文书与档案工作概述.ppt
合集下载
《文书档案管理》PPT课件
5
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
收集工作的重要性
• 收集工作是档案工作的起点，是档案工作的第一 个环节，为文书档案工作提供了实际管理对象。 有了档案，档案室才能开展档案的整理、编目、 鉴定、保管、统计和提供利用工作。（前提和基 础）。
• 收集工作做的不好，档案工作的其他环节就无法 开展。
6
பைடு நூலகம்
收集工作的普遍性和全员性
• 每个岗位的工作都会源源不断地产生大量文件材 料，最后成为档案，这就决定了档案工作在机关 工作中的普遍性和全员性。每个科室的人员要根 据本科室的工作职能，清楚本部门一年做了哪些 工作，每项工作会产生什么文件，哪些文件应该 归档。不要应归未归，认为材料在自己科里放着 方便，这种做法与《档案法》实行集中统一管理 的要求是相违背的。
11
修订的重点
• 从永久、长期、短期到永久、30年、10年。从模糊的期限到明确的年份，便 于对到期档案进行处置。
• 与个人权益有关的档案调整为永久保管。如党团组织关系介绍信及存根，各 单位职工住房公积金汇缴清册。
12
机关文件材料归档范围
• 1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的， 对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价 值的文件材料；
• 2.本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务 性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电 话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼 任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作 参考的文件材料；
• 3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不 需办理的抄送文件材料；
综合统计报表等；
15
• 5.本机关机构演变、人事任免等文件材料； • 6.本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、
文书工作与档案管理9243364页PPT
❖ 13、利用者应在指定场所阅览档案，所调档案只限本人阅览，不得转 借他人阅览、擅自抄录、拍照、摄像、复制。
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
❖ 14、利用者在阅览档案时应保护档案完好无损，如有涂改、损毁、盗 窃、丢失档案等行为，本馆将根据档案损毁程度，依照有关法律、法 规进行处罚。
❖ 15、提供利用档案按照《福建省档案馆利用档案收费项目及标准》收 取费用。
❖ 两个概念
档案的提供利用工作的分类
二、档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
❖ 档案用户是档案工作的服务对象，是利用档案、 实现档案价值的主体。
（一）档案用户的特点
要掌握档案用户的特点，首先应从档案用户分类 入手，根据不同类型的档案用户，加以区别对待。 从不同的划分标准出发，可以把档案用户划分为以 下四类。
❖
档案咨询服务工作程序一般可分为五个步骤
五、电子化服务
❖
档案的电子化服务是在计算机技术迅猛发展
的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是
指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，
向利用者提供非纸质载体的数字化档案。
❖
实现档案信息开发利用的电子化具有诸多
优势：
❖
档案电子服务的方式主要有以下四种：
复印、传真、打印一体机
缩微复制
❖
在具体方式上还可以根据利用档案的不同用
途和不同利用范围，采用两种形式。
四、咨询服务
档案咨询服务是指机关档案部门或档案人员以室藏档案 为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供 档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种 档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。
的工作更加主动。
第二节 档案的直接利用工作
一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
文书档案管理课件(PPT 56页)
案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列 顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机 构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与 年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对 应，不重，不空，不漏。
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
32
5.具体方法—第六步：填写案卷封面
4.交接凭证 双方交接的目录、清册及签字 5.销毁材料 清册、审批、监销签字等销毁材料 6.检查记录 库房安全检查记录
55
6.全宗卷
7.全宗介绍 全宗介绍、组织机构沿革 8、其他 历年统计表、利用效果汇编、利用分析
56
THANKS ^-^
谢
谢
昌平区档案局
业务指导二科
大
8010 3522
家
cpzdek@
按永久、长期、短期的顺序，先摆放永久保存 的案卷。（在永久第一卷前先放全宗卷）。
不同保管期限的案卷盒不能放到同一节柜子里。 根据各档案室空间及档案柜数量，尽量为每一保 管期限的文书档案预留出保存将来三年产生档案 数量的空间。
48
5.具体方法—立附卷
当某一年度归档完毕，又收集到新文件时：
新文件内容与已立卷文件内容相近，且已立 好的案卷方便拆开时，可以加入该卷内重新装订， 之后续编页号，续写卷内目录并做好其他相应更 改； 新文件内容与已立卷文件内容无关，或新文 件内容较多，不方便加入已立卷文件的，可单独 立卷，立为该年度同一保管期限下的附卷，之后 续写该年度案卷目录，案卷号为附1、附2…（所 有年度的附卷大流水排号，不重、不漏）。
9
2.收集工作—要求
③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和 指导。
★ 积极的态度，兼顾数量和质量
10
文书与档案幻灯片
文书与档案管理
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
13
3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
主讲教师：彭文虎
1
课程简介
《文书工作与档案管理》是文秘专业的主 干课程之一，是由《文书学》与《档案管 理学》的有关内容整合而成。本课程以培 养应用型和操作型秘书人才为基本目标， 通过基础理论知识的讲授和相关技能的训 练，使学生掌握公文处理、档案管理的业 务知识和基本操作技能，提高实际应用能 力，具备在机关、企事业单位文书、档案 部门从事文档管理工作的基本业务素质。
• 文件：其内涵与文书相同，在公务文书的具体语
境中“文件” 一词既可以指公文，也可以指其他 事务文书。二者的区别在于文书是所有书面材料 的总称，是集合概念，属不可数名词；而文件既 可指所有的书面材料，也可指单份的书面材料， 属可数名词。
14
思考：既然说 公务文书是各个机 关处理日常公务不 可缺少的一种手段， 那么，是不是说， 事无巨细，凡是要 处理公务都要办文， 文件越多越好呢？
13
3、文书、公文、文件
• 文书：包括公务文书和私人文书。公务文书指社
会的合法组织在其公务活动中形成的纸质文字材 料和非纸质信息材料，它包括公文和其他事务文 书。私人文书主要指个人、家庭、家族、在社会 交往活动中为处理私人事务而形成的文书。
• 公文：指党政机关、企事业单位、群众团体等合
法社会组织在处理公务活动中所形成的、具有法 定效力和规范体式的书面材料。
• 狭义：以纸为介质；广义：包括新介质材料
• 概括地说，文书就是指行为主体在社会实践活动中，为了
一定的目的（记载、公布、凭证、传递信息等）而形成的 具有特定格式的文字材料（信息材料）。
8
• 文书是国家机构、社会组织或个人在社会
活动中，为了一定的目的而形成并使用，
具有应用性的和特定格式的文字材料。
文书工作与档案管理PPT课件
.
18
（二）文书与档案的特点
文书
档案
1、法定的作者
1、系统性
2、法定的权威和效力
2、选择性
3、法定的程式性
.
3、保存性
19
（三）文书与档案的作用
文书
1、领导指导
档案
1、 查考依据
2、行为规范
2、 历史凭据
3、公务联系和知照 3、 科学研究
4、凭证记载
5、传递信息、宣传
教育
.
20
三、文书与档案的联系与区别
文书工作标
《文书工作与档案管理》是秘书专业、行政管理 专业的专业必修课程。
该课程主要讲授与学习文书与档案管理工作的基 本概念与一般知识和技能。
1、文书的种类，
2、文书的体式与稿本，
3、文书的形成；
4、文书的处理，
5、文书的整理与归档。
A、档案的收集与鉴定，
B、档案的整理与保管，
.
16
2、档案的类别
（1）文书档案
党政档案
人物档案
家庭档案
（2）科技档案 工程设计技术 地质 水文等
（3）专门档案 会计 地名 诉讼 艺术 教学等
还有：
声像档案 数字档案
.
17
二、文书与档案的性质、特点、作用
（一）文书与档案的性质
文书
档案
原始记录性
现实执行性
利用价值型
科学文化性
政治性、保密性、知识（信息）性
使用的、具有专用性 技术公文：
科研、生产、基建中形成并使用的图纸、图标、计 算材料等
按规范性货规范程度分：
法定公文和非法定公文。
.
13
3.文书、公文、文件的联系与 区别
文书档案管理讲义PPT课件( 43页)
档案分类
熠晖公司档案分类
1、文书档案 2、人事档案 3、经营档案（营销、采购、运输 4、财务档案 5、生产档案（基建、设备、产品）
档案归档
• 职责分工
•
文书档案（各部门）
• 人事档案（人事行政部）
• 经营档案（营销部、矿产资源部、采购 部、综合部）
• 财务档案（财务部、审计督察部）
• 生产档案（生产部、企划部）
•
9、照自己的意思去理解自己，不要小看自己，被别人的意见引入歧途。
•
10、没人能让我输，除非我不想赢！
•
11、花开不是为了花落，而是为了开的更加灿烂。
•
12、随随便便浪费的时间，再也不能赢回来。
•
13、不管从什么时候开始，重要的是开始以后不要停止；不管在什么时候结束，重要的是结束以后不要后悔。
•
14、当你决定坚持一件事情，全世界都会为你让路。
档案管理
熠晖集团人事行政部
提纲
一、档案定义 二、档案归档
档案定义
•
中国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断
的探讨档案的定义，直到1987年9月5日公布、1988年 1月1日实施的《中华人民共和国档案法》诞生，才对 档案的定义有了一个比较一致的认识基础。
• 该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社 会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、
•
8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。
•
9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。
•
10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。
•
文书工作与档案管理课件第一章文书概述
促进公文写作的规范化。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
谢谢各位
教你写字
下面是赠送的PPT模板不需要朋友可以 下载后编辑删除！！谢谢！！
感恩 父母
天 冷 时 ， 是 他 们 给 你 送 来 温 暖
有时，他们会对 我们发火
感恩父母 感谢你们 把我带到了这个世界 感谢你们 给了我自由的空气 感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚 的孝心 祝你们永远健康
2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
正确选用文种 的意义
使文件得到及时妥善的处理。
维护公文的严肃性、权威性和有效 性。
文件的种类选用
1.
文种选用 规 则
根据发文目的选择文种
2.
3. 4.
根据行文关系选择文种
根据发文机关的权限选择文种
根据国家的有关规定选择文种
文件的稿本
定稿 正本
草稿 副本 不同文字的稿本
文件生命周期理论
2. 建立文件生命周期理论的依据
文件价值形态及其有规律的转化。
文件从形成到销毁或者转化为档案永久保 存是一个完整的生命过程，在这一过程中， 文件的价值形态不断地出现规律性的变化， 处在不同运动阶段的文件具有不同的价值 形态和功用，需要采取不同的管理原则和 管理方法。
3. 核心内容 •文件从形成到最后处置是一个完整的运动过程； •价值形态的变化使这一过程可划分为若干阶段；
谢谢各位
教你写字
下面是赠送的PPT模板不需要朋友可以 下载后编辑删除！！谢谢！！
感恩 父母
天 冷 时 ， 是 他 们 给 你 送 来 温 暖
有时，他们会对 我们发火
感恩父母 感谢你们 把我带到了这个世界 感谢你们 给了我自由的空气 感谢你们 谆谆的教导 殷殷的嘱托 我长大了 而你们却老了 谁言寸草心 报得三春晖 我会向你们献上一片诚挚 的孝心 祝你们永远健康
2．对电子文件生命周期阶段的划分。
3．对电子文件各阶段文件对应关系的理 解。
（二）对文件管理的启示
对文件的管理首先应注入全程、系统的管理思想
对现有文件、档案管理制度进行协调 对分而治之的OA软件和档案管理软件进行整合
OA是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，微软的OFFICE 套件就是用于办公。
《文书与档案管理基础知识》PPT 第二章 文书工作
传阅的注意要点：
有密级的文件，应严格按照保密工作的要求做好文件保密工作，即按 不同的密级要求限定传阅范围。
传阅文件要有时间限制，尤其对有办理时限要求的文件，更要严格控 制好传阅时间。
文件传阅完毕必须及时交还给办公室保管，不得随意存放在个人手中。
每份传阅文件，都要由文书部门在文件首页附上文件传阅单。凡传阅 人员都要在文件传阅单上签注姓名和日期。
（4）平级机关和不相隶属机关主送本机关的商洽性，涉 及重要答复和共同研究协作等问题的文件；其他需要贯彻 和承办的文件。
2.拟办的要求
拟定拟办意见的人应当熟悉党的方针政策和国家 的法律法规，熟悉本机关的情况，熟悉各个部门 的业务范围和相互关系，了解各个重要事项的办 理程序和处理重要业务的有关规定，在提出拟办 意见时，要全面考虑，使之科学、合理。并且做 到简明扼要。同时将拟办意见写在文件处理单 （见表2-4）“拟办意见”一栏内。
第一节 文书工作概述
2. 发文处理 发文是指由机关撰制并向外发出的一切文件。发文工作是
指各单位答复外单位来文或根据需要向外单位主动发出文 件的过程。发文工作主要包括撰写、印刷、发送等方面， 具体而言包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登 记、分发等程序环节。在现实工作中，可根据部门实际情 况作出微调。
1.拟办的范围
需要注意的是，不是所有的收文都要写拟办意见，只是那 些除了阅知之外，还需要具体处理的文件，才需要写拟办 意见，其范围包括：
（1）上级机关主送给本机关需要贯彻落实的文件。
（2）机关直属各部门祝颂本机关的情趣性或建议性文件、 重要计划、方案、财务预决算等。
（3）下级机关主送给本机关的请求性文件。
和记载文件的来源、去向，以保证文件的收受和处理。目 的是便于对收文数量进行统计以及今后的查考利用。登记 是文书工作中的一项重要环节和程序。
文书工作与档案管理课件
文书整理归档的范围和原则
二、文书整理归档的基本原则
1、遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联 系。
2、准确判定文件的保管期限。 3、适应档案管理现代化的需要，便于保管利用。
文书整理归档的范围和原则
三、文书整理归档的质量要求
1、整理归档的文书应该齐全完整 2、整理归档的文书要符合档案保护的要求 3、整理归档的文书材料的保管期限应准确界定
“全宗汇集” “档案汇集”
3.全宗群
三、全宗内文件分类
1.年度分类法 2.组织机构分类法 3.问题分类法 4.复式分类法：（1）年度-组织机构
（2）组织机构-年度 （3）年度-问题 （4）问题-年度
年度分类法
是以形成和处理文件日期所属的年度为依据进行 分类，将每一年形成的档案分成一类的方法。这 是常用的方法，采用此法，应准确判定文件所属 的年度。
（一）确定“件”——归档单位
1、单份文件，即自然件，一份文件为一件； 2、特殊文件材料：主要是各种报表、名册、图册、书刊等，每册（本） 内容相对完整，具有独立的检索价值，应按照其原来的装订方式，一册（本） 作为一件。 3、文件的正本与定稿作为的一件。过厚时可作为若干件。（计算机及网 络环境中形成的文件，没有定稿的或打印稿上无修改手迹和领导人批示，其 打印定稿与正文完全一致的，可将正文与发文稿纸一并归档。） 4、文件的正文与附件，作为完整的一件。
请问，假如以事由结合时间排列，应该怎么样排列？
归档文件整理方法
（五）案盒内文件的编号
归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符 号，并以“归档章”的形式在归档文件上注明。
归档文件应逐件在首页上端居中的空白处加盖“归档 章”，并填写有关栏目的内容。
文书处理与档案管理PPT课件
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
（二）行文方式
转发行文
对口行文
授权行文
联合行文 横向行文
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
行文方式
逐级行文 多级行文
越级行文
直达行文
公开行文
第七章 文书处理与档案管理
三、文书处理程序
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
三、文书处理程序
（一）发文处理程序 1．草拟 （1）交拟。交拟是指单位、单位的领导或秘书部门的负责人
的文件进行清点确认的过程。
小提醒
签收文件时的注意事项： 第一，检查所收文件与封套上注明的收文单位、收件人是否相 符，检查封套是否有破损或开封等现象，检查是否有错投现象。 第二，对所收文件的件数包括附件的件数与发文通知单的件数 是否相符。 第三，经清点、检查无误后，在对方的送文簿或发文通知单， 或在投递单上签署收件人姓名和收到日期。
（二）学习重点
➢文书处理的程序 ➢档案的分类与编目
（三）学习难点
➢档案的分类与编目
电子教案模版配色（1）
第七章 文书处理与档案管理
引入案例
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
一、文书处理的原则
1. 及时、高效 2. 准确、周密 3. 精简、求实 4 .安全、可靠
第七章 文书处理与档案管理
第一节 文书处理
3. 签发
“签发”又称为“会签”，是指单位的领导人对审 核过的文稿进行最后的审查，审查无误在发文稿纸 上签署意见并注明签发人的姓名及年月日。
4. 复核 复核是发文办理过程中的第二次审核，是在正式的 公文印制出来之前，秘书部门对签发的文稿进行复 核审查。
5. 缮印 缮印，是根据复核好的文件定稿进行誊清或印制文 件。
文书档案管理 ppt课件
2.6利用
是指采用多种有效的方式，直接提供档案及其 信息加工材料，及时、准确地满足个人、单位、社 会对档案信息的利用需求。 形式：档案实体利用：外借、复制、室内阅览、 陈列展览、参考咨询、出据证明、介绍宣传； 数字化档案信息的利用：提供拷贝、通信传输、 电子文件汇编、网络服务。
方式：主动和被动服务，编研开发等。
2、档案由专兼职档案人员或文书部门向基层 档案部门的集中。归档时间：次年的六月统一向 档案室移交。 3、档案由档案室向档案馆的集中。档案室所 保存的档案在保存10年之后，就要将永久和30年 保存的档案向国家综合档案馆或专业档案馆移交。
2.2整理
按照一定原则对档案实体进行系统分类、组 合排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。 整理机构：《中华人民共和国档案法实施办 法》（国家档案局令第5号）规定，应当立卷归档 的材料由单位的文书或者业务机构收集齐全，并 进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档 案工作人员集中管理。 优点：熟悉业务，有利齐全完整保密，有利 于提高质量和效率、方便以后的利用等。
二．档案的分类
档案
文书 档案
科技 档案
专门 档案
其它
二．档案的分类
文书 档理
经营 管理
其它
二．档案的分类
科技 档案
基建 档案
设备 档案
科研 档案
产品 档案
其它 （水文、 测绘、 地质等）
三、文书档案管理
（一）文书档案的定义及重要作用 1.文书档案是记录政务活动的档案，它记录机关、团体、 企事业单位所从事的各类行政管理性活动，如党务管理、 政务管理、财务管理、人事管理、后勤管理等，因此，文 书档案通常也被称作管理性档案。 2.文书档案的作用： 2.1文书档案具有凭证作用，文书档案是历史的真赁实据， 具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。 2.2文书档案具有参考作用，在经济建设中文书档案的重要 作用也突显出来，如编写志史、制度汇编、制作活动展板 都离不开文书档案的查阅，甚至是某些重要决策的也提供 了重要参考依据。
新文书档案整理-2PPT课件
作为一件）。
.
25
6、成套的会议 材料各为一件（一 个会议的材料不能 简单作一件处理， 而要分别以件归 档）。
*最容易犯的错 误是把一套会议材料 装订成一件处理。
7、重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件
须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也
可各为一件）。
.
26
8、发文稿纸：栏目填 写齐全、经领导亲笔签 发的发文稿纸，与正本 、定稿一并归档。
一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料
.
33
可保持原装订方式不变。
③、 装订时注意件内文件的排列顺序：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件 在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单 在前，正文在后。
.
34
第六步、编页号
以件为单位，每件都从1开始，凡有文字图 表的都编，正面编在右上角，背面编在左 上角，有字迹耐久性笔或打号机都行。
.
15
一、什么是归档文件整理
归档文件整理是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之 有序化的过程。
需注意：
办理完毕的；
基本整理单位是“件”；
整理的基本环节是：装订、分类、排列、 编号、编目、装盒。
.
与印件一并归档。
⑤办文单应随正文一起收集归档。
⑥附件随正件收集归档。
⑦关于同一问题的请示和批复应一起归档。
.
22
第二步、剔除
剔除就是把每年的收文中与自身没有密切联系 的文件材料去掉，不作为档案整理。部分材料可以 当做短期资料备用。这样每年形成和收来的文件就 分成两个部分：
.
25
6、成套的会议 材料各为一件（一 个会议的材料不能 简单作一件处理， 而要分别以件归 档）。
*最容易犯的错 误是把一套会议材料 装订成一件处理。
7、重要文件的正文与历次修改稿为一件（重要文件
须保留历次修改稿的,应作为一件，如修改稿数量较多也
可各为一件）。
.
26
8、发文稿纸：栏目填 写齐全、经领导亲笔签 发的发文稿纸，与正本 、定稿一并归档。
一个单位的装订方式应相对统一。保存十年的文件材料
.
33
可保持原装订方式不变。
③、 装订时注意件内文件的排列顺序：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件 在后；原件在前，复制件在后；转发文在前， 被转发文在后；有文件处理单的，文件处理单 在前，正文在后。
.
34
第六步、编页号
以件为单位，每件都从1开始，凡有文字图 表的都编，正面编在右上角，背面编在左 上角，有字迹耐久性笔或打号机都行。
.
15
一、什么是归档文件整理
归档文件整理是指立档单位在其职能活 动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装 订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之 有序化的过程。
需注意：
办理完毕的；
基本整理单位是“件”；
整理的基本环节是：装订、分类、排列、 编号、编目、装盒。
.
与印件一并归档。
⑤办文单应随正文一起收集归档。
⑥附件随正件收集归档。
⑦关于同一问题的请示和批复应一起归档。
.
22
第二步、剔除
剔除就是把每年的收文中与自身没有密切联系 的文件材料去掉，不作为档案整理。部分材料可以 当做短期资料备用。这样每年形成和收来的文件就 分成两个部分：
文书与档案管理 文书处理PPT课件
---------------------------------------------------------------最新资料推荐------------------------------------------------------ 文书与档案管理文书处理PPT课件第三章文书处理学习要求：理解和掌握文书处理的程序及其各环节的要求；能够根据文书处理程序的要求分析案例；把握文书立卷的分类方法及组合方式。
第三章文书处理第一节概述第二节登记收发第三节分发传阅第四节拟办批办第五节承办催办查办第六节核稿签发第七节缮印校对盖印第八节注办第九节信访文书的处理第十节电子文件的处理第十一节文书的立卷与归档第一节概述公务文书的撰写是机关或企事业单位的日常工作之一，有着特定的公务目的，其重要性不言而喻。
但平时撰写的文书如何整理，又怎样向档案部门移交？收到的文书如何处理？这些对正确撰写公务文书，做好单位的日常工作同样重要。
这是文书处理的程序问题。
为了建立机关的正常工作秩序，提高机关的办事效率，科学地组织和安排文书处理程序是十分必要的。
文书处理程序指的是在一个机关内部，按照制发、办理与管理文件的规律，对文书工作的一系列环节所安排的工作顺序。
其全部程序包括对本机关发文、内部文件的撰制，对机关收文的处理，以及对各类文件的日常管理等一系列工作环节，通常可分为收文和发文两方面的处理程序。
1 / 101 收文处理程序：包括文件的收进、启封、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、查办、注办、清退、归卷等需要办复的文件和需要向外转发的文件，从拟稿起进入发文处理程序。
2 发文处理程序：包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、盖印、登记、装封、发出、注发、归卷等。
文书处理的各个环节之间有密切的关系，一环扣一环，相互制约。
虽不同机关对于某个环节的具体做法可以有所不同，但其基本环节的安排是不可以随意删减或削弱的，更不能违反规律颠倒安排，否则会影响文书处理的正常运转和工作秩序。
文书工作与档案工作概述(PPT 42页)
第一节文书与档案
商代甲骨文
第一节文书与档案
陶文
刻有秦始皇同一度量衡诏书的秦代铜权（秤砣）
第一节文书与档案
二、档案 （一）档案的定义 档案是指国家机构、社会组织或个人在从事
治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
办公室在“直线—职能制” 组织模式中的地位
三、办公室的职能
（一）承上启下 （二）参谋咨询 （三）综合协调
1．统一步调 2．化解矛盾 3．合理安排 4．督促办理
一、职业内涵
文书档案古已有之，文书工作发展到今天，已经广 泛地分布在社会生活的每个领域。在世界各地各级机构、 各单位、各团体中，都设有专门的文秘档案部门或专、 兼职的文书、秘书和档案人员。文秘档案工作已经成为 各级各类单位不可缺少的一项重要工作。
四、文档一体化
（二）文档一体化的意义 1．使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 2．文档超前控制 3．信息检索效率提高
四、文档一体化
（三）单位内部文档一体化的操作方法 1．在文件登记时，按全宗内档案实体分类方案为文件分类； 2．鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级； 3．在已经分类和鉴定价值的基础上为文件立卷； 4．为文件标引档号、分类号、主题词等； 5．将文件主要特征著录在案卷封面上。
社会团体是当代中国政治生活的重要组成部分。中国 目前的社会团体都带有准官方性质。
社会团体是由公民或企事业单位自愿组成、按章程开 展活动的社会组织，包括行业性社团、学术性社团、 专业性社团和联合性社团。
全国总工会、共青团、全国妇联 、中国文联、 中国科协、全国侨联、中国作协等等。
企业单位是以盈利为目的独立核算的法人或非法人单 位，
商代甲骨文
第一节文书与档案
陶文
刻有秦始皇同一度量衡诏书的秦代铜权（秤砣）
第一节文书与档案
二、档案 （一）档案的定义 档案是指国家机构、社会组织或个人在从事
治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活 中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文 字、图表、声像等不同形式的历史记录。
办公室在“直线—职能制” 组织模式中的地位
三、办公室的职能
（一）承上启下 （二）参谋咨询 （三）综合协调
1．统一步调 2．化解矛盾 3．合理安排 4．督促办理
一、职业内涵
文书档案古已有之，文书工作发展到今天，已经广 泛地分布在社会生活的每个领域。在世界各地各级机构、 各单位、各团体中，都设有专门的文秘档案部门或专、 兼职的文书、秘书和档案人员。文秘档案工作已经成为 各级各类单位不可缺少的一项重要工作。
四、文档一体化
（二）文档一体化的意义 1．使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 2．文档超前控制 3．信息检索效率提高
四、文档一体化
（三）单位内部文档一体化的操作方法 1．在文件登记时，按全宗内档案实体分类方案为文件分类； 2．鉴定文件价值，将其区分为永久、定期和不归档三级； 3．在已经分类和鉴定价值的基础上为文件立卷； 4．为文件标引档号、分类号、主题词等； 5．将文件主要特征著录在案卷封面上。
社会团体是当代中国政治生活的重要组成部分。中国 目前的社会团体都带有准官方性质。
社会团体是由公民或企事业单位自愿组成、按章程开 展活动的社会组织，包括行业性社团、学术性社团、 专业性社团和联合性社团。
全国总工会、共青团、全国妇联 、中国文联、 中国科协、全国侨联、中国作协等等。
企业单位是以盈利为目的独立核算的法人或非法人单 位，
文书工作与档案管理教材(PPT 37张)
3
实行学中做、 做中学的教学 模式，构建实 践与理论一体 化。
1、教材内容 选择的特色
2、教学方法 的特色
3、教学模式 的特色
课程建设改革思路
2007. 01
1.课程建设改革需进一步完善，更 体现人才培养目标的要求。 2.提高师资队伍的实践能力， 吸收更多实践经验丰富的人 员参与教学。
建设思路
敬 请 批 评 指 正
2.具体设计思路及教学环节
职业岗位的能力分析→虚拟特定企业→扮演岗位角色 →分解工作任务→配置教学资源→教学实施→完成工作任 务→总结评价→巩固提高→实际应用
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
六、考核方式与标准
教学难点
档案管理
专门档案
四、教学方法
教法
情景式案例式教学
学法
实训
练习教学法
讨论
竞技 互评
竞赛式教学法
教学方法的具体操作
任 务 驱 动 法
五、课程设计的理念与思路
1.课程设计理念---“基于工作过程的工学结合课程模式” (1)课程设计指向工作需要而不是学科系统。教学内容的选取主要来自基层企事业单位 文书处理、档案管理的实际工作过程，并以能够反映工作过程、工作步骤、工作方法的 知识为主。 (2)以实践作为课程教学的主线，通过实践带动知识与技能的学习、职业态度的养成。 教学体系按工作项目布排，项目的设计以文书工作与档案管理中的核心技能为载体。 (3)作为一门文科类课程，实训中很少有设备操作的内容，工学结合的实施面临着较多 的困难，因而在创设工作任务时，本课程较多采用虚拟情境的形式，学生在学习过程中 扮演虚拟企业中的一定角色，完成虚拟的工作任务，较好地解决了文科专业工学结合难 以实施的难题。