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公文种类及其主要区别

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公文种类及其主要区别

⏹请示：适用于向上级单位请求指示或批准事项。

⏹报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

⏹请示与报告的区别:

⏹决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

⏹通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

⏹通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

⏹批复：适用于答复下级单位的请示事项。

→批复与复函的区别：批复属下行文，复函是函的一种形式，属平行文；批复适用于答复下级单位的请示事项，对不相隶属的单位

请求批准事项不使用批复，而应使用复函予以答复。

⏹意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

⏹函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求

批准和答复审批事项。

⏹纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

⏹公文格式定义：公文

格式就是公文的表现形式。它相对于公文的内容而言，既由公文的内容所决定，又服务于公文的内容需要。

⏹幅面尺寸：公文用纸采

用GB/T148中规定的A4纸型，其成品幅面尺寸为：210mm*297mm

⏹页边与版心尺寸

⏹公文用纸天头（上边距）为37±1mm

⏹公文用纸订口（左边距）为28±1mm

⏹版心尺寸为156mm*225mm

⏹行数与字数一般每面排22行，每行排28字，并撑满版

心。特定情况可以作适当调整。

⏹字体和字号如无特殊说明，公文格式各要素一般3

号仿宋体字。特定情况可以适当调整。

⏹文字的颜色如无特殊说明，公文中文字的颜色均为

黑色。

公文格式各要素编排规则

⏹版心内公文格式要素：版头、主体、版记三部分。

→版头：公文首页红色分隔线以上的部门为版头。

→主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上部分称为主体。

→版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分为版记。

→版心外格式要素：页码

→页码：页码位于版心之外

行文规则

⏹行文原则：确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性

⏹行文权限

→行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的上级单位。

→根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权，可向下级单位行文。

→同级单位必要时可以联合行文。联合行文时，按照主办、协办单位次序依次签发，原则上不使用复印件会签形式签发公文→向不相隶属单位行文，其公文种类一般用“函”，同时公文中不得带有指示性的内容

⏹行文要求

→上行公文应遵循：

1.原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

2.除上级单位领导同志直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位领导同志个人报送公文，也不得以本单位领导同志名义向上级单位报送公文。

3.除上级单位有明确要求外，不得以本单位内设部门名义越级向上级单位报送公文。

4.下级单位的请示事项，如需以本单位名义向上级单位请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级单位。

5.请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

6.受双重领导的单位向一个上级单位行文，必要时抄送另一个上级单位

→下行公文应遵循：

1.主送受理单位，根据需要抄送相关单位。重要行文应当同时抄送发文单位的直接上级单位。

2.涉及多部门管理事项的，应当联合行文。部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级单位应当责令其纠正或者撤销。

3.向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该单位的另一个上级单位。

会议通知写法

⏹拟写会议通知时，一般要写明召开会议的单位，会议名称和时间、地

点、内容（议题），参加会议的人员范围和人数，会议材料要求，报到时间和食宿要安排，有关注意事项以及联系人和电话等。必要时需附“会议回执”。

⏹“会议回执”主要包括：参会人员单位、姓名、性别、民族、职务和联系

方式等，必要时还应注明到达及返程时间等。

会议纪要的基本写法

⏹会议纪要的拟写一般分两部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时

间、地点、组织者、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议纪要的主体部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议定事项等。

⏹收文办理的程序

⏹签收。接收公文时，应认真核查来文单位、件数、时限要求和密

封情况，确认无误后方可签收。签收公文应注明签收人姓名和签

收日期；签收特急公文应注明签收时间。

⏹登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

⏹初审。对收到的公文应当进行初审。

⏹审核重点是：来文是否属公文受理范围；是否应当由本单位办

理；涉及其他单位（部门）职权范围内的事项是否已经协商、会

签；文种使用、公文格式是否规范；是否符合公文起草的其他要

求等。对不符合规定的公文，经本单位相关负责人批准后可退回

来文单位，并说明理由。

⏹承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分

送。批办性公文应当提出拟办意见报本单位负责人批示或者转有关部门办理；需要两个及以上部门承办的事项，应明确主办部门。对紧急公文，应标明办结时限。承办部门收到交办的公文后，要及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应及时予以说明。

⏹传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者

批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、

延误。

⏹催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办

结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

⏹答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知

相关单位。

⏹收文的分类

⏹收文办理中，一般可将来文分为两大类：一是办件，二是阅件。

主送本单位需要答复、汇报或反馈结果的公文为办件；主送和抄

送本单位领导同志、有关部门阅知的公文为阅件。

⏹同时，还可根据公文办理的时限要求、涉密程度、行文方向等进

行分类。如按办理的时限要求可分特急件、急件和普通公文；按