电子文件管理基础知识

数据文件
用计算机软硬件系统进行信息处理形 成的各类参数、管理数据文件等，应 与电子文件一同收集。应能够以dbf文 件格式或通过xml文档进行数据交换。
数据文件类别代码 d
元数据文件
对描述电子文件产生及运行过程中 说明各种数据关系及结构属性的文 件。应注意与电子文件一同收集。
元数据是指描述电子文件数据属性的数据， 包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环 境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、 字符集等数据。
文以网络传输或介质传递方式移交给档案部 门的过程。
以网络传输方式进行的归档亦称在线归档， 以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。
物理归档可以实现电子公文的集中管理， 保证电子公文的安全性。
电子文件归档的方式
2．逻辑归档
逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存 储方式和位置而实现的将电子公文的管理权限向 档案部门移交的过程。即文件形成部门仅将存储 归档电子公文的逻辑地址通知档案部门，使档案 部门能够通过网络直接查阅和控制该电子公文。 逻辑归档后的档案信息可以全部在网络中显示和 检索利用，电子公文生成时在什么位置，归档后 的物理位置保持不变。
音频电子文件以wav、mp3为通用文件 格式。
声音文件类别代码 a
多媒体文件
用多媒体设备获得的以及用超媒体链 接技术制作的多媒体文件，收集时应 保证参数准确，数据完整。并应注意 收集其非通用格式的压缩算法和相关 软件。
多媒体音像数据以mpeg、avi为通用 文件格式。
多媒体文件(超媒体链接文件)类别代码 o
电子文件的形成特点
电子文件的形成特点是指电子文件从制作到 生成过程中所表现出来的内在规定性，不包 括文件在形成之后的管理、利用过程中具有 的特性。
影响电子文件形成特点的要素主要有两个方 面：
一是技术要素，包括电子文件自身的技术特 点。
二是机构、职能和文件类型要素。
电子文件的形成特点
电子文件与机构活动的伴生性 电子文件之间的有机联系 电子文件内容、结构、背景信息的分
电子文件的特点
电子文件的技术特点 电子文件的形成特点
电子文件的技术特点
信息的非人工识读性 系统依赖性
电子文件对其他设备环 境的不兼容性。
信息与特定载体之间的 可分离性
信息的易变性 信息存储的高密度性
多种信息媒体的集成性 信息组织的多维性
物理结构与逻辑结构的 分离性
信息的可操作性
电子文件归档工作要求
1．电子文件归档工作的组织领导 2．明确电子文件归档的工作程序 3．采取措施保证电子文件归档的质量 4．归档电子文件质量的具体要求
电子文件归档工作的组织领导
加强组织管理，由主管部门或负责人统一协 调，指定专门机构或专人负责。
电子文件的形成、收集积累、整理和归档 工作，应由形成者或承办者按照归档要求将 形成的电子文件收集积累下来，进行整理归 档，向档案文件部门移交。
在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时， 可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在 纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机 辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的 数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文 件、超文本文件等。
电子文件归档方式
1．物理归档 物理归档是指各部门将自身形成的电子公
电子文件的物理结构和逻辑结构通常不一致，同 一份电子文件的正文、图形、批示、附件等可以 不在同一载体上连续存储，甚至可以存储在不同 的载体上，而不影响其正常输出。
电子文件在处理和传递过程中，其物理结构经常 发生变化，每运行一次就可能变换一次存储方式， 而其逻辑结构却可以不变。
电子文件的真实性实质上是指其逻辑结构的真实 可靠，保证电子文件的真实性和可靠性，也就是 以不依赖物理结构的方式保持其逻辑的完整、真 实和准确。
电子文件归档的时间要求
一般在文件完成运转任务、办理完毕后归档。
电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实 时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行 归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文 处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办 理完毕后三个月内归档）
逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物 理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档 一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定 期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在 项目完成之后归档，机密文件随时归档等。
散性 电子文件技术状态的多样性
多样性
二、电子文件的管理目标与原则
电子文件管理目标
保证电子文件的真实性 保证电子文件的完整性 保证电子文件的长期可读性 促进工作效率的提高 方便查询和利用
电子文件的五个管理目标之间的关系
保护电子文件的真实性、完整性和长 期可读性是实现电子文件价值的基础 和保障；
电子文件的著录项目包括了文件的内容、结构、背景 和文件系统等各个方面，比纸质文件复杂得多。
除全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任 者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、载体类型、 签发时间作为必著项外，其他项可以根据实际情况有 所删减。
电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。 示例：GP—A007—03—LDF9002.TXT
对归档后形成电子档案文件的管理应由档案 部门负责，电子文件形成部门要协助支持。
明确电子文件归档的工作程序
一是电子文件形成签署、审批； 二是收集积累； 三是编制目录； 四是整理需归档的电子文件； 五是鉴定归档的电子文件，确定归档
电子文件的档案文件属性；
明确电子文件归档的工作程序
六是检测归档的电子文件； 七是编制归档说明； 八给予归档标识 九是存入磁、光介质(含压缩归档等方
特征二：电子文件是文件的一种类型，具有 文件的各种属性，特别是具有特定的要素、 作用和效力。 这是电子文件与其他数字信 息的基本区别，也是电子文件与其它形式文 件的共同点。
电子文件的结构
内容
背景
结构
内容：是指文件中所包含的表 达作者意图的信息（如文本、 数据、符号、数字、影像、声 音和图片等）。
促进工作效率的提高是实现电子文件 价值的结果；
方便查询和利用是实现电子文件价值 的方式，五个目标是相辅相成的。
电子文件管理原则
全程管理原则 前端控制原则 集成管理原则 动态管理原则 注重效益原则
电子文件的五个管理原则中，全程 管理是基本的、核心的原则，前端 控制、集成管理、动态管理等具体 原则是全程管理原则的逻辑展开， 注重效益原则是从另一种角度对全 程管理原则的补充。
三、电子文件归档管理的内容与要求 电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电子文件移交与接收
电子文件归档范围
不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围
不同文件格式文件的归档范围
文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P
式)； 十是复制备份； 十一是确定载体标识。
电子文件的整理
归档电子文件的整理按DA／T 22规定的要 求进行。
归档电子文件以件为单位整理。 同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限
一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问 题)等分类方案进行分类。(参照纸质档案的 分类方案） 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。
文本文件的类别代码 t
图像文件
使用数字设备采集或制作而获得的图 像电子文件，如采用非通用文件格式， 收集时应转换为通用文件格式。如无 法转换，则应将相关软件一起收集。
图像电子文件以jpeg、tiff为通用文件 格式。
图像文件的类别代码 i
图形文件
采用计算机辅助设计（cad）或绘图中 产生的图形电子文件（如设计模型、 图纸、图画等）。收集时应注明软硬 件环境和各种相关数据。
（2）盘号： 指在同一全宗内光盘的顺序编号。用五位阿拉伯数字，
位数不足的在前补“0” 。 4、存储 载体：只读光盘 方式：“一次性写入”
收集时应注明文件存储格式、文字 处理工具等，必要时同时保留文字 处理工具软件。对特别重要的文件， 其历次修改稿如都有必要保存时， 每一稿应以不同的标识区别。定稿 电子文件其标识应以正式文件文号 注明。收集重点是定稿电子文件和 正式电子文件。
文本文件
文字型电子文件以xml文档和rtf、 txt为通用文件格式，一般不宜采 用doc、wps、s2、pub等其他格 式作为永久保存格式。
电子文件的整理
电子文件的著录应参照DA／T 18进行 著录，同时按照保证其真实性、完整 性和有效性的要求补充电子文件特有 的著录项目和其他标识。
将著录结果制成机读目录和纸质目录。
档案著录项目
题名：表达文件中心内容、形式特征并使其个别化的 名称。如：聊城市经济工作会议林峰海市长讲话
稿本：草稿 D;非正式文件U;正式文件F. 时间：一律八位数标识。20100625
聊城市档wenku.baidu.com局
主要内容
电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求
一、 电子文件概述
电
电
电
电
子
子
子
子
文
文
文
文
件
件
件
件
的
的
的
的
特
结
特
概
点
构
征
念
电子文件的特征
特征一：电子文件是由电子计算机等数字设 备生成和处理的，其信息用二进制数字代码 记录和表示。这是电子文件与以往所有其他 形式文件的基本区别，也是电子文件与其它 数字信息的共同点。
背景：是指能够证明文件形成 环境、形成过程、存在状态以 及和文件之间相互关系的信息 （如发文者、签署人、文件生 成日期、收件者、地址、元数 据、应用软件等）。
结构：是指文件内容信息的组 织表达方式（如字段、字体、 文体、页码与段落、电子文件 所使用的代码、格式、载体、 附件等方面的信息，以及链接 和其它编辑设备间的关系）。
电子文件附带材料的归档范围
除了电子文件之外，还应该归档如下 材料：
电子文件登记表。 电子文件支持软件。
电子文件生成和处理过程中形成和积 累的各类元数据。
双套制管理的归档范围
具有重要凭证作用和长远查考价值的电子文件制 作纸质拷贝，对利用率较高的纸质文件进行数字 化，这样可使机构保持两套文件同处于存储状态。
全宗号-门类（类目）-年度号-保管期限号-张号
•全宗号：市档案馆给定。未给定全宗号的，该项可暂空。 •门类: 数码照片用“SP”表示。 •年度号: 照片拍摄年度，用四位阿拉伯数字表示。 •保管期限号：用“1”或“2”表示。 •张号:在同一年度（保管期限）内从“1”开始顺序编号，
用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。
例：数码照片的整理：
1、分类
数码照片采用年度分类法，将数码照片 按其形成年度分类。跨年度且不可分的照 片，应按事件结束年度归档。
2、排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。 不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间 或重要程度排列在一起。
3、编号
（1）照片号（档号）:
载体类型：保存文件的介质类型，光盘、磁盘；规格 文件载体的尺寸型号；盘号每年从”00001”开始。
软硬件平台：描述文件生成时技术环境事项。硬件环 境包括计算机CPU名称、内存数量、硬盘空间等；软 件环境包括操作系统名称、版本、应用软件名称、版 本。还有文件类型、编程语言等
档案著录项目
此外还有排检与编号项、文件办理项等内容。
如果生成的是电子文件，据此打印输出的纸质文 件及其他相关文件应列入归档范畴，如电子文件 积累过程中形成的登记表、使用权限保护登记表， 与该电子文件配套或关联的纸质文件等。
如果生成的是纸质文件，若业务部门或保管部门 已完成数字化工作，则转换后的电子版本应当保 留。
双套制管理的归档范围
双套制归档时，要注意在文件内容、相关说明及 描述上保持电子文件和纸质等其他载体文件的一 致、完整和相关性。
图形文件类别代码 g
影像文件
用视频设备获得并经计算机处理的动 态影像文件，收集其压缩计算方法和 相关软件，并应注意收集其非通用格 式的压缩算法和相关软件。
影像数据以mpeg、avi为通用文件格 式。
影像文件类别代码 v
声音文件
用数字音频设备获得的声音文件，收 集时应注意收集其属性标识、参数和 相关软件，并注意收集其非通用格式 的相关软件。