某贸易大厦招标采购管理制度
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招标采购管理制度
一、总则
第一条为规范管理公司采购工作,特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司一切形式的对外采购,主要包括:办公用品、办公设备、物业中心日常维护所需物资
以及其他需要的物品。
第三条采购原则:采用招标采购形式,本着品质第一,同时兼顾成本控制的原则。
二、采购计划的编制
第四条各部门每月编制办公用品或设备采购需求计划,填写办公用品申购单或办公设备申购单,交给招标采购部。第五条物业中心需要的非办公用品类的物资,由物业中心行政部负责定期制定采购需求,实行按需采购。物业中
心行政部根据采购物资的品种、数量、规格和型号
的详细资料填写“物业中心物资采购单”提供给招
标采购部。
第六条招标采购部汇总所有的采购需求结合当时库存情况,编制“办公用品采购单”、“办公设备采购单”和“物
业中心物资采购单”,拟定招标采购计划。
第七条招标采购计划由董事长、总经理、财务负责人审批,批
准后由招标采购部实施采购
三、招标采购流程
第八条招标采购部根据所需不同物资进行分类,每一类物资确定3~5家的候选供货方。
第九条选择供货方前需对供货方企业进行相关调查,内容包括:企业的性质、经营方式、产品质量、产品价格
及企业的质量管理、检测手段及售后服务,质量保
证等。
第十条通知候选供货方,索取对方的生产经营执照、资质业绩、质量信誉证书、特种行业生产经营许可证书、企业
简介、相关产品的质量检测报告等,展开招标采购
工作。
第十一条综合考虑各供货方的产品质量和报价最后确定供货厂商。其中物业管理中心的物资质量评审工作由物业
管理中心指派相关专业技术人员负责。
第十二条为了使供货方所提供物资的质量及价格得到有效控制,每季度对供货方的质量状况、信誉程度及产品的质
量、价格、供货及时等方面进行分析,重新评价。第十三条为节约交易成本,招标工作不宜每次采购都使用。每个供货商可以持续供货一年。招标工作每年进行一次。第十四条确定供货方后签订供货合同(具体规定见合同管理制度)。
四、物资验收入库
第十五条货物验收
1.货物验收前相关部门和负责人把“办公用品采购
单”、“办公设备采购单”、“物业中心采购单”、发货单
和必要的规格型号数据、质量合格证、保修卡等连同物
资一起交给库管员进行把关验收。
2.办公用品和办公设备检验由库房管理员担任,主要
验收数量、规格、型号、质量包装、产地及价格等方面,
物业管理中心特殊设备、物资的检验由物业管理中心安
排相关专业技术人员检验。
3.小件低值易耗品进行抽样检验。
4.大件贵重物资进行逐一检验。
5.对物资检验结果进行登记,填写“物资检验登记表”,
质量不合格的进行退货处理;质量合格办理入库手续。第十六条库房管理员对照物资检验登记表,确认物资质量合格的准予入库,对入库的物资进行登记,填写“入库表”
和“入库单”。入库单一式三联,一联由库房管理员
保留,一联由供货方保留,另一联交给财务部。
第十七条物资入库后,库房管理员及时将物资信息反馈给各部门,以备及时领用。
五、库房管理
第十八条库房管理员对物资进行分类编号,日常办公用品和物业
中心物资分别存放。
第十九条库管员应熟悉掌握物资的性能、特性、分类情况,妥善保管各种物资,并要分类上架存放,做到摆放整齐、仓
位通畅,对不宜架存的物资要堆垛整齐,并采取防潮
措施,便于发放。
第二十条对所管物资要熟悉存放位置,经常检查,防止霉变、生锈、虫蛀、鼠咬及差错事故等。
第二十一条实行物卡管理制度,卡物相符对位。
第二十二条库房要保持卫生,做到物架、物资、地面无尘土、无污迹、无杂物。
第二十三条对返回的废旧物资及时填“废旧物资回收清单”,由专业人员对回收原因及处理方式进行鉴定,以便统
一处理。
第二十四条对库存的物资,要经常分析库存结构,掌握库存动态,对超储积压物资要定期填列“超储积压物资报告单”,
注明原因,呈报招标采购部经理酌情处理。
第二十五条对库存短缺的常规备用物品,按月列出“库房请购单”,经审批后购买物资补充库存。
第二十六条库房管理员每个月末对物资进行盘点,填写“物资盘点统计表”。根据物资的入库、出库情况确定物资
品种、数量、规格是否准确。如果有错查找原因,
有必要的追究当事人责任。
第二十七条库房管理员要做好防盗、消防工作。(具体见《库房安全管理制度》)
六、物品的领用
第二十八条办公用品或设备的领用按照《办公用品和办公设备管理规定》执行。
第二十九条物业中心专门设备、物资的领用
1.需求部门填写“物业中心物资申领单”,经部门经理
批准后到库房领取。领取时库管员填写“物业中心物资
领用记录卡”。
2.“物业中心物资申领单”最后汇总到物业中心行政
部,进行物资领用统计工作。
七、物资统筹管理
第三十条每季度对物资领用情况做统计分析。
第三十一条针对统计分析结果确定各种物资所需库存量,控制库存成本。
第三十二条根据统计分析结果提供物资采购计划的建议。给各部门制定本部门采购计划时提供参考。
八、定向采购
第三十三条定向采购的定义:定向采购是指由于急用,而库房里没有存货的情况下的采购行为。定向采购适合办
公设备或物业中心物资。
第三十四条有定向采购需求的部门申购程序和其他物资申购无