档案管理工作手册

XX公司行政部

档案管理工作手册

目录

一、档案管理网络图 (3)

二、档案管理总则 (4)

三、综合管理部职能 (5)

四、档案管理工作职责 (7)

1）文件材料的收集管理 (7)

2）公司专（兼）档案管理员工作职责 (8)

五、档案归档范围 (8)

1）内部资料类 (8)

2）行政管理类 (9)

3）党群工作类 (9)

4）经营管理类、设备仪器类 (9)

5）生产技术管理类、基本建设类 (10)

6）会计档案类 (11)

7）平时归卷 (11)

六、立卷（案卷质量及要求） (12)

七、档案室管理 (15)

XX公司档案管理组织机构图

总则

第一条根据国家档案局国档发（1991）20号文《关于印发<工业企业档案分类试行规则>的通知》，结合DA/T42-2009《企业档案工作规范》要求，为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

行政部职能

一、行政文秘工作

1、组织并安排公司内外的各类会议，并做好相关会议纪要。

2、完善和修订公司的各项规章制度并督促各部门严格遵照执行。

3、负责起草、审核、发布公司有关文件，并完成公司各类重要文档的收发登记和归档工作。

4、负责公司各类邮件书报的收发和传递，以及公司内部各类业务凭证的印刷。

5、协调各部门关系，若发现问题，做到及时反馈，及时解决，促进公司各项工作顺畅开展。

二、后勤总务工作

1、负责公司日常所需办公用品、低值易耗品和固定资产的采购，做到货比三家，质量上乘，价格合理。

2、完成办公用品、低值易耗品和固定资产的建账、保管、发放及有关登记工作；

3、公司车辆和驾驶员的管理工作。

4、严格遵守工作保密制度，诚实守信，不泄露工作中的机密。

5、完成公司领导临时交办的其他工作任务。

三、档案管理工作

1、组织员工学习宣传贯彻落实《档案法》、《档案法实施办法》、《四川省<档案法>实施办法》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。

2、建立、完善并严格遵照各项档案管理制度，确保公司档案的齐全完整、规范、有效利用。

3、对公司和各部门档案工作进行监督、指导，具体负责公司各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作，促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。

4、对档案室做好防火、防盗、防尘、防光、防潮、防高温、防有害虫生物、防污染等“八防”工作。

5、在科学的发展观指导下，组织档案管理员认真学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。

档案管理工作职责

(一)文件材料的收集管理

第一条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第二条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

（二）公司专(兼)职档案管理员的职责：

1、认真贯彻执行《中华人民共和国档案实施办法》等有关档案工作政策、法规，根据公司发展的需求提出档案室的发展规划。

2、了解本部门的工作业务，做好公司、部门行政文件的收发、分类登记、编号、传阅及催办等工作，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料，并将已经办理完结的文件材料及时归档。

3、对公司各部门的应归档档案资料进行审定，同时给予科学分类组卷和准确地划分保管期限。

4、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度最后一月月末前应将归档文件材料归档完毕；指导公司各部门搞好档案的归

档、立卷和统计工作，督促其将应归档的档案资料按照案卷质量标准整理完毕，移交公司档案室统一保管，并向档案室办好交接签收手续。。

5、每季度接收档案后，及时进行人库登记、上架，做好保管和统计工作。严格按照有关规定履行保密职责，确保档案安全，按照上级规定，对已无保存价值的卷宗及时、按照程序规定进行销毁。

6、积极参加上级组织的有关档案工作的会议和培训，不断提高自身业务水平和专业素质。同时组织公司专兼职档案人员的业务培训和档案编研工作。

7、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

档案归档范围

（一）内部资料类

第一条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

第二条重要的文书材料与有关单位来往的文书，包括通知、报告、决议、申请、留底文件、接收文件及交接文件等。

第三条本公司的请示与上级机关的批复。

第四条本公司反映主要职能活动的报告、总结。