总裁办部门职能说明书

9
文秘服务
26)负责集团公文、通知、讲稿、报告等文件的起草工作，做到行文规范、符合要求。
27)协助总裁协调处理日常工作，传达、组织执行总裁的各项指示，并按要求做好督查和反馈工作。
28)负责各类文件、资料的收发、传阅，沟通内外联系、保证上情下达、下情上报。
29)做好总裁办领导重要行程安排并协调处理相关事宜，以支持领导高效、有序开展工作。
19)负责建立档案管理规定，按类别整理归档、建立档案台帐及编号，做好档案利用手续，保障档案管理有序开展。
20)负责监管各子公司的档案管理工作，保证各类存档资料存档的安全、完整和保密。
21)组织开展集团企业荣誉申报，负责年度企业荣誉的更新及跟进，建立企业荣誉管理台帐，档案的分类保管。
22)统筹各子公司各类荣誉备案工作，按月度报表形式收集各公司各类荣誉。
6)参与建立本部门的绩效考核指标与目标体系，主导建立本部门内部各岗位的绩效考核与目标体系，协助进行岗位价值考评与薪资调研，为人力资源部进行薪酬管理体系与绩效管理体系设计提供依据。
3
团队管理
7)协助人力资源部对本部门员工进行面试、试用评价，以做到人岗匹配。
8)通过执行力工具、培训、绩效管理、企业文化活动等方式，增强团队的执行力和凝聚力，不断提高员工满意度，持续提升个人绩效和部门绩效。
30)负责总裁办领导个人事迹档案、个人荣誉的建立及更新。
10Βιβλιοθήκη 印章管理31)归口管理集团及各子公司印章的刻制、用印、保管等各项印章管理事务。
32)负责制定印章管理规定，明确印章使用的规范，审核用章审批程序，复核有关用印文件的真实性。
33)负责对各类印章进行授权保管，并定期对用印、保管工作进行监督检查。
8
会议管理
23)负责全集团会议体系规划，明确集团及子公司需要定期举行的各种例行会议及规范要求，以充分提高会议效率，达到会议目的。
24)组织安排总裁召集的例行办公会议，准备会议资料，组织编写会议纪要及决议，并跟进、反馈会议决议的执行情况，确保会议精神得到贯彻落实。
25)牵头组织公司各项重大仪式、活动，使其能顺利开展，达到活动目的。
序号
工作领域
部门主要职能
1
计划管理
1)组织制定集团战略规划和年度经营目标，督导制定集团各部门的年度、月度、周工作计划和具体行动措施，以确保集团的战略目标得到有效分解。
2)监督检查集团各中心及子公司年度、季度、月度工作计划和具体行动措施的执行情况，负责跟进落实未完成的各项工作计划。
2
管理体系建设
3)根据集团发展战略和具体要求，优化部门岗位设置及职责分工，完善本部门的《部门职能说明书》、《岗位职责说明书》，以确保各岗位分工明确、权责清晰、各项工作有序开展。
部 门
名称
总裁办
部门负责人
岗位
总裁办主任
直接上级
岗 位
总裁
拟订者与日期
审核者与日期
批准者
与日期
部 门
架 构
设 置
部 门 岗 位 设 置
岗位名称
人员编制（人）
岗位名称
人员编制（人）
1、总裁办主任
1
2、总裁办副主任
1
3、流程制度主管
1
4、计划主管
1
5、文控专员
1
6、总裁办秘书
1
7、诉讼小组组长
1
8、诉讼专员
11
诉讼小组
34)根据公司战略规划和经营目标，建立和完善公司法律诉讼管理体系，通过立案登记、调查分析、承办诉讼、善后处理等法律事务，为公司日常经营活动保驾护航，提供良好的法律服务保障，以支持公司战略目标的实现。
12
质量督查领导小组
35)根据公司战略规划和经营目标，建立和健全工程技术标准和质量管理规范，解决项目的工程技术问题，监督执行项目前期管理、工程管理、质量管理安全、进度、成本管理和监督图纸管理工作，建立公司工程技术管理核心能力，提升公司品牌形象。
1
9、质量督查领导小组组长
1
10、质量督查员
1
11、安装施工督查员
1
12、安全文明施工督查员
1
13、设计图纸管理员
1
合计：13人
部 门
使 命
根据公司战略规划和经营目标，建立和完善计划管理体系、流程制度管理体系、品牌管理体系、公共关系管理体系、会议管理体系、档案管理体系；组织制定并督导实施集团各中心及各子公司战略目标及经营计划，以确保公司战略目标的达成；归口管理集团流程制度体系的建立、维护及运行监控，确保流程制度的合规性、适宜性、有效性；归口管理集团的品牌管理、公共关系管理、文控管理、档案管理、会议管理、文秘服务、印章管理等工作，促使相关工作得到有序开展，以支持集团战略目标的实现。
4)归口管理集团及各子公司流程制度体系的建立、维护及运行监控，负责制订流程制度体系的整体规划，确定流程制度编制、维护的责任部门，督导责任部门建立、优化、推行各种流程和制度，确保流程制度的合规性、适宜性、有效性。
5)组织相关部门建立、优化、推行计划管理、品牌管理、公共关系管理、文控管理、档案管理、会议管理、文秘服务、印章管理等相关流程和制度，以确保各项归口管理工作顺利开展，并不断提升其运作效率。
6
文控管理
16)制定集团受控文件及记录的分级管理及统一编号规则，按流程及权限对受控文件进行格式审核，确保发行文件符合文件控制规定。
17)监督执行集团及各子公司受控文件的登记、分发、回收、废止、销毁、统一管理、统计与借阅等工作，确保集团及各子公司的相关受控文件为最新版本。
7
档案管理
18)负责管理集团文控档案、合同档案、经营档案、制度与流程档案、总裁所参与的外部活动档案、总裁办收发文件等，包括纸质、电子、影像资料。
4
品牌管理
9)负责企业品牌的战略定位，统筹建立完整的企业识别系统，组织搭建品牌的架构及品牌传播等管理工作。
10)负责建立品牌管理档案，建立评估系统，跟踪品牌资产，进行品牌评估。
11)统筹安排企业商标注册工作，组织具体实施计划。
5
公共关系管理
12)根据经营管理需要，负责组织、指导集团及子公司有序开展政府行政主管部门公共关系，协助总裁开展各项公共关系活动，公共关系的维护等。
13)建立与实时更新政府行政部门通讯录与人员信息，做到登记完整、实时更新。
14)负责企业经营单位内部公共活动的资料备案、存档工作。
15)组织建立、完善公共危机管理机制，开展日常危机信息搜集以及危机预警、防范方面的工作，及时应对并妥善处理公司面临的各类公共危机事件，切实维护公司品牌的社会声誉和良好形象。