水利基本建设项目工程档案资料管理规定

水利基本建设项目（工程）档案资料管理规定

发文单位：水利部

文号：水办[1997]275号

发布日期：1997-7-4

执行日期：1997-7-4

第一章总则

第二章档案资料的管理

第三章工程档案资料的整理、汇总与移交第四章归档范围和保管期限表

第五章水利工程档案的竣工验收

第六章附则

第一章总则

第一条为了切实抓好水利基本建设项目（工程）档案资料（以下简称水利工程档案）管理工作，充分发挥档案资料在水利工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合水利基本建设项目（工程）的具体情况，制定本规定。

第二条水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部份，必须将其纳入基本建设项目管理工作的全过程，按统一领导、分级管理的原则，建立相应机构或配专人做好这一工作。

第三条水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个水利基本建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

第四条本规定适用于所有大、中、小型水利基本建设项目（工程），同时也适用于各单位办公楼、宿舍楼等小型基本建设项目与改建、扩建和技术改造项目。

第二章档案资料的管理

第五条各级基建部门应积极配合档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好本单位和本系统的水利工程档案工作。

第六条水利工程档案工作的进程要与工程建设进程同步。即所有基本建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计、施工、监理等协议（合同）时，要对水利工程档案（包括竣工图）的质量、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收（包括单位工程与阶段和竣工验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个项目的归档工作，应在竣工验收后三个月内完成（项目尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成）。

第七条水利基本建设项目（工程）在各阶段工程质量评定和竣工时，水利工程档案（特别是竣工图）达不到规定要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；

在规定期限内未完成归档任务的基本建设项目，不得评为优质工程。

第八条水利工程档案的整理质量，应是衡量工程（项目）勘测、设计、研究、施工、监理等工作质量的重要内容。因此有关单位在未完成归档工作（办理移交手续）前，建设单位不得返还其扣留的工程

（项目）质量保证金。对于归档质量优良的有关单位或责任人，建设单位可予以适当的奖励。

第九条工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各种材料按档案部门的要求进行收订、整理和立卷。各单位应加强对此工作的督促检查。未完成归档任务的，不算完成工作任务，更不能申报有关奖励（项目）。工作调动前必须交清有关档案资料（对于可告一段落的项目，还应按要求完成有关材料的立卷归档工作），否则，不能调动工作。

第十条各有关单位（包括建设、管理、监理、施工、勘察设计等单位和工程现场指挥机构，以下同）必须有一位负责人分管档案工作。建设单位要对水利工程档案负全责，其他有关单位也要各负其责。大、中型建设项目，特别是国家和省、部级的重点工程，建设单位在建设初期就必须设立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理有关工程建设的全部档案资料，并对有关业务部门档案资料的整理工作进行指导；管理单位也应在组建初期建立健全档案工作，为接收工程档案资料创造条件。

第十一条兴建国家重点水利基本建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的、符合要求的专用档案资料库房（具体标准可参见《档案馆建筑设计规范》），并为档案保管与利用配置必要的装具和设备；其他水利基本建设项目，也应为档案工作解决所需的库房、装

具和设备。其费用可分别列入工程总概算的管理房屋建筑工程项目类和生产准备费中。

第十二条各有关单位，要采取有效措施强化档案部门参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、设备资料和图氏的收集与整理工作。对于通过其他途径获得的与引进技术、设备有关的档案资料也应及时移交给档案资料部门统一管理，以确保有关文件材料的完整与安全。

第十三条建立水利工程档案管理登记制度，所有项目的建设与管理单位均应按期向上级主管单位的档案部门报送《建设项目档案资料管理情况登记表》（具体要求详见附件1）。

第十四条档案资料部门在加强收集工作的同时，要大力开展编研工作，完善提供利用手段与措施，努力提高管理水平，积极为生产一线提供服务，以充分发挥档案资料的作用。对于不能或暂不能公开的档案资料，应按有关单位提出的利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的水利工程档案，应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。

第三章工程档案资料的整理、汇总与移交

第十五条水利工程档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。

第十六条水利基本建设前期工作（如勘测、设计、科研等）产生的档案资料，除依据合同必须向委托或建设单位提供的材料和有关成果外，其余部分均应向产生单位的档案部门归档。

第十七条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件（单独立卷），按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位的图标上方加盖竣工图章（竣工图章的内容与规格详见附件2），并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待：

1、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图。

2、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新兰图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。

3、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。

第十八条反映建设项目过程的图片、照片（包括底片）、录音、录像等声像材料，是水利工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加