公文及公文处理.ppt

2019-9-11
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四、公文起草
（四）起草步骤
1．领受任务 2．调查研究 3．拟出初稿 4．协调修改 5．报请审批
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准确凝炼，地名、人名、数字、计量单位、标点符号等要 准确，防止拖泥带水，避免歧义；
庄重平实，不使用带有浪漫色彩的语言，不宜使用夸张、 比喻、拟人等修辞手法拟写公文。
公文及公文处理
学校办公室 xxx
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一、 概论
（一）公文的定义
1．党政机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公
务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施 行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情 况，交流经验的重要工具。
2．党政机关在管理活动中产生的，按照严格的、法定的程序和
2．决定 —— 时常用
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，
变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。《北京理大学关于
的
决定》
3．公告 —— 偶尔用
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。《校庆公告》
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二、公文种类
（二）公文的种类
4．通告 —— 偶尔用
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
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七、公文办理
（二）收文办理
1．签收：外查、验户、核对
2．拆封：
3．登记：来源、内容、处理情况
4．拟办：
5．批办：
6．分送
7．承办
8．催办
9．注办—标注办理情况
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七、公文办理
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我校公文处理的相关制度有：
《关于进一步加强我校行政公文处理工作的通知》 （校办字〔1997〕31号）
《北京理工大学行政公文格式》 （校办字〔2001〕26号）
《关于进一步规范行政公文处理及公文格式的通知》 （办发〔2007〕1号）
《北京理工大学党的系统公文处理规定》 （党办字〔2007〕56号）
行政系统的公文文种有13个 ，包括：决定、报告、请 示、批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、命令 （今）、公告、通告、议案。
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二、公文种类
（二）公文的种类
1．命令（令）—— 时常用
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行 政措施；嘉奖有关单位及人员。《北京理工大学令）
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（三）公文的作用
1．颁发政令、实施管理的作用 2．上传下达、互相沟通的作用 3．作为工作依据和凭证的作用 4．宣传教育的作用 5．规定人们行为规范的作用
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（四）公文的特点
1．从属性——从属于所在机关，体现其意图 2．综合性——政治、经济、科技、文教等 3．内部性——保密需要 4．整体性——各个环节的联系和规范 5．严肃性——精益求精，不能马虎
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用于向上级党 委报告、请示 工作，使用 “北理工党字” 代字
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用于向校外无隶 属关系的部门或 单位行文，使用 “北理工党函” 代字
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用于校党委向下级 发布重大政策、重 大决定事项、重要 通报事项、重要工 作部署，通知重要 事项，批复请求事 项等，使用“党发” 代字
除特殊情况外，“请示”或“报告”不得直接报送领导个 人。一般不得越级行文，尤其不得越级请示。“请示”应 一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。
向上级机关部门请示或报告工作，一律以“中共北京理工 大学委员会”或“北京理工大学”名义行文。
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向校内外无隶属关系的机关部门行文一般用“函” 。
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五、公文校核
（四）校核程序
1．接收文稿，查对登记 2．初步校核，提出意见 3．深入校核，改进一稿 4．印制清样，征求意见 5．综合意见，进行再改 6．呈送报批，送文注发 7．认真校对，检查样本
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六、公文签发
（一）主要负责人，分管领导 （二）联合行文：谁主办谁先签发 （三）多个部门：会签制度
报告、函复、函达）等。
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五、公文校核
（一）校核作用 （二）校核原则
1．依据的原则 2．质量的原则 3．效率的原则 4．精简的原则
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五、公文校核
（三）校核重点 1．行文关 2．政法关 3．文字关 4．格式关 5．手续关
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规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。
3．公文是各级各类党政机构、国家机构、社会团体和企事业单位
在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时 空的限制，为国家管理提供所需的信息。
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（二）公文的特性（上、中、下）
1．鲜明的政治性 2．有法定的作者 3．有法定的权威 4．有现实的效用 5．有特定的格式
通俗易懂，就是公文应当用现代白话文书写，力求明白易 懂，避免使用生僻字，非特殊情况，不得使用文言文或半 白半文的词语。
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称谓用语：本、你、该、我； 经办用语：经、业经、兹经； 引述用语：前接、近接、悉； 期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟请、希； 表态用语：照办、同意、不同意、可行； 征询期复用语：当（妥）否；或当否，请示。 过渡用语：为此、对此； 结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（通报、
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七、公文办理
（一）发文办理
1．注发工作：发授范围、阅读级限、紧急程度、机密 等级、发出方式、公文格式、印刷要求
2．发文登记：编号、成文日期、受文范围、公文标题、 附件、密级、签发人、份数、发出日期
3．公文印刷：准确、及时、规范、安全、保密等 4．分发邮寄：登记，电子
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四、公文起草
（二）文字表达
1．主旨表现要明确 2．材料选用要与主旨有关，要真实，要新颖 3．结构安排要合理、照应 4．表达手段要清楚（叙述、说明、议论文体） 5．语言运用要规范、庄重、准确、清晰
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四、公文起草
（三）起草方式
1．领导人亲自起草或主持起草 2．办公室起草 3．职能部门起草 4．联合起草 5．成立小组起草
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二、公文种类
（一）公种的功能
1．说明文性质 2．表示公文内容 3．表示行文方向 4．反映公文目的 5．提示不同公文特点
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二、公文种类
（二）公文的种类
党委系统的公文文种有14个，包括：决定、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、决议、指 示、公报、条例、规定。
12．函 —— 经常用
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和 答复审批事项。
13．会议纪要 —— 经常用
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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三、公文格式和行文规则
（一）公文格式
1．公文版头：居中 2．序号：首页左上角（№0001） 3．秘密等级：机密★五年（序号下面）(党左政右) 4．紧急程度：特急、加急、急件 （序号下面） 5．发文字号：办发〔2008〕1号 6．签发人 7．标题 8．主送机关 9．正文
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三、公文格式和行文规则
（二）行文规则
1．应当确有需要，注重实效，坚持少而精 2．按隶属关系行文 3．不能多头主送 4．涉及几个部门职权的要先协商一致 5．注意行文常规 6．分清主送机关和抄送机关 7．注意防止党政不分 8．明确发文权限 9．按程序进行公文处理
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向上级机关行文，一般应主送一个上级机关，多部门联合 上报可用“并报”形式；受双重领导的机关向上级机关行 文时，应写明主送和抄送机关。
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（五）公文的原则
1．实事求是——求真、求实、求纯、求严 2．按照行文机关要求，体现意图 3．严格遵守公文处理规定 4．准确、及时、安全、保密
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（六）公文处理人员的要求
1．做学习的模范 ——与时俱进 2．做讲政治的模范 ——遵纪守法 3．做求真务实的模范 ——文山会海 4．做埋头若干的模范 ——兢兢业业 5．做精通业务的模范 ——精通会懂
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三、公文格式和行文规则
（一）公文格式
10．附件 11．发文机关署名（行政公文只盖章） 12．成文日期 13．机关印章 14．印发范围 15．主题词 16．抄送机关 17．印刷版记 18．公文排印、用纸、装订
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用于学校办公室 向校内发布职责 范围内的事务或 向同级部门、校 外单位发函，使 用“办函”代字
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用于记载校领导 各种重大办公会 议的主要精神和 议定事项
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用于各职能部门向 校内公布或安排一 般经常性事务、部 门之间商洽工作等， 使用“XX函”代字。 如向学校党委或行 政呈文，则只用本 单位代字，不加 “函”
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四、公文起草
（一）基本要求 1．符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关的 指示，并同现行有关公文相衔接。 2．全面准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切 实可行。 3．词章要准确、严密、鲜明、精练 4． 文种使用要恰当，公文格式要规范 5．公文起草要及时、迅速，确保时效
（三）公文传阅 1．轮辐式——中心点 2．直送式——紧急、绝密，规定时间到 3．阅文室——绝密
5．通知 —— 经常用
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
6．通报 —— 时常用
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
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二、公文种类
（二）公文的种类
7．议案（我校无）
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表 大会常务委员会提请审议事项。
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用于经校长办公 会通过且经校长 亲自签发的规章 制度性公文。
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用于向全校公布重 大事项，如决定、 规定、办法、意见 等，使用“校X发” 代字
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用于公布涉及全 校一般经常性的 工作，转发上级 公文、校内各单 位公文等，使用 “X发”代字
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用于发布校内处 级干部任免通知， 使用“党干发” 代字
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用于向上级行 政主管部门请 示、报告，使 用 “ 北 理 工 XX” 代字
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用于向校外非隶 属关系单位行文， 使用“北理工XX 函”代字
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8．报告 —— 经常用
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
9．请示 —— 经常用
适用于向上级机关请求指示、批准。
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二、公文种类
（二）公文的种类
10．批复 —— 时常用
适用于答复下级机关的请示事项。
11．意见 —— 经常用
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
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同级部门可以联合行文，行政部门与同级党（群）组 织也可以联合行文。部门之间对有关问题未经协商一 致，不得各自行文。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄 送其另一上级机关。
党政部门应在各自系统内制发公文，不得相互发布指 令性公文，党政部门之间一般不得相互请示或报告。
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属于学校综合事务、需要全校各单位协同进行的工作，可以校 办名义行文。学校各委员会、领导小组决定的事项，一般由该 委员会或领导小组下设的办公室行文。
属于学校各职能部门职权范围内的事务，应由职能部门以“函” 的形式单独行文或联合行文，如各部门的工作要点、 工作总 结、工作计划、业务规定以及由各部门发起的评选表彰、资料 征集、会议通知、活动通知等。需经学校审批的事项，经学校 同意也可由职能部门行文，文中要注明经学校同意或经党委常 委会、校长办公会通过。