电子文件管理暂行办法(部分)

电子文件管理暂行办法(部分).txt32因为爱心，流浪的人们才能重返家园；因为爱心，疲惫的灵魂才能活力如初。渴望爱心，如同星光渴望彼此辉映；渴望爱心，如同世纪之歌渴望永远被唱下去。由于涉及秘密问题，我做了修改，望大家内部参考。

****电子文件及电子档案管理暂行办法

第一章总则

第一条为加强****电子文件和电子档案的管理，根据国家档案局《电子文件与电子档案管理规定》、 GB/T17678. 1－1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求电子文件归档与档案管理》和《****档案工作规定》制定本办法。

第二条电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等载体上，并可在网络上传递的数字代码序列。

第三条电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和软、硬件说明。

第二章电子文件和电子档案管理原则

第四条****电子档案是****档案的重要组成部分，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。

第五条 ****企事业单位档案部门是电子档案的归口管理部门，必须对电子文件的形成、积累、整理、归档及电子档案实行全过程管理。电子文件形成部门要予以协助和支持。

第六条电子文件形成部门是电子文件积累和归档的责任部门，单位档案部门行使业务指导与监督职能。

第七条单位档案部门负责电子档案的归档、整理、保管和提供利用工作。

第八条具有重要保存价值的电子文件必须适时生成纸质文件等硬拷贝，归档时必须将电子文件与相应纸质文件等硬拷贝一起归档，并保持其内容的一致性。

第九条为保证电子档案的真实性、完整性和安全性，各单位从电子文件形成阶段起各个阶段都要严格控制，制定相关的管理制度。

第三章电子文件的形成、积累

第十条各单位应将电子文件的形成、积累、整理、归档工作纳入形成部门和有关人员的职责。电子文件形成部门从申请立项开始，应指定专人负责电子文件的积累工作。

第十一条电子文件的格式、编号、编制、更改、签署和版次管理应符合有关规定。

第十二条电子文件形成部门在积累过程中必须对电子文件进行分类整理、编目，按其形成规律排序存储。

第十三条电子文件形成部门在积累时必须建立电子文件登记制度，按附表A进行登记。

第十四条归档前电子文件形成部门应全面检查电子文件内容的完整、准确、系统和可读性，并添加说明文件，对电子文件的功能及支持软件、硬件、密钥或解密程序等进行说明。

第十五条电子文件形成部门应将各类电子文件按归档要求及时向档案部门归档移交，不得私自留存。

第四章电子文件的收集与归档

第十六条电子文件的收集、归档范围

（一）电子文件分为数据类电子文件和程序类电子文件。

1．数据类电子文件是指由计算机应用程序产生或由数据采集系统获得的并可通过应用程序来识别的电子文件。其存在形式包括：文本文件、数据文件、声音文件、图形文件、图像文件、影像文件、超文本文件等。

2．程序类电子文件是指计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件。包括操作系统、语言处理系统、应用程序、控制程序及相关软件文档。

（二）档案部门负责电子档案的收集工作。

（三）电子文件的归档范围

数据类电子文件的归档范围：参照****档案管理的有关规定执行。

程序类电子文件归档范围：执行程序、源代码及用户手册和使用说明书等相关软件文档。

第十七条电子文件归档时间

（一）数据类电子文件

1. 产品研制、工程设计电子文件在阶段任务结束后三个月内归档。

2. 试验数据电子文件应在试验结束后及时归档。

3. 科研课题电子文件应在课题评审、鉴定后及时归档。

4. 基本建设项目电子文件在工程竣工验收后及时归档。

5. 设备、仪器仪表电子文件在验收后及时归档。

6. 文书和财会等其它数据类电子文件按纸质文件的归档时间归档。

（二）程序类电子文件在软件验收或鉴定后立即归档。

第十八条电子文件归档方式

电子文件的归档可以采用物理归档和逻辑归档的方式进行。

（一）物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上向档案部门移交的过程。

（二）逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原有存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。

第十九条电子文件归档要求

（一）对于程序类电子文件及重要的数据类电子文件必须实行物理归档。

（二）实行物理归档的要求

1．把带有归档标识的电子文件集中制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时复制第三套，异地保存。对于加密电子文件则应解密后再完成归档工作。

2．归档电子文件采用的载体类型顺序分别是：只读光盘、可擦写光盘、磁带等。避免使用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3．将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表（登记表见附表B的表B1）。

4．归档电子文件的存储格式应符合要求，归档手续齐全。

5．归档的电子文件有压缩的，将压缩工具一并归档。

6．归档的电子文件如须加密，应将密钥或解密软件同时归档。

7．归档的电子文件载体应保持与软、硬件环境的兼容性。

8．归档的电子文件同时存在有相应的纸质或其它载体文件时，其内容要保持一致。 9．归档的电子文件若需作“使用权限保护”应填写“电子文件使用权限保护单”，其格式及填写方法见附表D的表D1、表D2、表D3。

（三）实行逻辑归档必须具备的条件：

1．系统必须包含电子文件的归档流程。

2. 保证归档电子文件的安全。

3. 保证档案部门对归档电子文件的控制权。

4．档案部门具备对归档电子文件管理的设备和能力。

第二十条电子文件的归档验收

（一）各单位档案部门要对归档的电子文件的可读性、完整性、准确性、真实性和系统性进行鉴定与检查，确认电子文件信息内容、源数据和背景信息。