试论我国《档案著录规则》新版本颁布的迫切性

订版 ， 颁布《 案著录规则》 档 新版本的建议。本文在此基础上
概述为以下两点 ：
项， 共计约 １ Ｏ项。由于它是依据 国家标准《 ３ 文献著录总则》
的 原 则 制定 的 ， 而标 准 化 程 度 较 高 。 发布 的时 间较 早 ， 因 其 同
（ ） 一 时代的要求需要完善修订 版 ， 颁布新版本
事业中的作 用” ，由档案工作标准化领 导小组 《 档案著录规
案工作标准化主力军 的《 案著 录规则》 档 也应与 时俱进 ， 得到
完善与修正。 数量可观的学术论文就《 档案著录规则》 修订版 中存在 的不足作 了深入研究 、 ： ， 深讨 并据此提 出尽快 完善修
则》 起草 小组起草 。该《 规则》 １ 由 ０个大项组成 即 ：、 １ 引言 ，
、
我国《 档案著录规则》 两个版本概述
（ ）档案著录规则》 ～ 《 第一版 （ ３ ９ ． ５） ＧＢ ７ ２５ —８
国 家标 准局 １ ８ ９ ５年 ５月 １ Ｏ日发 布 ，９ ６年 １月 １ 日 １８
１９ ９ ９年颁布 的《 案著录 现则》 档 在一定时期内是我国档
案著录工作实践的指导标尺 ， 其是纸质档案的著 录。 ： 同时，
目都做 了说 明， 关于 载体 类型标识 则对应 到“ ． ９５载体 形态
项 ” ， 其 大项 更 为精 炼 。 次 ， 第 ９大 项 中 补 充 了 “ 中 使 再 在 电子 文 档 号 、 微 号 ” ， 电子 档 案 著 录 略加 引 述 ， 时讲 解 各 缩 等 对 同 小 项 时 增 加 了 实例 。最 后 ， 订 版 是 在 继 承 第 一 版 的 基 础 上 修 的升 级 版 。 虽然 有 了一 些 变 动 ， 除 了 内容 名 称 上 的 扩 充 和 但
式通过 了《 国际标准— —档案著 录规则（ 总则 ） 第二版》 该版 ，
是 １９ ９ ４年《 国际档案著 录通Ｉ 》 １ 的升级版 ， １ ９ Ｉ Ｊ 于 ９ ９年 修订
通 过 ，０ ０年 正 式 颁 布 ， 订 周 期 ５年 。 我 国 《 案著 录 规 ２０ 修 而 档
它是 第 一 版 的升 级 版 ， 是我 国档 案 标 准 化 工作 的 重 要 组 成 部
实施 的《 档案著 录规则 》 一版 ， 第 早于《 国际档案著 录通则 》 （Ｓ Ｄ（ ，９ ４年 公布 ）是由全 国文献工作 标准技 术委 员 １Ａ Ｇ） ９ １ ， 会第六分会提 出， 旨在 “ 建立健全我 国统一的档 案检索体 系 ，
隔了 １ Ｏ多年 ， 而今距修订版颁 布又 过 了 １ Ｏ多年 ， 修订版 实 施过程 中的诸多不科学之处一一被档案学界发现 ， 有许 多论
文对此作 了研究 分析 ， 鉴于 此， 本文提 出尽快修订 、 颁布 《 档
案著录规则》 新版本迫切而必要。
一
变化外 ， 其余的项 目和内容 本质上没有太大不同。 二、档案著录规则》 《 新版本 出台的迫切性
１２ ０ 、 ０ ０年 第 １ ４界 国 际 档 案 理 事 会 著Байду номын сангаас录 标 准 委 员 会 正
时与 当时档 案工作相适应 ， 其应用中存在 的问题较 少 ， 加 再
上 １９ ９ ９年 修 订 版 及 时 出台 ， 对第 一 版 学 术 界 没 有 投 入 较 大 力 度 研 究 。 是 它作 为我 国 《 案 著 录 规 则 》 但 档 的母 版 是 其后 若 干 版 本 的基 础 ， 为第 一 个档 案 著 录 标 准 规 则 ， 的意 义 和 作 它 地 位 都 是 不 容 忽视 和 遗 忘 的 。
２ 名词 术语 ， 、 录 项 目， 、 识 符 号 ， 、 录 格 式 ， 、 录 、 ３著 ４标 ５著 ６著
详简 级次 ， 、 录用 文字 ， 、 ７著 ８ 载体 类型 标识 ，、 录来 源 ， ９著
１ 、著 录 项 目细 则 。 其 中 各 大项 又 设 有若 干 数 目不 等 的 小 ０
■嘲
务 索 探
试论我 国《 档案著录规则》 新版本颁布的迫切性
一 杨 思 郭心燕 著 录 用 标 识 等 ， 、 录 条 目格 式 ， 、 录 用 文 字 ，、 录 信 ６著 ７著 ８著
息 源 ， 、 录 项 目细 则 ， ９著 比第 一 版 少 了 一 项 但 各 大 项 下 包 含 的 小 项也 较 第 一 版 更 为 详 尽 ， 后 还 有 一 个 附录 实例 。 次 ， 最 其
摘
要： 本文试在论述修订我 国《 档案 著录规 则》 必要 性
颁布
的基础上 ， 望《 展 档案 著 录规 则 》 版 本 的 发 行 实施 。 新
关键词 ：档案著录规 则》 新版本 《
大项 名称 更为简练。 比较后不难发现修订版大项的类 目中明 我 国《 案著录规则》 档 第一版作为国家标准 出台较 早， 它 显少 了第一版 中“ 、 ６ 著录详简 级次 ， 、 ８ 载体类型标识 ” 两项 ， 但事实上这两项 内容在修订 版中却 未被取消。 在修订版中的
第 ９个 大 项 中 ， 著 录 项 目是 否 为 必要 著 录 项 目还 是选 择项 对
紧跟情 报界《 文献著 录总 则》 ＧＢ ３ ９ ．— ３） 制订 ， （ ７ ２１ ８ 而 是
我 国档 案 著 录 标 准 化 的重 要 规 则 ， 推 动 档 案 工 作 现 代 化 奠 对 定 了基 础 。 着 社 会 的 发 展 ， 不 完 善 之 处逐 渐 显 现 出 来 ， 随 其 于 是 １９ ９年 对 其 进 行 了 修订 和 完 善 。第 一 版 和修 订 版 之 间相 ９
开 展 档 案 的 报道 与交 流 ， 分发 挥 档 案 在我 国社 会主 义建 设 充
分之一 ， 它推动 了我国档案工作标准化的发展。但档案信息
化 建 设 已成 为 我 国 档 案 事 业 发 展 的 重 要 组成 部 分 ， “ 有 而 没
标准 化 ， 没有计算机 管理 ， 没有 网络 化”ｌ 因此作 为档 就 就 ， １