办公室超级整理术55页PPT
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精选办公室7S管理规范教材PPT52页
提问
1、图片中存在什么问题？
2、为什么会产生这样的问题？
3、会产生什么样的影响？
4、我们应该怎样做？
整顿
含义
将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序
确定物品放置场所
物品分类摆放
进行标识
问题点
怎么办？
提问
要领
彻底整理，只留下需要的物品
要领
根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法
合理利用空间，100%定位放置
要领
利用各种颜色、数据等进行标识
问 题 点 在 哪 里？
问 题 点 在 哪 里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
养成降低成本习惯，加强作业人员减少浪费意识教育。
要领
1.能用的东西尽可能利用 2.以自己就是主人的心态对待企业的资源 3.切勿随意丢弃，丢弃前要思考其剩余之使用 价值 Leabharlann 整理整顿清扫
小组讨论
早上7S
办公室7S活动
1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
要主动整理、整顿传真？
传真是客户传递过来的信息，对公司 和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。
打印前，我们应该做什么？
确认打印机是否正常工作 ①小故障请按照提示排除 ②无法解决时，请及时与管理员联系确认打印纸 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内 ③发现纸张快用完时，请及时领取
1、图片中存在什么问题？
2、为什么会产生这样的问题？
3、会产生什么样的影响？
4、我们应该怎样做？
整顿
含义
将需要的物品，摆放成谁都清楚并便于使用的状态。━即寻找时间为零
目的
工作场所一目了然消除找寻物品的时间井井有条的工作秩序
确定物品放置场所
物品分类摆放
进行标识
问题点
怎么办？
提问
要领
彻底整理，只留下需要的物品
要领
根据种类、空间、区域、防护规定摆放方法
合理利用空间，100%定位放置
要领
利用各种颜色、数据等进行标识
问 题 点 在 哪 里？
问 题 点 在 哪 里？
清扫
含义
经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉
目的
养成降低成本习惯，加强作业人员减少浪费意识教育。
要领
1.能用的东西尽可能利用 2.以自己就是主人的心态对待企业的资源 3.切勿随意丢弃，丢弃前要思考其剩余之使用 价值 Leabharlann 整理整顿清扫
小组讨论
早上7S
办公室7S活动
1、检查你的着装状况和清洁度2、检查是否有物品掉在地上，将掉在地上的物品都捡起来3、整理和彻底清洁桌面4、检查存放文件的位置，将文件放回他们应该放置的地方5、扔掉不需要的物品，包括抽屉内的私人物品6、检查文件柜、书架等，将放得不恰当的物品改正过来
要主动整理、整顿传真？
传真是客户传递过来的信息，对公司 和我们的工作都是非常重要的。不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。
打印前，我们应该做什么？
确认打印机是否正常工作 ①小故障请按照提示排除 ②无法解决时，请及时与管理员联系确认打印纸 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内 ③发现纸张快用完时，请及时领取
办公室5S管理ppt课件
实施要领
类 别
必 需 物 品
使用频度
每小时 每天 每周 每月
处理方法
放工作台上或随身携带 现场存放（工作台附近) 现场存放 仓库存储(或现场存放)
备注
非 必 需 物 品
三个月
半年 一年 两年 未定 有用 不需要用 不能用
仓库存储
仓库存储 仓库存储（封存） 仓库存储（封存） 仓库存储 变卖/废弃 废弃/变卖
●上层领导经常带头检查，以示重视。
•养成“爱洁癖” •早晨洗脸、涮牙；
素养的含义
含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养 成一种习惯。 目的
实施要领
●长期坚持，才能养成良好习惯； ●服饰、仪容、及识别标识； ●制定礼仪守则 ●制定共同遵守的规则、规定；
让员工自觉遵守规章制度 养成良好习惯铸造团队精神
“5S”的来源（二）
●“5S”是日文SEIRI(整理)、SEITON(整顿)、SEISO(清扫)、
SEIKETSU(清洁)、SHITSUKE(修养)这五个单词，因为五个
单词日文外来词汇罗马文评写第一个字母都是“S”，所以日 本人称之为“5S”。
●
随着管理水平的提高，有的公司在原来5S的基础上又增加了 习惯化（Shukanka） 、认真努力（Shitsukary）、不罢休
整顿“三要素”：场所、方法、标识 整顿“三定”原则：定点、定容、定量
物料寻找百态
所需物品 没有了 寻找后没 有找到 寻 找 好不容易 找到了 急忙订货 订货
糟糕！
后来又找到
可惜！ 下班了 不良品不能使用
数量不够
太多了！ 立即找到 （寻找时间 为 0）
立即能使用
我最好！
数量太多
合适
精选办公室5S管理PPT82页
5S是什么
可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费， 提高工作效率
5S是什么
推动5S的好处
当我们去拜访一家公司时，第一印象是最深刻的，如果他给我门的第一印象是整齐、干净、亮丽、雅致，那么我们必定会认为这家公司的制度很完善，管理上轨道，而其品质也不致太差。无形中对其产品增加了许多信心。
误区6——我们是搞技术的，做5S是浪费时间
误区5——工作太忙，没有时间做5S
误区说明： 这是把5S与工作对立起来的错误认识。 ——工作太忙了，根本没有时间做5S。还有的甚至说，有 时间做5S的话，还不如多生产一些产品。 这种认识最容易传染，危害性极大。 ——说话者始终强调的是生产的重要性，听起来好像无可挑剔，因此危害性极大。 正确认识： 首先就要摒弃错误的认识。 其次认真对待5S活动，把它当做工作的一部分而且是十分重要的部分。
目的
保证人身、财产安全， 减少损失
6S的关系
清洁
素
养
整顿
清扫
整理
推动
安 全
管理水平提升
对5S活动的认识误区
误区 1——我们公司已经做过5S了 误区 2——5S就是把现场搞干净 误区 3——5S只是生产现场的事情 误区 4——5S活动看不到经济效益 误区 5——工作太忙，没有时间做5S 误区 6——我们是搞技术的，做5S是浪费时间 误区 7——我们这个行业不可能做好5S 误区 8——我们的员工素质差，搞不好5S 误区 9——认为5S活动推进就是5S 误区10——开展5S活动主要靠员工
L-com Suzhou
*
（2）抽屉（供参考）： 办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置左侧第一抽屉内；空白稿纸、各种空表格、信封、名片、记事本等放置第二抽屉内；个人的参考资料、书藉及个人物品等，可放置第三抽屉；
可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费， 提高工作效率
5S是什么
推动5S的好处
当我们去拜访一家公司时，第一印象是最深刻的，如果他给我门的第一印象是整齐、干净、亮丽、雅致，那么我们必定会认为这家公司的制度很完善，管理上轨道，而其品质也不致太差。无形中对其产品增加了许多信心。
误区6——我们是搞技术的，做5S是浪费时间
误区5——工作太忙，没有时间做5S
误区说明： 这是把5S与工作对立起来的错误认识。 ——工作太忙了，根本没有时间做5S。还有的甚至说，有 时间做5S的话，还不如多生产一些产品。 这种认识最容易传染，危害性极大。 ——说话者始终强调的是生产的重要性，听起来好像无可挑剔，因此危害性极大。 正确认识： 首先就要摒弃错误的认识。 其次认真对待5S活动，把它当做工作的一部分而且是十分重要的部分。
目的
保证人身、财产安全， 减少损失
6S的关系
清洁
素
养
整顿
清扫
整理
推动
安 全
管理水平提升
对5S活动的认识误区
误区 1——我们公司已经做过5S了 误区 2——5S就是把现场搞干净 误区 3——5S只是生产现场的事情 误区 4——5S活动看不到经济效益 误区 5——工作太忙，没有时间做5S 误区 6——我们是搞技术的，做5S是浪费时间 误区 7——我们这个行业不可能做好5S 误区 8——我们的员工素质差，搞不好5S 误区 9——认为5S活动推进就是5S 误区10——开展5S活动主要靠员工
L-com Suzhou
*
（2）抽屉（供参考）： 办公用品一般的常用品：笔、订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，集中放置左侧第一抽屉内；空白稿纸、各种空表格、信封、名片、记事本等放置第二抽屉内；个人的参考资料、书藉及个人物品等，可放置第三抽屉；
办公室超级整理术ppt课件
THANK YOU
SUCCESS
2019/5/5
Part Three
超级整理术
03 关于电脑和电子邮件整理
One
Two
Three
Four
充分使用电脑 电脑内信息整理 的功能
输入信息制定 邮件的迅速整
规则
理
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。 为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。 两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成 习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“ 使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断 邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单） 无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
分类和搜寻的出发点：少花 时间，不需要记忆
Two-3 管理电脑内信息
办公室5S管理方法及技巧(PPT62页)
含义： 每位成员养成良好习惯，Leabharlann 遵守规则做事 培养主动积极的精神。
目的： ❖培养好习惯，遵守规则的员工； ❖营造良好的团队精神。
二、5S的功能
“素养”的做法/示例：
❖应遵守出勤、作息时间； ❖工作应保持良好的状态（如不可以随意谈天说笑, 离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零售等）； ❖服装整齐，待好识别卡； ❖待人接物诚恳有礼貌； ❖爱护公物，用完归位； ❖保持清洁； ❖乐于助人。
定，且应更加具体化、细节化。
❖5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养 ❖5S就是一切改善活动的基础
❖整理是基础中的基础 ❖5S是标准化的基础
❖整理是物品放置方法的标准化 ❖整顿使“寻找”消失 ❖“打招呼”是教养的第一步 ❖整顿“不同意见”是5S的第一步 ❖5S不只是全员参与，更要全员实践
❖机械的清扫就是点检 ❖借5S提高公司形象 ❖借5S提高公司信用 ❖整顿就是定位置、定品目、定数量
3、常清扫：
实施内容 ： ➢ 办公室、办公桌、文件的清扫。
实施方法 ： ➢ 领导办公桌明确划分为本人清扫责任区。每日例行5分钟 清洁，办公室外及室内其他区域可由他人协助完成； ➢ 过期文件、报章杂志由秘书及时清理； ➢ 邀请安排领导参与员工清扫活动 。
4、常清洁：
实施内容 ： ➢ 接受清洁检查和巡查； ➢ 主动不定期巡查。
➢监督检查
这个阶段的目的是通过不断监督，使本企 业的5S执行文件在每位员工心中打下“深刻的 烙印”，并最终形成个人做事的习惯。本阶段 可以与ISO9000质量体系中的内部质量审核活动 结合起来进行。
由上可见：
在实施ISO9000的企业中推行5S管理，既 可以充分利用ISO9000的原有资源及过程，又 可以对ISO9000的实施起到良好的促进作用， 是一项事半功倍的工作，值得我们去推广。
目的： ❖培养好习惯，遵守规则的员工； ❖营造良好的团队精神。
二、5S的功能
“素养”的做法/示例：
❖应遵守出勤、作息时间； ❖工作应保持良好的状态（如不可以随意谈天说笑, 离开工作岗位、看小说、打瞌睡、吃零售等）； ❖服装整齐，待好识别卡； ❖待人接物诚恳有礼貌； ❖爱护公物，用完归位； ❖保持清洁； ❖乐于助人。
定，且应更加具体化、细节化。
❖5S就是整理、整顿、清扫、清洁、素养 ❖5S就是一切改善活动的基础
❖整理是基础中的基础 ❖5S是标准化的基础
❖整理是物品放置方法的标准化 ❖整顿使“寻找”消失 ❖“打招呼”是教养的第一步 ❖整顿“不同意见”是5S的第一步 ❖5S不只是全员参与，更要全员实践
❖机械的清扫就是点检 ❖借5S提高公司形象 ❖借5S提高公司信用 ❖整顿就是定位置、定品目、定数量
3、常清扫：
实施内容 ： ➢ 办公室、办公桌、文件的清扫。
实施方法 ： ➢ 领导办公桌明确划分为本人清扫责任区。每日例行5分钟 清洁，办公室外及室内其他区域可由他人协助完成； ➢ 过期文件、报章杂志由秘书及时清理； ➢ 邀请安排领导参与员工清扫活动 。
4、常清洁：
实施内容 ： ➢ 接受清洁检查和巡查； ➢ 主动不定期巡查。
➢监督检查
这个阶段的目的是通过不断监督，使本企 业的5S执行文件在每位员工心中打下“深刻的 烙印”，并最终形成个人做事的习惯。本阶段 可以与ISO9000质量体系中的内部质量审核活动 结合起来进行。
由上可见：
在实施ISO9000的企业中推行5S管理，既 可以充分利用ISO9000的原有资源及过程，又 可以对ISO9000的实施起到良好的促进作用， 是一项事半功倍的工作，值得我们去推广。
超级时间整理术整理完毕课件
1、为你的时间估值
• 如果你发现自己常常在做着大大低于自己时 间价值的活，那就要质问自己为什么还要继 续做下去。 • 当你计算出你每小时的货币价值时，你就会 以一种完全不同的方式来看待你的时间
2、是司机就不要争做好厨子
• 勉ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ • 尚可 • 精通
勉强 尚可 精通
集中精力于你的精通事项，不仅会使你 的工作更加愉悦，而且你所在的组织也会从 中获益。
1、永远完不成的事项清单
你清单上有26个事项，你完成了8项， 实际上你完成的8项正好是最容易办到的那 8项
2、价值10万元的主意：每天结束的时候写下 明天你要做的五件最重要的事情 只能是五项最重要的事情，而不是五项 最容易办到的事情，不是五项最快能办到的 事情，也不是五项最紧急的事情，而是五项 真正最重要的事情。
总结：求你时，即是所要回报的最好时机！！
3、对让你欲罢不能的网络世界勇敢地说“不”
• 站起来，后退几步，关掉电源 • 通过采取身体行动，你能更清楚的看到事 情在进展而不是停留在想的阶段
五、为什么加班的总是我
• 加班≠加薪，加班≠升职，加班只是你在做 白天本应该完成的工作，为什么要加班？ • 是工作实在太多？ • 委派给你的工作根本不适合你？ • 还是你的工作时间被各种“碎片”占据了？
六、快乐生活是整理出来的
6、经常感慨：“时间不够用，真的不够用，要 是一天有36个小时就好了 7、没时间打扫，于是屋子里越来越乱，你需要 花很多时间才能找到剪刀、钥匙、茶叶…… 8、你的桌面堆积如山，你找不到昨天的会议记 录，也找不到今天开会的文件，你着急、抓 狂…… 9、你没时间整理衣柜，于是每天早上，你翻箱 倒柜，只为了找一件衬衫搭配你的外套 10、基于面对节约时间的方法，你都会说： “这很好，但我实在没时间学！“
超级整理术PPT课件
第一章：为什么我们需要整理
三．“超级整理术”的内容 ----整理的对象是什么
四大类：文件及办公桌的整理；电脑及电子邮件的整理； 大脑的整理；时间的整理。
----只要设定了规则，不需要记忆力：
规则如下：文件的名称应统一；文件夹应分类进行保管；设一个 “临时保管文件夹”，专门存放未经整理的文件；定期对资料 备份保存；用桌面快捷方式进行搜索。
周期性
实效性
第四章：关于大脑信息的整理
三．争取把工作委托给他人： “操作型”的工作； “思考型”的工作。
四．用检查目录进行整理会更高效：
➢ 无论谁都适用的规则： ✓ 月末工作的检查目录； ✓大扫除时的检查目录； ✓早上出勤时检查目录； ✓最后离开办公室时的检查目录； ✓面试时的检查目录；
第四章：关于大脑信息的整理
----以“高效工作”为目的并且实践性很强的整理术
×
不仅仅是为了整理干净
○
是为了提高工作效率
第一章：为什么我们需要整理
二．不擅长整理，会拖事业的后腿： ----不擅长整理人群的常见倾向：
☆ 工作速度慢，晚上以及休息日经常加班；
☆ 经常把时间花在找东西上；
☆ 忘性大，由于不小心造成的失误很多；
☆ 脑中经常在思考着多项工作； ☆ 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”。
无论是工作还是休闲，都与其进行的时间段无关， 重要的是，要充分高效地利用时间。
课 程 内 容
工作再忙要懂享受生活； 生活mage
谢谢您的观看！
就交给笔记本电脑 这个“小秘书”吧，
自己集中精力进行
➢ 这个时代，IT知识很重要；
“思考”
➢ 把电脑当作自己的“外脑”；
➢ 把信息集中在一台电脑内；
办公室超级整理术
整理办公室的重要性
提高工作效率
整洁有序的办公环境有助于快速 找到所需物品，减少无谓的寻找
时间，从而提高工作效率。
提升专注力
一个整洁的办公环境可以减少 干扰和杂乱，帮助人们更加集 中精力地工作。
促进身心健康
一个整洁有序的办公环境有助 于减轻压力，减少焦虑和疲劳 ，对身心健康有益。
提升形象
一个整洁有序的办公环境可以展 现出专业和有条理的形象，有助
分类整理
将办公用品按照使用频率 和类别进行分类整理，方 便查找和使用。
标签标注
为常用办公用品添加标签， 以便快速识别物品用途， 提高工作效率。
电子设备整理
充电线整理
电子设备保养
将充电线缠绕好并固定在电子设备旁 边，避免杂乱无章。
定期对电子设备进行保养和维护，延 长使用寿命。
电子设备归类
将电子设备按照类型进行归类整理， 方便查找和使用。
制定整理时间表
设定一个合理的整理时间，可以是每天、每周或 每月，确保有足够的时间来完成整理任务。
划分整理区域
将办公室划分为不同的区域，如文件区、办公用 品区、会议区等，以便有针对性地进行整理。
使用整理工具
文件分类与归档
01
使用文件夹、文件盒、标签等工具，将文件进行分类和归档，
方便查找和管理。
办公用品归纳
文件夹层级不宜过深，以免造成管理混乱和 查找困难。
定期清理和归档
定期清理和归档不再需要的电子文件，保持 文件夹的整洁和有效性。
使用云存储
使用云存储可以方便地备份和共享电子文件， 提高文件的安全性和可访问性。
06
提高工作效率的整理技巧
制定整理计划
确定整理目标
办公室5S培训教材(PPT 55页)
步
有一种பைடு நூலகம்抑感
c) 没有用的东西堆了很多，处理掉又舍不
一
得，不处理又占用空间
点 d) 工作台面上有一大堆东西，理不清头绪 点 e) 每次找一件东西，都要打开所有的抽屉
箱柜狂翻
f) 环境脏乱，使得上班人员情绪不佳
g) 制订好的计划，事务一忙就“延误”了
每天都被这些小事缠绕，你的工作情绪就会 受到影响，工作效率也会大大降低！！
每 天 + 基础不扎实的“ 建筑物” 经不住狂风暴雨的袭击。 进 步 + 如同对人来说，华丽的衣裳有钱就能买到，而强壮的体质 一 靠的是日积月累的锻炼。 点 + 5S是普普通通，简简单单的几个字，但是再简单的事不去 点 做或没有彻底地去执行也不会有效果
5S真的有这么神 奇吗 ？？？
每 天 进 + 1955年，日本企业提出了整理、整顿2个S。 步 后来因管理的需求及水准的提升，才陆续 一 增加了其余的3个S，从而形成目前广泛推 点 行的5S架构，也使其重点由环境品质扩及 点 至人的行动品质，在安全、卫生、效率、
每
天
现场检查
进
步
一
点
点
5S 好！ 16
每
天
要领
进
步
要区分
一
对待!
点
点
暂时不用的
马上要用的
长期不用的
17
每
天
要领
进
步
一 点 例如：
点 减少文具使用数量
减少文件保存数量
减少电话使用时间
缩短会议时间
将需要的物品的数量降 到最低程度
18
每
天
要领
进
步
一