办公室超级整理术ppt课件

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Four-4超级整理术的理念
引进设计规律理念
1.先把工作分类
3.确保有时间留给自己
操作类 思考类
操作类 空闲时间 操作类 思考类
思考类
2.尽量提高操作类工作效率 操作类 思考类
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Four-5超级整理术的要点
其基础为统一化 一元化 和自动化 制定原则，彻底实行 争取减少时间浪费 不过分整理 有效利用整理出来的时间
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One 前言
状况
事多，脑子乱，无法集中 精力工作。
制定了计划，不能按计划 完成工作。
桌面乱，找不到文件
以为保持在电脑中的文件 找不到了，只要重做。
目标
争取安排工作以外的自由 时间
严格执行制定工作计划， 并且一定要完成
合理安排工作，团队合作
不把时间浪费在找东西上
擅长整理工作的人，不仅是重要文件，就连TA头脑里的创意和所掌握
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Three-2使办公桌成为舒适的工作地的整理规则
上方的抽屉：放笔、图章， 透明胶带
中层抽屉：正在办理的文 件
下层抽屉：已办，需保存的 文件
下班后可以不要整理
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Four 书籍 杂志 名片的整理
书籍 摘录笔记-保存到电脑 有价值的书籍保存到书柜 杂志 有用信息保存方法到电脑 扫描或者可以剪下 名片 定期整理 名片上标注初次见面时间、地址、外貌特征 分为：频繁打交道和不会来往的，前者用名片夹保存，后者放入一个纸盒保存
工具 托盘 透明文件袋 口袋式的透明文件袋 小文件柜 大纸盒 文件分类： 正在办理状态：与目前手头工作有关；过目后需要保存的资料。 已办、需保存状态：已处理完毕，需要保存的。比如合同，发票等。
。
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Two-1及时整理资料的方法
正在办理文件和已办需保存文件的整理方法：
需要保存的分为三类： 1.近期需要用到的； 2.需要存放起来的； 3.不知以后是否需要，暂且保存起来的。
Three 不整理的威胁
迷失方向，弄错工作的顺位。 浪费时间和头脑。 工作效率低下
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Four -1不擅长整理的特点
工作速度慢，晚间以及休息日经常加班。 经常花时间找东西。 忘性大，由于不小心造成的失误很多。 脑中经常在思考多项工作，或者思维混乱。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
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Fra Baidu bibliotek
Part Two
超级整理术
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02 文件和办书桌的整理
One
Two
Three
Four
创造最好的工 及时整理资料获
作环境
得有效利用信息
使办公桌成为 书籍杂志名片 舒适的工作地 的整理
five
整理的目的
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One-1 创造良好工作环境方法
分类
还原
丢弃
重 要
保管
写上项目名称
暂时保管的文件用专门的箱子保存 定期清理。
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Three-1使办公桌成为舒适的工作地的方法和目的
目的 想要什么东西立即能拿到 减少找东西的时间 方法 常用的东西放在桌上 东西摆在固定的位置 忘抽屉里摆东西也要有固定的位置
整理的最 终目的： 需要的东 西能尽快
拿到
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Four-6整理的对象
文件及办公桌的整理 电脑及电子邮件的整理 头脑的整理 时间的整理
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Four-7方法：设立规则
比如整理电脑内部资料 给文件取名时要统一方法 文件包应分类进行保管 设一个临时保管公文包专门存放未经整理的文件。 定期把资料备份保持 用桌面快捷方式进行搜索 规则越简单越好 规则一定要可行 整理方法不能过细 可干可不干的事情就尽可能的偷懒
取出
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One-2 细节
判断文件该不该保留的方法 是不是已办文件 是不是重复文件 是不是今后不在用到的文件 无法判断今后是否还有用时，我推荐暂且保留
用过归还原位很重要 尽量少使用纸质文件： 把信息尽量保存在电脑，只要给文件取好名字，随时可以在电脑中搜寻到。
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Two-1及时整理资料的方法
超级整理术
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CONTENTS
This Is A List
01 为什么需要整理 02 文件和办公桌的整理
03 电脑和电子邮件的整理
04 大脑信息的整理
05 时间整理
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Part One
超级整理术
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01 为什么需要整理
One
前言
Two
目的
Three
威胁
Four
内容
的技能，也都会一一进行整理。而且TA雷厉风行。因为不优柔寡断，加上 心里有数，所以一般不会做出错误判断。因为TA时间充裕，所以能不断地 有新的创意涌现。
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Two 目的和效果
提高工作效率
思路变清晰。 容易找到东西。 更容易产生创意。 工作更有实效。 空闲时间增多。
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Four-2不擅长整理的原因
懒惰 不知道整理的技巧。 不会设定规则。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
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Four-3适合学习整理的人群
上班时间内总是完不成工作。 上班总是不顺，很难往下开展。 文件和资料经常丢失；文件和资料不知放哪了，经常寻找。 电子邮件多的来不及看。 不知该怎么整理电脑内的资料和信息。 办公桌周边环境又乱又脏。 面对一项重要工作，无法全神贯注。 面对工作，总想着拖延。 希望能早点结束工作，有休闲时间。 已经竭尽全力，周围人的评价不高。 度过很多关于整理的书，但依然没掌握整理的方法。
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Two-2 细节
统一文件大小形状，不同形状文件保存，尽量订书针装订，以免遗失； 利用文件夹的颜色进行文件区分 把操作中的文件放入透明文件夹中，方便增减纸页。 正在办理中的文件，按照项目分开保存，项目相关内容一起放置，可以使用多个
口袋的透明文件夹。可以给透明文件夹加上封面，写上项目名称和日期，多个透 明文件夹可以保存在大的文件架里面。 正在办理的文件还原尽量放在保存文件架的左边。 已办理，需保存的文件按照项目内容分类，按照顺序进行保存。
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Two-3 托盘细节
新到文件或者准备仔细阅读的邮件使用托盘
新到文件 放在上层 保留文件 浏览过，未处理完的文件 放在下层 办完的文件 丢弃或保存
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Two-4 保存、分类文件细节
重要的已办文件用大文件夹保管
加标签
文件夹的分类方式
按字母排序分类 按项目分类 按内容分类 按客户名称分类 按日期分类