会务的组织和管理(联想)

•
与客房部的联系
•
处理突发事件
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•会议结束的工作
• 1 退房； 整理物品； • 结帐； 回收问卷。
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
•案例：意见反馈样式
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录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
•会务工作程序
• 会议准备检查表
• 会议主持人自我
•
•中小型会 议的模板
会务的组织和管理(联想)
•目高标效管会理议基本环节及注意问题
几个注为意什问么题实行目标管理
•
工职责
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
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•案例：2000年代理会邀
•
请信
•内容：
•1、前言
2、会议日程
•3、注意事项
•4、入住宾馆地点及电话
•5、回执
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分
工
•1、北京制定原则、分配名额；
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
•案例： • 签到程序界面演示
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
• 与餐厅的联系
• 与会场的联系
• 与服务台的联系
• 1、会议目的： • 2、会议的形式：•举例：会务准备检查 • 3、会议的时间： • 4、会议议程及主持人： • 5、会议地点； • 6、会场如何布置； • 7、出席人数； • 8、出席者名单 ； • 9、出席者座位安排； • 10、是否准备座签 ；
•
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•
会务的组织和管理(联想)
•目高标效• 管会理议基本环节及注意问题
路
•
线、洗手间、茶水间、休息室、
餐
•
厅等；
• 17、是否要求与会者准备资料及副本
的
•
份数；
• 18、安排食宿及床位及娱乐项目；
• 19、其他：是否有少数民族、是否有
人
•
吃素、是否有翻译、是否有记者
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
其它
•其 它
•《会务指南》 •《会场安排一览表》 •《各会场布置要求一览表》
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
其它
•代理地域分 布
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会后总结和决算
•会后的总
结和决算 •会议费的报销、决算 和
•分摊
•案例：99决算
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
目录
•一、会前准备
•目
•二、会务实施
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
目录
•前四周
❖策划案起草 ;
❖ 成立会议TEAM;
❖会务准备开始 •前三周 ❖策划案定稿; ❖会务组成立;
❖会场勘察 ❖与宾馆签协议;
•前二周 ❖起草预算并通过 ❖汇款 ;
•前一周 ❖ 物资备齐
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•开会日期
会务的组织和管理(联想)
会务的组织和管理(联想)
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2020/11/3
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
目录
•一、会前准备
•目
•二、会务实施
录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 目录
•会前准备
• 策划案的内容 • Team小组 • 会场勘察 • 起草协议 • 会务分工 • 制定会议费预算
• 2、大区操作定名单；
•
3、E-mil 参会代理；
•
4、代理填个人资料回执发大区；
•
5、大区审核E-mil北京；
•
6、北京终审、给编号；
•
7、编号分别发大区；
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
•案例：2000代理会
•
物资准备清单
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• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
• 工作认真负责、细心、耐心
• 沟通协调能力强
• 任劳任怨能连续作战
• 服从分配协作意识好
•
原则性强
•
应变能力强
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预
算
•必须注意的问题
目录
•一、会前准备
•目
•二、会务实施
录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会务的实施
•会务的 •实施
• 会务组：出发时
• 间及工作内容
• 签到注意事项 • 会议期间的工作 • 会议结束的工作
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会后总结和决算
•会后的总
结和决算 •统计分析参会情况
•案例：2000年代理会分析
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
其它
•代理签到情 况
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
其它
•代理入住情 况
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•案例：《99年代理会及 •联欢会策划实施案》
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 组
会前准备 - 成立TEAM
•组织落实，成立TEAM组
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
•会务工作要保证策划案
•
的顺利实现
会务工作五个意识：
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
目录
•一、会前准备
•目
•二、会务实施
录
•三、会后总结和决算
•四、中小型会议的会务管 理
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会后总结和决算
•会后的总
结和决算 •总结经验教训，表彰先进
•案例：汇款、99年总结、会
•
务人员考核标准
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• 会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
• 提前两天出发
• 熟悉环境检查工作
• 熟悉各自接口人
•
购物及准备工作
•
开预备会
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• 会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
• 注意 事项
• •关键点：住房钥 • 匙 • •签到台 • •住房分配
•其它
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• 会议的组织和管理 算
会前准备 - 制定会议预
•案例：99年代理会预算 表
•
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• 会议的组织和管理
案例
•案例：《99代理会费申请报告》
•
《99代理会费用使用、审批、
•
报销规定》
•
《关于参加西安活动的人员
•
通知》
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
• • 会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
•案例：2000与成都银河
•
王朝酒店的协议
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
•会务组的分工
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• 会议的组织和管理 工
会前准备 - 会务组的分
•案例：99代理会人员分
•原则
会务工作为会议内容服 务
以策划案为依据，方便 操
• 作、节约资金，保证会议
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• 顺利进行
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理 •
会前准备 - 会场勘察
• 注意 事项
• •会场方面 • •宾馆的软硬件
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• 会议的组织和管理 •
会前准备 - 会场勘察
几个注为意什问么题实行目标管理
• 11、是否安排出席人员往返会场的
•
交通工具；
• 12、会议是否安排出席人员住宿问题
；
• 13、有无资料随会议通知预先发出；
• 14、准备那些必要的辅助视听器材；
• 15、准备文具（文件夹、订书机、订
书
•
针、胶带纸等）；
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•目高标效• 管会1理议6基、本准环节备及会注意议问场题 所周边几个位注置为意什问图么题（实行行目车标管理
• 全局意识、 客户意识
•
补台意识、 奉献意识
•
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创新意识
会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
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••会场勘察
•会场院勘察俗称“踩点” •是会前必须要做 •的基础性工作
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• 会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则：
• 注意 事项
• •餐饮方面 • •租车问题 • •价格问题
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• 会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
•《协议》是会务组与 •宾馆合作的基础和标 •准，要细致、全面、 •对等、无漏洞。
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• 会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
•
•1、 会议日期
•2、 住房标准及费用
内 容
•3、 场地安排及费用
涉
及
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• 会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
•
•4、 餐饮及费用
•5、 甲方对乙方的规 定 内 容 •6、 乙方对甲方的规 涉定 及 •7、 结算等
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• 会议的组织和管理
•课讲完了，
谢谢大家
•对大家有用吗？
•谢 谢 大 家！
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会务的组织和管理(联想)
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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2020/11/3
会务的组织和管理(联想)
•
•
• •年初有预算；
•全面、精细、节约；
• •距开会日期前两周，做出预
•算送审批；
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会务的组织和管理(联想)
• 会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预
算
•必须注意的问题
••
••距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项；
•
• •提前行文，写明规则。
•
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• 会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
•策划案的内 容
•目的、主题、时间、参会人员（类型、人 •数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 •各项工作负责人、各项活动的推进时间等
•会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
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• 会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内