高效会议管理培训课件PPT(共 53张)
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高效会议管理技巧培训课件课件
准时开始
会议应准时开始，避 免浪费时间等待迟到 者。
精简议程
会议议程应精简明确 ，避免无关紧要的话 题干扰会议进程。
充分讨论
与会者应有充分的机 会发表自己的观点和 意见，并就议题进行 深入讨论。
达成共识
会议应就所讨论的问 题达成共识，并制定 明确的行动计划。
会议管理的原则
01
02
03ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
04
准备充分
会议前应充分准备，了解会议 的目的、议程和参与人员。
讨论环节
鼓励与会者积极参与讨论，提出问题 和建议。
互动环节
通过游戏、小组讨论等方式，增加与 会者的参与度和互动性。
控制会议时间和节奏
时间管理
合理安排每个环节的时间，确保会议按时完成。
节奏控制
保持会议的节奏和氛围，避免过于拖沓或紧张。
确保会议记录和总结
会议记录
详细记录会议内容和讨论结果。
总结
在会议结束后，及时总结会议内容和成果，以便后续跟进和执行。
分析利弊和风险
通过收集信息、了解现状、分析影响 等步骤，深入理解待决策的问题。
对每个选项进行利弊分析，评估可能 的风险和回报。
列举所有选项
充分考虑各种可能的解决方案，列举 出所有可能的选项。
制定决策方案和计划
制定实施计划
根据分析结果，制定详细的实施 计划，包括明确的时间表、责任
人和所需资源。
制定应急预案
04
会议沟通技巧
倾听和理解观点
总结词：在会议中，有效的倾听和理解 他人的观点是建立良好沟通和关系的关 键。
情感管理：保持中立和客观，不过度反 应或批评发言者的观点，尊重他人的情 感和意见。
高效会议管理培训 PPT课件
准备不充分 不能发挥自己的作用 不具备领导能力 不能进行时间控制 趋炎附势 会议进行方式生硬 不能充分整理参加者的发言 强调自己的意见或感情 不能保持气氛 不能得出结论
2020/3/31
14
14
二、会议的准备
5.选定参加者
如何能够仅让必要的人员参加会议呢？对会议参加者进 行选择的条件： ① 让具有决定权的人参加 ② 即使是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加 ③ 让对会议主题存在强烈疑问的人参加 ④ 让与会议主题有关的专家参加 ⑤ 让能够正确表达自己意见的人参加
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二、会议的准备
4.会议主持者必须具备的条件
主持会议是所有经营者必须做的最具挑战性的工作之一。成功地 引导会议议程是会议主持者的重要职责。遵守会议议程，所有参 加者一起相互合作，这才是真正地召开会议。大部分会议无法实 现所定的目标，马马虎虎地结束，这是因为主持者在玩忽职守。
不受欢迎的会议主持 者有如下10种类型：
whywhatwherewhenwho寻求为什么必须召开这个会议是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对议题是否符合会议目的进行检查对会议时间如何是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议how对如何得出符合议题的结论进行讨论5w1h筹划会议为了召开高效的会议首先应当进行彻底的会议准备明确目的制定计划整理资料通知开会布臵会场等案例
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二、会议的准备
7.分配时间 会议主持人要在会议开始之前明确清楚会议议程，每
一项讨论必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空。有效 引导会议的秘诀之一就是合理分配时间，不要因为一个细 节耽误会议整体的进度。
举例 公司开会时，有时原计划1小时开完的会议，有时
高效会议管理技巧(会议PPT)PPT课件
改进措施
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
根据反馈和评估结果，制定相应的改进措施，包括优化议程、提高会议效率、 改善会议环境等。
跟进与落实
跟进计划
制定跟进计划，明确责任人和时间节点，确保改进措施得到 有效落实。
落实情况检查
定期检查改进措施的落实情况，及时调整和优化跟进计划， 确保会议管理水平的持续提升。
06
常见会议问题与解决策略
增强团队协作
有效的会议管理能够增 强团队之间的沟通和协 作，提高团队凝聚力。
推动决策制定
在会议中，参与者可以就特 定问题展开讨论，共同制定
决策，推动项目的进展。
02
高效会议筹备
明确会议目标
01
02
03
会议目标
确保会议有明确的议题和 目标，避免无效的讨论和 时间浪费。
目的与议题
在会议开始前明确会议的 目的和议题，让参会者提 前了解并准备。
公开透明
鼓励公开会议纪要，增加透明度，促进信息共享和监督。
行动计划与责任分配
明确行动计划
01
根据决策制定具体的行动计划，明确各项任务的执行时间和责
任人。
责任分工
02
确保每个任务都有明确的责任人，避免责任推诿和任务重叠。
跟踪与评估
03
建立跟踪与评估机制，定期检查任务的执行情况，及时调整和
改进行动计划。
己的看法或打断他人发言。
总结词
提问与回答是促进会议讨论的有 效方式，有助于深入探讨问题。
会议中的高效沟通 倾听与理解
详细描述
与会者可以针对他人的发言提出有针对性的问题，以了解更多信息或寻求澄清。同时，提 问应尊重对方，避免过于尖锐或挑衅。在回答问题时，应简明扼要，直接回答问题，避免 绕弯子或回避问题。
高效的会议管理培训课件
会前准备/会议行政安排
Premeeting preparation/meeting administration arrangement
会议行政安排
• 会议地点 • 会议室布置 • 设备与材料准备 • 点心饮料及其他
会前准备/发送会议通知
Prepare/send the meeting notice before the meeting
目录/Contents
01
召开会议的时机与决定
The timing and decision of a meeting
02 03
有效的会议管理流程
Effective meeting management process
会议主持管理技巧
Meeting management skills
01
召开会议的时机与决定
会议的频率
Frequency of Meetings
01 02 03
固定的部门会议
建议频率：至少每月一次 注意事项：不能多与每周一次,否则容易形成拖沓的不良习惯 将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作上的被动
处理意外的会议
建议频率：随时 注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公 司陷入工作无序的可怕境地。
• 确定出席人数 • 安排出席者座位 • 是否准备会议名牌 • 是否安排交通工具
• 准备会场周边位置图 • 是否要求与会者准备
资料 • 确定自己准备的相关
资料 • 是否安排会后活动并
事先通知
会前准备
The meeting
判断分析题
课前准备工作
会中控制/宣布会议规则
Control/announce meeting rules in the middle of the meeting
高效会议管理培训课件()
问题类型
封闭式问题
你是哪里人？ 你多大啦？ 结婚了吗？ ……
会中
开放式问题
这种问题需要解 释和说明，同时 向对方表示你对 他们说的话很感 兴趣，还想了解 更多的内容
引发讨论的三种提问
会中
TITLE HERE 以个人为中心的问题
TITLE HERE 以团队为中心的问题
TITLE HERE 以事实为中心的问题
与会人不与会者没有充分准备
“必要”的会议
会前
会议资料有准备
会议目的单纯化 有负责会后考核工作的部门
“必要”
会前先行沟通 书面解决无法当场决定的事项
报告内容有纪要
一个中心两个基本点
会前
前T轮IT-L会E 前H准ER备E
一个中T心IT—LE—H会ER议E 议程
提批判型问题
找不到提问的内容
会中 通过问问题进行深入探讨 Probe
提出概括性的 开放式问题
使被提问者能够用不同 方式回答。 示例:“我们现在这个项 目进展怎样？”
提出具体的开 放式的问题
集中在关键点以获得具 体信息。
示例:“这个新设计有哪 些优点？
提出封闭式 问题
确认您的理解的准确性。 示例:”八层板是否能使 横 梁的支撑力提高一倍？” （如果不能，重新开始 该流程。）
Asking Questions 问问题
换位思考
Advocacy 陈述意见
积极倾听的技巧
会中
什么是倾听？
倾听与你是否同意其他人的讲话是 毫无关系的。 倾听就是接收到其他人所讲的一切。 倾听就是理解其他人的想法。 理解并不意味着接受。
倾听中的障碍
听的 速度
＞
说的 速度
会中 学会听——首先要学会沉默
高效会议管理培训ppt完整版x
提前通知并收集参会者意见
01
02
03
提前发出会议通知
告知参会者会议主题、时 间、地点等关键信息，以 便他们做好准备。
征求参会者意见
在会议前收集参会者对议 题的看法和建议，有助于 更好地制定会议内容和方 向。
确认参会者名单
核实参会者身份和联系方 式，以便在需要时与他们 联系。
场地布置、设备检查及资料准备
促进对话和协商
组织对话和协商，让不同意见的团队成员有机会表达和交流，寻 求共识。
寻求第三方案
当团队成员意见分歧较大时，可以寻求第三方案或妥协方案，以 实现团队的整体利益。
时间管理与进度控
05
制策略
制定详细时间表并严格执行
设定明确的时间限制
01
为每个议程项目设定合理的时间限制，确保会议按计划进行。
面对面访谈
对部分关键参与者进行面对面访谈，深入了解他 们的想法和建议，以及对会议的期望和需求。
3
分析反馈数据
对收集到的反馈数据进行整理和分析，识别出存 在的问题和不足之处，以及潜在的改进空间。
制定针对性改进措施并执行
制定改进计划
根据反馈分析结果，制定相应 的改进措施和计划，明确责任
人、时间表和所需资源。
高效会议管理培训ppt 完整版x
汇报人： 2024-01-02
contents
目录
• 会议概述与目标设定 • 高效会议策划与准备 • 有效主持与引导技巧 • 提升团队协作与沟通能力 • 时间管理与进度控制策略 • 评估效果及持续改进计划
会议概述与目标设
01
定
会议定义及重要性
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
02
03
高效会议管理培训ppt
鼓励参与和互动
鼓励参会人员积极参与讨论， 提出问题和建议，促进团队间
的互动和合作。
如何进行有效的团队建设活动
01
02
03
04
确定活动目标
明确团队建设活动的目的，是 为了增强团队凝聚力、提高沟 通效率还是解决特定问题。
挑选合适的活动
根据团队特点和需求，挑选适 合的团队建设活动，如户外拓
展、趣味运动会等。
在会议开始前，将议 程发送给所有参与者 ，以便他们提前准备 。
设定目标
明确会议的目标，确保所有参 与者都清楚会议要解决的问题 或达成的成果。
目标应具有可衡量性，以便评 估会议是否达到预期效果。
在会议过程中，始终围绕目标 展开讨论，避免偏离主题。
邀请合适的参与者
根据会议议题和目标，邀请必要 的参与者，避免不必要的人员参
寻求共识
在出现冲突时，寻求各方的共识点 ，平衡不同意见。
调解争议
在必要时，会议主持人需发挥调解 作用，协助解决争议。
提高参与度和互动性
鼓励参与
通过提问、邀请发言等方式，鼓 励参会人员积极参与讨论。
小组讨论
将参会人员分成小组进行讨论， 促进小组成员间的互动。
利用技术手段
利用电子投票、实时反馈等技术 手段，提高互动性和参与度。
目标得以实现。
04
解决会议中的问题
避免跑题
01
02
03
制定明确的议程
在会议开始前，制定详细 的议程并提前发送给参会 人员，确保所有议题都与 会议主题相关。
引导讨论方向
会议主持人需密切关注讨 论内容，一旦出现跑题现 象，应及时引导回到主题 。
设定时间限制
为每个议题设定合理的时 间限制，确保讨论不偏离 主题。
高效会议管理技巧PPT课件
高效会议管理技巧ppt课件
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
目录
• 会议管理概述 • 高效会议的关键要素 • 提升会议效率的技巧 • 解决会议中的问题和挑战 • 高效会议的实践案例
01
会议管理概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种集体沟通交流的形式 ，通过会议，参与者可以交换信 息、讨论问题、做出决策等。
目的
会议的目的是为了实现特定的目 标，例如解决问题、做出决策、 分享信息、促进团队协作等。
邀请合适参与者
公司A根据会议议题和目的，邀请相关人员参加，避免不必要的人 员参与，提高会议效率。
制定并遵守时间表
公司A在会议期间制定明确的时间表，并要求与会者遵守，确保会 议按时进行，不延误。
公司B的远程会议策略
使用视频会议工具
01
公司B利用视频会议工具进行远程会议，方便异地员工参与，节
省时间和成本。
保持专注和集中注意力
明确议程
会议开始前，主持人应向参会者提供会议议程，并确保每个议程项目都与会议 主题相关。这有助于参会者更好地了解会议内容和目标，从而保持专注和集中 注意力。
限制讨论范围
在讨论议程项目时，主持人应限制讨论范围，避免偏离主题。同时，参会者也 应尊重主持人的权威，避免过度发表个人意见或攻击他人观点。
公司C通过制定竞赛和奖励机制，激发团队成员的积极性和创造 力。
提供培训和发展机会
公司C重视员工的培训和发展，通过提供培训课程和职业发展机 会，提高团队整体素质。
感谢您的观看
T交流会议、 决策会议、项目进度会议 等。
按照形式分类
可以分为面对面会议、电 话会议、视频会议等。
按照规模分类
可以分为大型会议、中型 会议、小型会议等。
02
高效会议管理培训ppt完整版x
对未来工作的展望和建议
建议一
定期开展高效会议管理培训，提 高员工的会议组织和管理能力。
建议二
制定明确的会议管理制度，规范 会议流程和参会行为，确保议后的跟踪和反馈，对会 议效果进行评估和改进，不断完
善和提高会议管理水平。
THANKS
感谢您的观看
在会议开始前明确决策者和决策方式，避免在会议中浪费时间讨 论无果的问题。
制定行动计划
针对会议中做出的决策，制定具体的行动计划，明确责任人和完成 时间，提高执行力。
跟踪和反馈
对行动计划进行跟踪和反馈，确保决策得到有效执行，并及时调整 计划以适应变化。
避免常见问题和误区
避免会议偏离主题
在会议过程中，要时刻关注议题 是否偏离主题，及时引导讨论回
案例二
某团队在项目进度汇报会议中，通过有效的 沟通和协调，成功解决了一系列问题，确保 项目顺利进行。分析其沟通和协调的技巧及
方法。
经验教训总结和分享
教训一
避免无效的讨论和跑题。在会议中要时刻关注议题，如有偏离应及时纠正，确保讨论的 高效和针对性。
教训二
合理控制参会人数。过多的参会人员可能导致讨论混乱、效率低下，应尽量精简参会人 员，只邀请必要的与会者。
会议签到
确保所有参会者准时签到，以便 了解参会人员名单和到场情况。
座位安排
根据会议议程和参会人员角色， 合理安排座位，便于讨论和交流 。
开场致辞和介绍
开场致辞
由会议主持人或组织者发表简短致辞 ，明确会议目的、议程和时间安排。
介绍参会人员 逐一介绍参会人员姓名、职务和背景 ，增进相互了解和信任。
会议讨论和交流
明确会议目的和议程
01
确保参会人员了解会议目的和议程，使他们能够更好地参与讨
高效会议管理培训课件
高效会议管理培训课件
本课程旨在帮助提升会议管理能力，实现高效会议的组织和管理，提高团队 协作和工作效率。
课程概述
本节介绍课程的目的和意义，简要介绍会议管理的重要性和必要性。
会议前的准备工作
确定会议目的和议程
明确会议的目标和议程，确保会议的目的明 确，并合理安排时间。
准备会议室和设备
选择合适的会议室并准备必要的设备，确保 会议场地和资源的准备充分。
通过案例分析，让学员了解实际情况下的 会议管理挑战和解决方法。
提供会议管理的视频教学资源，让学员能 够观摩和学习实际案例。
3 小组讨论
4 实践演练
组织小组讨论，促进学员之间的交流和合 作，共同探讨会议管理的最佳实践。
通过实践演练，让学员应用所学知识，提 高会议管理的实际操作能力。
学习成果
1 掌握高效会议管理的各项技能和
确定参会人员及发送邀请函
识别必要的参会人员，并发送邀请函，确保 会议的参与度和相关方的知悉。
制定会议纪律和行为规范
制定明确的会议纪律和行为规范，确保会议 的秩序和效果。
会议中的注意事项
1 制定议事规则
确立并遵守制定的议事
2 安排好主持人和记
录员
3 控制会议时间和议
程
规则，保证会议的讨论
确保主持人有能力引导
合理控制会议的时间，
和决策过程高效有序。
会议，记录员能够准确
防止会议拖沓，确保议
记录会议要点和决策。
程的完成。
4 讲话技巧和发言方式
5 处理不同意见和情况的技巧
提供有效的讲话技巧和发言方式，使会议 参与者能够清晰表达个人意见和观点。
提供处理不同意见和情况的技巧，促进有 效的讨论和决策。
本课程旨在帮助提升会议管理能力，实现高效会议的组织和管理，提高团队 协作和工作效率。
课程概述
本节介绍课程的目的和意义，简要介绍会议管理的重要性和必要性。
会议前的准备工作
确定会议目的和议程
明确会议的目标和议程，确保会议的目的明 确，并合理安排时间。
准备会议室和设备
选择合适的会议室并准备必要的设备，确保 会议场地和资源的准备充分。
通过案例分析，让学员了解实际情况下的 会议管理挑战和解决方法。
提供会议管理的视频教学资源，让学员能 够观摩和学习实际案例。
3 小组讨论
4 实践演练
组织小组讨论，促进学员之间的交流和合 作，共同探讨会议管理的最佳实践。
通过实践演练，让学员应用所学知识，提 高会议管理的实际操作能力。
学习成果
1 掌握高效会议管理的各项技能和
确定参会人员及发送邀请函
识别必要的参会人员，并发送邀请函，确保 会议的参与度和相关方的知悉。
制定会议纪律和行为规范
制定明确的会议纪律和行为规范，确保会议 的秩序和效果。
会议中的注意事项
1 制定议事规则
确立并遵守制定的议事
2 安排好主持人和记
录员
3 控制会议时间和议
程
规则，保证会议的讨论
确保主持人有能力引导
合理控制会议的时间，
和决策过程高效有序。
会议，记录员能够准确
防止会议拖沓，确保议
记录会议要点和决策。
程的完成。
4 讲话技巧和发言方式
5 处理不同意见和情况的技巧
提供有效的讲话技巧和发言方式，使会议 参与者能够清晰表达个人意见和观点。
提供处理不同意见和情况的技巧，促进有 效的讨论和决策。
高效会议管理技巧会议PPT课件
• 缺乏自信，主要因为知识和信息掌握不够 • 重点强调不足或条理不清 • 不能积极聆听，有偏见，先入为主，判断错误 • 按自己的思路思考，忽略他人的需求 • 失去耐心，造成争执 • 准备不充分，没有慎重思考就发表意见 • 时间不充分 • 情绪不好 • 语言不通 • 大脑过滤 • 记忆力差
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
如何建立信任
不 决 断
➢回避
➢妥协 ➢迁就（适应）
不合作
合作
第九讲 会议记录
❖会议记录者的功能 ❖谁能胜任会议记录者 ❖对会议记录的10大建议
会议记录者的功能
❖仅次于主持人 ❖记录及维持议程所设计的 顺序 ❖协助主持人总结与归纳
会议记录者的才能
❖反应快 ❖写字快 ❖知识面广 ❖记忆力特别强 ❖组织能力强 ❖倾听能力强 ❖总结能力强
❖找共同点 ❖适当展示自己的能力和水平 ❖适当暴露自己脆弱的地方 ❖不必说出所有的真相
会议中的反馈技巧
反馈的两种类型
正面指导反馈
建设性反馈
批评三部曲
1.首先表扬特定的成就 2.指出做的不好的地方 3.以肯定和支持结束
第六讲 主持人的会议管理技巧
❖倾听的技巧 ❖实际的说话技巧
倾听 是暂时忘掉自我的思想、
对“crab螃蟹”型发言者的办法
1. 强调时间压力 2. 重申会议规范 3. 带入别人 4. 短暂沉默
第八讲 主持人与参会者的守则与责任
❖主持人的守则与责任 ❖参会者的守则与责任 ❖如何处理会议中的冲突
主持人的守则与责任
❖营造和谐气氛 ❖按照议程进行 ❖正确讨论总结内容 ❖引导发言者解释使人困惑的发言 ❖帮助参会者理清不假思索的想法 ❖尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ❖减少与议题无关的争辩和讨论 ❖保证中立态度
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会议记录的沟通技 巧：与参会人员有 效沟通，确保记录 准确无误
会议总结的目的和内容
目的：回顾会议内容，总结会议成果，明确下一步计划
内容：会议主题、议程、讨论要点、结论与行动计划
会议总结的撰写和汇报技巧
会议记录的整理与归纳
重点内容的提炼与呈现
汇报时的语言技巧与表达方式
汇报时的注意事项与建议
高效会议管理技巧培训总结 与展望
添加标题
主持人的素质要求：主持人需要具备清晰、准确、流畅的口头表达 能力和良好的形象气质，能够以积极、热情的态度面对与会者，营 造出良好的会议氛围。
添加标题
主持人的职责范围：主持人需要负责会议的筹备、组织、协调 和执行，包括确定会议主题、安排会议日程、准备会议材料、 协调与会者之间的关系等。同时，主持人还需要在会议结束后 进行总结和评估，为下一次会议提供参考和改进意见。
● 主持人应具备的问题解决能力： . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 b. 具备与参会者 沟通的能力，及时了解并解决问题 c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
● . 遇到问题时，能够迅速分析并找出解决方案 ● b. 具备与参会者沟通的能力，及时了解并解决问题 ● c. 能够协调各方资源，确保问题得到妥善解决
互动交流：主持人需要与参与者进 行互动交流，以鼓励他们参与讨论 和提问，并确保所有人的意见都被 充分考虑。
主持人的组织能力和协调能力
组织能力：能够合理安排会议日程，确保会议按时开始和结束 协调能力：能够协调各方利益，确保会议达成共识和目标 应对能力：能够灵活应对突发情况，确保会议顺利进行 沟通能力：能够清晰传达会议内容和精神，确保与会者理解并遵守
第七章
培训内容的回顾和总结
高效会议管理技巧的定义和重要性 培训中介绍的主要技巧和方法 学员对培训内容的反馈和评价 未来如何将这些技巧应用到实际工作中
高效会议管理培训PPT高效率会议管理技巧PPT课件(带内容)
can...
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
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9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
汇报人：XXX
时间：202X.XX
给会议记录的几点建议
1、重要的会议应录音下来，使整理会议时有据可循； 2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地； 3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任； 4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真； 5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度； 6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分； 7、将整理好的会议记录分发给各与会者。
会议的意义
群体沟通的方式
会议的意义
显示一个组织或部门的存在
会议的意义
集思广益的渠道,很多高水准创意, 都是相互碰撞出来的
PART 03
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9.与会者之间交头接耳。 10.与会者不表明真正感受或意见。 11.与会者之间争论。 12.与会者与主席争论。 13.视听器材发生故障。 14.与会者欠缺热心。 15.会议超出预定时间。 16.主席未能总结会议成果。
欠缺会议记录
1
3 不能对会议成败得失进行检讨
不能对决议事项进行追踪 2
会议后 的原因
权威统计
一个大型企业的主管一年有60%的时间在开会（约 30%参加上级部门的会议，30%参加本部门会议）；
每年召开的会议约 个；
每年会议成本达
万元！
01
高效会议管理培训课件(共 55张PPT)
20
会议后导致失败的原因
21
五、如何开成功会议
22
避免会议的五“不”现象
23
会议效率不高的原因及具体表 现
项目 1 2 3 4 5 6 7 时间 地点 原因 具体表现 即将午餐的时间，每个人饥肠辘辘无心开会 会议设在经理办公室，时常被打断
开会对象选择 该来的不来，可不该来的都来了 主持人的技能 缺乏影响力，说服力，被与会者牵着鼻子走无法实 现会议意图 与会者的技能 发言混乱，既不知如何表意，也不足如何引退 会议的准备工 开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓没 作 有成效 开会的原因目 会议进行中发行皆不明确，使会议毫无意义、宣告 的和结果 失败
24
预防会议效率不高的管理
项目 1 时间 原因 具体表现 会议一般安排在周二到周四上午或下午2： 30后，避免周一到周五
2
3
地点
开会对象选择
会议室尽量安排在一个封闭会议室内， 且最后围着圆桌进行
事先必须提前通知出席会议的人，且分 为参加者、旁听者和可选择者
4
5 6 7
主持人的技能
与会者的技能 会议的准备工作 开会的原因目的和结果
51
改变旧习惯
写下想改变的习惯 写下你的目标 列出习惯带来的问题 列出习惯带来的好处 奖励自己 坚持21天 回顾新的习惯行为
52
让优秀成为你的职业习惯
学习知识并在实践中反复 不断练习，把习惯变成技 巧及行为。
53
提问&讨论?
结束 谢谢!
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
35
七、会议控制与冲突
少数人冲突怎么办？ 会议中出现冲突怎么办？
高效会议管理培训ppt课件
个人观点引言
【主导思想：比如说稳扎稳打，还是突发猛进，比 如说爱因斯坦名言：人的成功＝99后天努力＋1先 天聪明，但是有些人不这么认为，认为我生下来就 没有含着金钥匙，所以再努力也。。。】
【决策方向：年底了，老板看了下财务报表，不错， 今年有不少利润，明年我们投资房地产】
【公平公正：今天员工A说工作计划写了跟没写一样， 搬运工有人搬了给钱有人没给，停工待料人安排去 搬运，也给钱了。
➢能够因参与会议而获得好处的人 【新人培养】
会议时间的选择
➢会议时间必须包括起止时间 ➢会议时间以不超过一个半小时为佳
会议地点的选择
➢一般性的会议或是为时较短的会议， 原则上应在与会者办公室附近召开；
➢特别重要的会议或是为时较长的会议， 则应选择远离与会者办公室的地方召开。
议程的指定
➢按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序
首先开始的准备工作 是否要开会？
－－摘自：哈佛经理手册
➢会议只是一种管理工具； ➢一般人对它有着热衷与厌恶两种极端的态度! ➢热衷会议的人认为会议不可缺少，他们能够 举出许多 冠冕堂皇的理由，来维护自己的观 点； ➢厌恶会议的人则将会议看作浪费时间与浪费 精力的一 种活动。他们也能够举出许多耸人 听闻的理由，来支持自己的见解。
高效会议管理培训课件文档ppt
课程提纲：
1、会议为什么缺乏效率； 2、高效会议的特征； 3、如何开始一个会议； 4、相关人员职责； 5、会议记录和检查跟踪； 6、个人心得与会议制度参考； 7、实践才是硬道理
大家关心的会议管理几个问题点：
如何选择筹划会议，如何通知会议， 如何做会前准备，如何开始会议， 如何主持会议/会议记录，如何控制议程，如 何快速决策（识别拖延信号），如何安排任务， 如何结束会议，如何具体表现
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参会者的技能 参会者一定要具有倾听能力。
会议的准备工作 一定要提前做好具体的准备工作。
开会的原因、目 在会议举行之前将开会的原因、目的和结果
的和结果
通知所有的参会者。
实施有效会议的四个环节
4 记录
1 方面的规范 2、固定的会议流程规范 3、会议本身要遵守的规则
称“电梯演讲”。
会议需要管理 吗？会议管理还需
要技巧吗？
整个世界在某种程度上 说是一个时时处处充满会 议的世界。会议的正面作 用是解决问题，反面作用 则是带来难题，因此，会 议既需要管理，更不能缺
少技巧！
PART 1 企业和部门会议中存在的问题及原因分析
• 1、企业会议常见的问题： 参而不议，议而不决， 决而不行，行而无果
高效会议管理
禅宗心印
这是一个相传了几个世纪的关于生活的禅宗 故事
难因是日本一位有名的禅师，有一天，有一 位游方弟子来向他请教禅的真谛。难因与他 聊了一会儿后请他喝茶。他向那弟子的茶杯 里不断地倒水，水杯满了，他还是在倒，水 都溢了出来。弟子感到非常惊讶，问难因： “师傅，水已经满了，倒不进去了。”
•点明困难所在 •发现问题与找寻解决办法 •决定问题的轻重缓急 •引导众人集思广益发觉新 点子 •排除团体间的异议 •厘清解决步骤与划分责任 归属
达成协议与解决问题
点明困 难所在
发现问 题并寻 找解决 方法
衡量问 题的轻 重缓急
想出新 点子
评议新 点子
确定行 动纲领
会议的种类
按人数分类 按开会方式分类 按开会目的分类
预防性管理措施
时间 地点 开会对象的选择 主持人的技能
会议一般应安排在周二至周四上午或者下午 两点半以后，避免安排在周一或周五。
地点尽量设置在一个封闭的会议室内，而且 最好围着圆桌进行。
事先通知必须出席会议的人，将出席会议的 人分为必须参加者、可以旁观着和可选择参 加者几类。
选择具有亲和力、影响力的人担当主持人一 职。
麦肯锡公司曾经为一家重要的大客户做咨询。 咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯间里 遇见了对方的董事长，该董事长问他能不能说一下 现在的结果。由于该项目负责人没有准备，而且即 使有准备．也无法在电梯从30层到l层运行的30秒 钟内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要 客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的 时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、直奔结 果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二 三，记不住四五六，所以凡事要归纳在3条以内。 这就是如今在商界流传甚广的“30秒电梯理论”或
固定的会议流程规范
开始 •欢迎 •会议目的 •议程 •具体时间 •安排 •规章制度
3 2
议程1 分享话题和目标 交换信息 产生生意/做决定/确认行 动 总结
结束会议 •总结 •安排下次会议
跟踪 •备忘录 •跟踪计划
开会前的准备工作
是否要开会 准备工作的作用 1H5W 准备工作核对单 主持人的准备工作
1.团队会议 1.面对面会议 2.一对一会议 2.电话会议
3.视频会议
1.宣布人事安排、讲解政策 的会议
2.当众表扬或批评别人的会 议
3.临时处理突发事件的会议
4.固定的团队会议（例会）
5.集思广益的会议
会议成本的计算
1、会议的时间成本 2、直接的会议成本 3、效率损失成本
Part 2 高效优质会议的策划、组织与管理
如何开会，如何使会议有效益和 有效率，对于企业和企业人来说，都具 有重要的意义。
这些动力激发了哪些转变
战略上的 程度 战术上的
迅速的 速度 逐步的
改进:
•改进流程 •新的管理软件
重新定位:
•综合成本管理 •综合质量管理
重组：
• 合并、分立 • 战略联盟
变革:
•价值链重新设计 •企业文化重新定 位
麦肯锡30秒电梯理论
• 2、原因如下： 认识不到，重视不够 准备不足，组织不好 技巧不佳，落实不力
企业会议沟通的现状
1、为什么开会时员工不说话？ 2、为什么会议让员工困乏了？ 3、为什么会议总是重申无效？
会议沟通
职场会议四类
不 能 说 派
不 愿 说 派
不 敢 说 派
不 屑 说 派
为什么要开会？
• 1、解决问题 • 2、作出决策 • 3、推进工作 • 4、达成共识 • 5、建立信任 • 6、鼓舞士气
珍惜今天的机缘
关闭或静音您的手机 减少离座外出的次数 坐定、积极 空杯&喜悦 与我共享两个小时 的美好时光
据调查，经理级和专业人员每周 约花1/4的时间在开会上。美国权威机 构的统计表明，每年企业因不当的会议 管理导致的损失高达60亿美元。
另一项调查表明，企业80%的员 工提升来源于其在会议上的表现引起上 司的注意和赏识。
会议准备的5W1H法
When What Why
How
Who Where
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的 3.确定会议的形式 5.决定会议的时间 7.决定会议的地点 9.确定出席人数 11.是否准备会议名签 13.是否安排与会者住宿 15.确定视听教材 17.准备会场周边位置图 19.确定自己人的相关资料
高效会议的八大特征
1、只在必要时召集 2、会前充分筹划 3、拟订和分发会议程表 4、遵守时间 5、一切按部就班 6、请最有经验的和有才能的人出席 7、作出评论和归纳 8、记录所有决定、建议和负责人
会议的三大致命伤
1、主持人的技巧 2、会议的地点 3、会议的准备工作
如何进行预防性管理
效率不高的原因
难因说：“你就像这个杯子，早已装满了你 自己的意见，判断，思索，如果你不把你的 杯子倒空，我又如何能告诉你禅的道理呢？”
讲师简介-刘宁 讲师介绍
Lynn 毕业于美国Lesley
University 管理学硕士 美国麻省理工大学进
修金融、管理类课程 培训对象：南京大学
ＥＭＢＡ研修班、中 兴通讯、南京医药、 舜天国际、江苏宝华 房地产公司、江苏蒙 羽集团、江苏锦泰期 货、航天晨光等等
•
1、优质高效会议的三大原则
•
－ 会议人数的8-18-180原则
•
－ 会议主题的单一明确原则
•
－ 会议时间的紧缩控制原则
•
2、哪些人应该参加会议
•
3、什么时间举行会议比较合适
•
4、在哪里举办会议最好
• 5 、主持人的技能和素质
•
6、会议桌的安排
•
7、会议用具和设备
•
8、编制会议议程表
会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因及预防性管理 2、高效会议的八大特征 3、会议规范