合同专用章管理制度

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合同专用章管理制度

为规范公司合同专用章使用流程，加强管理，确保按规定正确使用合同专用章，严防遗失、盗盖，特制定本制度。

一、合同专用章的使用：

1、合同专用章由经理部统一刻制，并指定专人负责保管。

2、凡公司及各部门因业务发展需要对外签订合同的，须由总经理或公司授权人签章，同时加盖合同专用章。

3、合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经总经理或公司授权人核准，不得在其他文件上使用。

4、业务经办人代表公司与对方签订合同的，需填写《合同盖章审批单》，经合同授权签字人及其部门主管领导审查同意后方可用印。

5、合同专用章管理人员对用印范围和用印手续须严格审查，并对用印情况进行登记，可暂停为以下合同提供合同专用章。并及时向总经理反映问题，根据领导批复办理：

1）未经编号的合同。（在各部门主管领导签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在7个工作日内补齐编号，超期不补的当月报经理部直接纳入考核）

2）缺少合同评审文件的合同。（在各部门主管领导签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在7个工作日内补齐合同评审内容，超期不补的当月报经理部直接纳入考核）

3）缺少报签文件的合同。

4）属于代签但缺少授权委托书的合同。（平级代签，在各部门主管领导签字、邮件或电话短信同意盖章的情况下，可先行盖章。但需在7个工作日内补齐《授权委托书》，超期不补的当月报经理部直接纳入考核)

5）合同内容有明显不利于公司的内容或漏洞，可能给公司带来潜在风险的。

6、原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专

用章到异地使用的，应经总经理批准，并到合同专用章管理人员处办理借用手续。

二、合同专用章的保管

1、合同用印后，合同专用章管理人员应及时收回合同专用章。

2、未经总经理批准，不得将合同专用章交给他人保管。合同专用章管理人员因故临时请假，应经总经理批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。

3、合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。

4、合同专用章散失、损毁、被盗时，管理人员应及时向总经理汇报予以处理，同时，登报挂失作废。

5、合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交经理部予以封存。

6、废止的合同专用章由经理部负责保存2年后销毁。

7、对于违反本规定，给公司造成损失的，应当依法追究其法律责任。

三、本办法自公布之日起实行，由公司经理部负责解释。

注：主管领导是指公司总经理，或主持该业务工作的副总经理（或其他高级职员）。

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