12办公室现场管理规定

ZY-ZH-ZD-12

办公室现场管理制度

1. 总 则

1.1 为确保员工有一个良好的办公环境，提高工作效率，提高员工

素质，特制定本制度。

1.2 本制度明确规定了办公室现场管理的具体要求。

1.3 本制度适用于办公室所有人员。

2. 文件

2.1 明确需要的文件和不需要的文件，无效和不需要的文件及时清

理。

2.2 选用合适的文件夹，将文件分门别类保存，并制作目录索引，

以便于查找。

2.2.1 选购容易存放、拿取、保管的文件夹。

2.2.2 大小：根据文件大小选择A3、A4或B5等类型的文件夹。

2.2.3 颜色：可有规律的选择颜色，但切忌五花八门、混乱无章。

2.2.4 厚度：文件夹的厚度根据文件量考虑，一般为5厘米、8厘米

或10厘米的规格。

2.3 在文件夹的侧面及封面上注明类别名称、管理责任人及保管

期限等。

2.4 在首页建立目录表，必要时每一类设一张索引页，便于迅速

查找。

2.5 设置专门的文件柜，用于存放文件。可在文件柜外贴标签，

以便于管理和取放。

2.6 文件使用后要及时归位，要爱护文件，节省用纸。

2.7 按规定制定发行文件资料，发行新版本时，及时回收消费旧

版本。

2.8 仅具有参考价值的资料，要特别注明。

2.9 文件变更时，要及时更改目录索引。

2.10 设置专人管理文件，做好防潮、防虫、防火等工作。

3. 文件柜

3.1 文件柜必须定置摆放，文件柜内的物品也必须分类并定置摆

放。

3.2 必须充分利用文件柜的空间，办公室不得摆放多余文件柜和利

用率低的文件柜。

3.3 做好文件柜的标识。

3.3.1 文件柜表面贴标签，标签可一律贴在门的左上角。

3.3.2 文件柜内贴有物品清单，物品清单也一律贴在左上角。

3.4 文件柜内的物品必须按物品清单摆放整齐，不允许混乱摆放。

3.5 文件柜内的资料必须编号，分类摆放。

3.6 文件必须装在文件夹内，文件柜中不得有未入夹的文件。

3.7 文件柜表面及内部保持干净，无油污、脏物、垃圾等。

3.8 不得擅自撬文件柜，故意损坏的，照价赔偿。

3.9 办公室及相关人员每月月末对文件柜进行自查，将结果报综合

管理部。

4. 办公桌

4.1 区分必需品与非必需品，办公台上无非每日必需品。

4.2 文件、资料整齐放置不凌乱，并分门别类有编号，便于查找。

4.3 抽屉内物品摆放整齐，不杂乱。

4.4 私人物品与办公物品分开，整齐摆放在一处。

4.5 每日抹尘，办公桌表面无明显灰尘。

5. 办公椅

5.1 办公椅应保持干净、无污迹、灰尘。

5.2 人离开办公桌后，办公椅应推至桌下，且紧挨办公桌平行放

置。

5.3 椅背上不得摆放衣服和其他物品。

6. 电脑、电话、传真机、复印机等

6.1 放置在适应地方，进行定置管理。

6.2 电脑及复印机等的表面应保持干净、无污迹、灰尘。

6.3 电脑线、电话线应束起来，不得凌乱显示在外。

6.4 个人电脑需设密码，他人不得随意使用别人电脑，人走关电

脑，注意保密。

6.5 电脑内重要资料需设密码特别保护，尤其是经营重大问题及财

务方面的资料。

7. 其他电器

7.1 合理摆放在适当位置。

7.2 无人时必须关闭电源。

7.3 饮水机应保持干净。

7.4 发现损坏要及时维修，不可影响工作。

8. 人员

8.1 按规定着装、佩戴工作证。

8.2 衣服扣子（拉链）必须全部扣上，掉了必须补上并保持干净。

8.3 在办公室内任何时候不得脱鞋并保持干净。

8.4 工作态度、精神面貌良好，不做与工作无关的事。

8.5 不得在办公室内吸烟。

9. 地面

9.1 不在地面放置非必需品，保持通道畅通。

9.2 地面保持干净、无垃圾、油污、纸屑等。

9.3 垃圾桶内垃圾要及时清理。

10. 门、窗等

10.1 保持门窗干净、无灰尘、无蛛网。

10.2 人走后或无人时及时关闭门窗。

11. 其他

11.1 办公室各处、各物品应有明显标识。

11.2 应有人员去向目视板，便于及时寻找。

11.3 当事人不在，应有电话留言记录。

11.4 报架上报纸、杂志等摆放整齐。

11.5 盆景应新鲜。

12. 附则

12.1 本规定由公司总部行政人事中心制订，总裁审核，报董事会

批准，修改时亦同。

12.2 本规定由综合管理部负责解释。

12.3 本规定施行后，凡既有的类似规定自行终止，与国家规定有

抵触的以国家规定为准。

12.4 本规定自颁布之日起实行。