超级整理术

保存状态

1.重要的已办文件用大文件夹保管

2.办理完的文件丢弃或者放入大纸箱中保存
尽量不打印
将书中有用的信息进行摘录，保存在电脑中。除 了少数有价值的书籍，其余的书读完就处理掉 杂志中有用的内容剪下来放入A4页中保存，或复 印了保存，或者做成PDF格式的文档保存在电脑 里。（杂志一般浏览，与其把杂志从头到尾读， 不如多读几本，把有用的信息摘录下） 名片定期整理，尽量写上与此人见面的日期/地 点/其外貌特征（如，是个什么样的人）等，用 OUTLOOK等软件进行整理和保管

（一）整理的对象

1.文件及办公桌的整理

主要指纸质文件的整理，其目的是创造一个舒适整洁 的工作环境 作为一个现代商务人士，其最重要的工具就是电脑， 应更有效地使用
创意、烦恼、目标、担心的事项等等，这些都会使一 个人的大脑陷入混乱。只有及时整理，思路才会清晰 对于即将着手的工作，应如何合理分配时间？

2.电脑及电子邮件的整理

把电脑当作自己的“外脑”
记忆、计算、日常操作等，交给秘书或电脑做 自己集中精力进行思考


把信息集中在一台电脑内

选择轻巧便携式的笔记本电脑
可以不限场所、在哪里都能开展工作 如果嫌屏幕小的话，可以外接一个大的显示器

尽量使电脑里的信息一元化

学会搜索文件
找过去的文件及缓存文件时，使用“谷歌桌面”和 “windows搜索功能” 文件命名要加上日期、内容、公司名，便于搜索
4.时间的整理
“操作类”的工作尽量集中在早上完成，剩下的 时间去处理“思考类”的工作 利用TODO：

设定定期工作任务（如：每月1号电脑备份，每周五 整理名片） 工作（思考类，创作类）、个人事务、长期规划、目 标、创意、鼓舞人心的座右铭、尚未具体化的一些事 情等，要存进TODO，定期回顾，丰富完善
学会扔东西
是不是已办文件？
丢 弃 丢 弃 难 以 判 断
分 类 还 原 丢 弃 保 管
是不是重复的文件？
取 出
*注：从“分类”到“还原”、
“丢弃”才算整理
是不是今后不再用到 的文件？
暂 且 保 留
很快又用到的→保管
1年都没用到的→丢弃
用后还原位



准备工具：①托盘②透明 文件夹③口袋状的大文件 夹④小文件柜或抽屉式的 小信箱⑤大纸盒 文件分为“正在办理状态” 和“保存状态” 文件最好统一A4格式，小 文件订在A4纸上，以防丢 失 把大文件夹的颜色统一 （如：蓝色放预算，黑色 放资料类等）
正在办理状态——托盘的使用方法
请求书/合同/企划书/ 准备仔细阅读的邮件 等，最好放双层托盘 中（页数多的也可以 放进透明文件夹中） 双层托盘的上层放新 文件，下层放旧文件 （具体的顺序就是 “新文件”-“保留文 因为都是近期要处理的文件， 件”/“待办文件”“已办文件”），总 托盘应放在办公桌比较显眼 之，就是按照时间来 的地方 排序的
（三）规则越简单越好

整理不能过细
导致花费时间太多 导致方法太繁琐，自己都记不住

整理的不彻底也没关系
能比之前少浪费一些时间，就很好了

整理术还有一项原则就是：
可干可不干的事，就应尽可能地偷懒
（四）开始整理吧
目的
为了获得更多的自由时间
整理术
不依靠记忆力与意志力 统一化、一元化、自动化 执行规则，彻底执行
3.大脑的整理

将“必须要做的事情”和“需要记住的事情”， 全部写在TODO列表上 对无须自己亲历亲为的工作，尝试委托给他人 制定检查目录，使得每个人都可以同样地完成 工作，不会因个人能力出现偏差。为了按期完 成任务，检查目录在月底或任务deadline的时 候会由邮件自动发送到相关成员的邮箱中 尽量在自己喜欢的地方工作

2.电脑及电子邮件的整理

按规则备份
选定固定的日期给重要的文件全部备份（包括文
件、邮件、日程表、TODO等） 随时把重要的工作文件全部打印一份

设定主题→搜集海量信息：口口相传、报纸、 杂志、书籍、网络（将订阅电子杂志的邮箱和 工作邮箱分开）→甄别有用的信息 邮件打开后只读一遍，需要回复的话，读完立 即回复；无法回复的放在“未阅读”那一类
办公桌及文件 电脑及电子邮件 头脑 时间
各种整理方法
2013-1-7
超级整理术
一、目标——提高工作效率
严格执行事先制定好的工作计划，并且一定要 完成。 把自己的工作安排给部下，并且让他们达到和 自己做一样的效果。 不把时间浪费在找东西上。 争取安排出工作以外的自由时间。

二、“超级整理术”的内容
（一）整理的对象是什么 （二）只要制定了规则，不需要记忆力 （三）规则越简单越好 （四）开始整理吧
如何制定规则？

几个要点如下：
其基础为“统一化”、“一元化”和“自动化” 制定原则，彻底执行
争取减少时间的浪费
不过分整理 有效利用整理出来的时间
“统一化”、“一元化”和“自动化”


“超级整理术”的基础是“统一化”、“一元化”和 “自动化” 比如，给文件取名时，最好有一定的规则（统一化）， 文件尽量集中保管在一定的地方（一元化），“备份 保存资料”这些定期作业，应实用软件进行管理（自 动化）
统一化 一元化 自动化
制定原则，彻底执行

以电脑内部资料的整理为例，其规则如下：
文件的名称应统一 文件夹应分类进行保管 设一个“临时保管文件夹”，专门存放未经整理
的文件 定期对资料备份保存 用桌面快捷方式进行搜索
来自百度文库
规则制定后，不需要费心记忆，只要多运用几 次，把它当做习惯，严格遵守就可以了。

清晨就处理掉许多工作，可以保持一天好心情 在能够努力工作的时间段高度集中精力工作，禁 止电话、会话（闲聊或讨论工作）、外出

（二）规则设计（时间管理）

1.先把工作分类
操作类
思考类

2.尽量提高操作类工作的效率 3.确保有时间留给自己
操作类
思考类

操作类
思考类
留给自己的时间

制定规则会花费一点时间，但不要觉得麻 烦。等把规则运用的得心应手时，曾经花 掉的时间都加倍返回来了。

2.电脑及电子邮件的整理


3.大脑的整理


4.时间的整理

1.文件及办公桌的整理

整理的目的：
为了达到“你想要的东西伸手就能拿到，并方便使用”的最佳 状态。

整理的途径（制定规则）：
【不是“东西放哪儿了”→而是“什么东西该放哪里”】 ——这一规则越简单越好

几点注意：
学会扔东西——判断是否丢弃的法则 用后还原位——给文件分类，放在固定的位置，方便查找 尽量不打印——信息尽量存电脑里，取好名字，方便检索

正在办理状态——文件夹的使用方法




1.根据项目分类，将相 关文件放入统一的文件 夹内 2.封面用A4纸写封面 （包括项目名称/合作方 名称/开始日期等） 3.按顺序保管到通明文 件夹内，使用频率高的， 集中在左侧 4.当文件夹摆满时，处 理掉右侧 大文件夹建议放在离办 公桌较近的地方，如文 件柜等