超级整理术(干货版)

超级整理术

超级整理术_20160120.txt

一、谁该学整理，什么是整理

●要做的工作太多，不知从何处下手。

●办公桌上乱成一团，时间经常花在找东西上。

●电子邮件看不过来，不知道怎样整理电脑内的信息和资料。

●虽然制订了工作计划，但从没按计划完成过；上班时间不够用，经常加班。

●总是说“忙死了”。

如果你中枪成筛子，那么你应该读读这本书，跟泉正人学习“超级整理术”。泉正人是“超级整理术”的发明者，他担任着日本金融学习协会理事长，同时经营5家企业，每天还能节省出上午9点以后的时间用于学英语、打高尔夫，每月会去海外视察、旅行，每年读书多达300本以上……

你的办公桌很干净？你的电脑中设了好几个层次的文件夹？不要以为做到这些样你就是个会整理的人。本书的目标不是把你培训成处女座。“整理不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率。”

“超级整理术”的总体方法是“按照规则进行整理”。只要设定了规则，并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整理的目的，从而获取更多的自由时间。

规则越简单越好，如果整理方法太繁琐连自己都记不住，那肯定不能长久坚持。请记住：不必追求完美，整理得不彻底也没关系，只要稍微整理一下能比以前少浪费一些时间，就很好了，切忌把大量时间花费在整理上。整理术有一项原则：“可干可不干的事应尽可能地偷懒。”

总之，放松心情来学习整理吧。

二、整理文件和办公桌

据统计，一个现代商务人士，一年花在找东西上的时间大约是150小时。按每天8小时工作时间计算，一年中有19个工作日在找东西。如果整理得当，可以把这么多天的时间都节约下来供你自由支配，光想到这一点，是不是就足够令人开心？

1．不要记“东西放在哪儿”，而是记“应该放哪儿”

“整理的最佳状态是，需要的东西和信息随时都能找得到。”如果仅是摆放得整整齐齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手取得，这样的整理没有意义。

我们应当记住的不是“东西放哪儿了”，而是“东西该放哪儿”这一规则，而且，规则越简单越好，太复杂反而会把自己搞糊涂。

用后归还原位很重要，这是大家幼儿园时就知道的道理，为什么成年人常常做不到？一个重要的原因就是：没有制定摆放规则，忘了该把物品还原到哪里。如果规定好物品应该摆放的位置，记住这个规则，并彻底执行“用后就还原”，肯定不会半天找不到自己需要的东西。

2．文件分类保管，但不必分类太细

文件一到手就要分类，但不必特别细致，可以这样做：①正在办理的或近期要用的文件，放在托盘或透明文件夹中，摆在办公桌桌面上最容易拿到的地方；②需要保存的重要文件，如合同、发票等，封口保存；③不知以后是否需要的文件，暂时保存。

正在办理的文件放入透明文件夹，具体说来，最好根据工作项目分类

保存，只要是和某个项目有关的文件，统统放进一个文件夹内，如果一个放不下时，可分为多个。为了便于分辨，应给透明文件夹加上封面，在A4纸上面写清项目和合作方名称，以及开始日期（最好统一格式用6位数，如080801），封面用Word文档的固定格式打印，每次打印封面时直接调出文档填写时间和名称即可，既节约时间，也便于管理。

尽量把文件统一成A4纸大小，看上去整齐，便于收纳，也不容易丢。大尺寸的资料，就缩印成A4尺寸再保存。从杂志上剪下来的信息或是写在小记事本上的内容，如果比A4尺寸小，要么把它们输入电脑，要么用订书机订在A4纸上。

装文件的透明文件夹，建议竖着放进大号文件盒里，便于抽取。大文件盒的颜色本身就可以作为分类标志。比如说，蓝色的用于存放“预算”类，黑色的用于存放“资料”类，这种方法简单有效。但颜色分类法也要尽量粗放，如果颜色太多，连自己都想不起来某种颜色代表什么内容，那就失去意义了。

总之，“规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的”。

透明文件夹放进大号文件盒时，如果数量不多，也就无所谓什么顺序，如果数量比较多，为了避免日后找起来麻烦，就需要进行适当的分类。

日本流行一种方法叫作“使用频度分类法”：凡取出一份文件，还原时都从左侧摆放。这样，使用频率高的文件，都集中在左侧。如果文件盒里插满了，就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、需保存”的那类，或直接扔掉。已办理并且需要妥善保存的文件，放入大号硬质的文件夹，在文件夹书脊的位置贴上标签，写清项目名，摆放到不必随手取得的位置。摆放时可按照内容分类，也可按照拼音字母顺序分类。

3．学会扔东西

广告彩页、商品目录、说明书等，凡是在网上可以阅览的东西，都不要打印保留；不需要的邮寄品，阻止对方邮寄。总之尽量减少纸质文件的堆积，并且学会及时扔东西，只有这样，有用的文件才能迅速被我们找到。

判断一份文件该不该扔，有以下3条准则：是不是已办文件？是不是重复的文件？是不是今后不再用到的文件？

前两条很容易判断，如果是，则直接扔掉，第三条就不容易确定了。当无法判断文件今后是否还有用时，就统一放到一个大纸箱暂时保留。到了年底大扫除时，从箱子下面开始检查，越是下面的越可以考虑扔掉，如果一年中也没有用到一次，就干脆扔掉。“一丢百了，丢

了，也就不需要再整理了。”

作者每年大约要读300本书，光是这些书籍，就得占据很大的空间。他推荐摘录阅读法，即带着目的去读一本书，仅仅把书中对自己有用的信息挑选出来，一边读一边做笔记。笔记最好是输入在电脑中而不是用笔抄写，这样便于搜索。做好的摘录笔记有空时要反复阅读，使书中的精华内容渐渐变成自己思想的一部分。到了这个境界，书就可以扔掉了，我们需要的不是书籍本身，而是书中的精华。除了的确有反复阅读价值的书，其他读过的书最好每月集中扔一次。

杂志也同理，有用的信息敲到电脑里，或者剪下来保存，或者复印、扫描成PDF，然后就可以把杂志扔掉。

4．常用物品和工具应该不用站起来就能拿到

你坐在椅子上，就像船长坐在自己的驾驶座上一样，最好能不用站起来，就够得着想拿的东西，这样工作时注意力可以更加集中。所以像签字笔、订书机、即时贴等最常用的东西，要放在桌面上的笔筒里，否则每次使用都得把这些东西从抽屉里拿进拿出，很浪费时间。不需要频繁使用的，如透明胶带切割机、修正液等，就可以放进抽屉里，以免占用宝贵的桌面空间。另外要注意，桌面和抽屉里的东西都要摆在固定的位置，用后即还原，这样才不会乱成一团。