报、欢迎辞等。常用的 词汇有：announcement(通知)，inform(通知)、take off (起飞)、adjust (调整) attention（注意） weather forecast（天气预报）convenience（方便）等。
内容大纲
Useful Expressions and Sentences Writing Techniques
1 3 5 6 7
Exercises
2
4
Content and Format Sample Reading Your Try Answer
Content and Format
What Is a Notice
What’s the Format of A Notice
英文通知的格式一般是将notice(每个字母都大写)写 在通知正文上面一行的正中间以引起大家的注意。一 般来说通知不必谢称呼语和结束语。发出通知的单位 名称可以写在notice上面，也可以写在通知正文的右 下角；发通知的日期一般写在通知正文的右上角或左 下角。但单位与日期有时也可以省略不写。 以上是书面通知的一般格式，那么口头通知的格式有 以下特点： 1.口头通知是面对面地把事情传达给对方。一般不用 写落款和日期。 2. 由于口头通知是通过口头表达的，因此，在正文 之前，往往有称呼语。 3.结尾要给听众结束通知的信号：That‘s all. Thank you so much for it. Thank you.4.口头通知的内容应 讲清楚时间、地点、活动内容及注意事项。
Unit
06
Notices
通知
• No matter which college your study at, which community you live in, or whom you work with, you must have seen some notices or announcement in notice board or bulletin board. Indeed, notice is an effective means to convey important information to audience concerned. Writing notices or announcement is thus on important practical writing ability both within and outside companies. Now, Let’s look into the content and format of notices.
Writing Techniques
1. 通知的标题要清晰醒目，这样可以让读者对通知主题一目了然，好的标题还可以吸引人们的注意 。通知的标题一般为“Notice”，“Announcement”,但有些情况也可直接点名主题如“National Holiday”, “lecture”, “Football Match” “Found”或“Lost”等。 2. 通知的正文主要包括要传达的关键信息，包括：活动的时间、日期，活动的细节以及地点等，有 时需要说明相关背景。 3. 一般来说通知的发出者包括单位或个人要在通知中表明。但通知的接受者可以省略。发出通知的 单位和对象在一般情况下用第三人称。 4. 在语言上，口头通知的句型应该做到口语化，多用简单句和祈使句，语言上尽可能用精炼的文字 表达明确的信息。通知中提及的事情都是计划要做的，时态多用将来时，语态多用被动式。 5. 书面通知常以布告形式张贴或写在布告栏、黑板上，把事情通知到有关人员。 6. 为醒目起见，标题的每个字母可用大写。一开头需要交代说明何事(what)、何地(where)、何时 (when)、何人(who)。 7. 在句式写法上必须注意以下几点：①尽可能用精炼的文字表达明确的信息，多用简单句或短句、 单句，以避免繁杂；②通知往往着重对活动内容、对象进行说明，多用被动语态，如“the meeting will be held…”(会议将举行……)等等；③通知是要求下级成员该做什么或注意什么，多 用祈使句；④通知中所告的事情大部分是未进行的，故多用将来时态。简而言之，一份好的书面 通知应具备以下三点： 1. 四多一少。四多：被动语态多，将来时态多，简单句多，祈使句多。一少：修饰语少。 2. 通知的开头要交代清楚活动的内容、对象、时间和地点。我们称之为四“w”。即：what，who， when，where． 3. 层次清晰。一个层次表达一件事，切忌在一个句子中表达多件事情。