藏品管理系统资料

藏品管理系统

近二十年来，随着经济基础、科学技术和社会价值观念的巨大改变，上海科技馆在迅速地变化和发展，科技馆功能更趋全面和完备，因此工作节奏加快，工作内容增多增新。以前一个基本陈列几年甚至几十年不变，而现在库存藏品长年不动的状况不复存在，取而代之的是科技馆利用馆藏品频繁组织对外展览、临时展览，编辑有关展览、举办各类知识讲座等等，以求扩大科技馆的影响，吸引更多观众。在这种形势下，藏品进出库房成为常态，动态藏品的管理也日益成为科技馆藏品管理中极为重要的一环。随着科技馆业务工作的不断拓展，藏品的使用频率大大提高：经常变换主题的展览需要将藏品不断进行新的排列组合；目前科技馆和一些国家还出现了租借藏品的现象。凡此种种，都使藏品进出库房成为常态，而对藏品的盘点也日益频繁。

上海科技馆鱼类藏品管理现状

1）上海科技馆藏品室中鱼类标本共有700余种，其中展柜中的鱼类标本有200余种，存放在密闭室未放入展柜中的鱼类标本约500种。

2）密闭室由密闭柜组合而成，其外壳是由金属制造的，每一个密闭柜的深度约有1.2米。展柜是由玻璃制作而成，展柜中鱼类标本的摆放是基于美观方面的考虑。同时由于展柜是相通的，有的标本会出现串柜的现象。

3）目前上海科技馆还未建立鱼类标本的数据库，只是通过简单的ECXEL表格来存储鱼类标本的相关信息。

4）上海科技馆鱼类藏品管理是基于传统的管理方法，藏品出入库需要依靠大量的人力劳动来实现，盘点也需要人力把账目和实物一一核对，即浪费了人力物力，又浪费了财力。

本次藏品管理系统将对藏品保管部门，馆藏品数据库通过对藏品按海域、年代等方面的归类，给实物管理者可靠的参考，能更科学地加以归类存放。藏品存放位置的信息，又能使管理者很轻松地查到藏品存放的具体位置，发现其中不合理的情况并及时予以更正。借助计算机强大的统计功能，可在数秒之内完成过去整个部门几天才能完成的查询统计工作。对资料的修改、补充也会十分方便，可以对多项资料进行修改补充，并由计算机自动合成，形成新数据。采用FRID技术进行信息化管理，建立自己的藏品管理体系，对展品鱼类标本分配电子标签，记录其详细的信息，会使资料管理基本告别纸张笔墨记录的时代，不仅节省了大批印制各种表格、卡片、登记表、帐册的办公费用，而且将库房管理人员从繁琐重复的资料管理中解放出来，将主要精力投人到馆藏品的实物管理和藏品保护及藏品研究工作中去。另外通过FRID技术对藏品进行管理还可以减少藏品出入库和盘点的劳动强度，提高作业效率和准确度。

1、系统实现功能

1）标本分类管理

对展品鱼类标本分配不同的FRID标签，记录其详细的信息。把标本按照科属、海域和年代等进行分类，不同的种类放入不同的展柜。同时对同一展柜中的标本摆放要基于美观的考虑。这样标本管理人员就可以按照分类的标准（科属、海域等）进行查询，不仅能使标本更加科学地加以归类存放，而且还能调高工作人员的效率。

2）出入库的管理

在门口设立915读头，当贴有唯一RFID的鱼类标本经过门口时，读头将扫描到所有的标签，并在门口墙壁上的显示器上出现出入库管理的程序界面，其中包括所有要出入库的标本信息，同时可以进行选择出入库的操作和选择出入库的理由（新品入库、藏品归还、藏品借出、藏品参展，其它等）等。当完成一系列的出入库操作并核对无误后，该次的出入库信息即可通过网络传到后后台的数据库服务器上。另外，当门口的读头读到标签信息后有信号（如灯光闪动或语音提示）可提示工作人员要进行出入库的相关操作，工作完成人员完成出入库的操作后，灯光会自动消失。

3）盘点管理

对玻璃柜进行编号，贴上表示柜号的RFID标签，并且把标本划分到不同的柜号。当进行盘点时，工作人员手持RFID阅读器，先扫描柜号，然后扫描柜子里的藏品。手持RFID阅读器将显示本次读到的标签信息，工作人员确认后，该盘点数据即通过网络进入后台的数据库。工作人员依次进行盘点。当所有柜的盘点工作完成后，工作人员可从电脑终端查询并打印出盘点数和计算库存数的差异表，若出现盘赢或盘亏，工作人员可以复盘或者手工调整现有库存数。

计算库存数：通过期初和出入库数据计算后的期末数据。

盘点数：用手持RFID阅读器扫描的标签数。

2、系统整体结构

库房

整体系统图

系统整体流程：服务器、查询终端、路由器和终端操作机分别以有线的形式相连，当在终端操作机上完成标本的出入库后，其出入库信息会自动上传到服务器，工作人员通过查询终端可以查询出标本的出入库信息。手持盘点机与服务器是以无线的形式相连，在进行盘点工作时，手持盘点机扫描到的盘点信息会实时地传到服务器，工作人员也可以通过查询终端来获得标本的盘点信息。

库房

库房系统图

出入库流程：在库房门上安装有读头，可以读取出入库标本的信息。另外对库房内的展柜进行编号，并对每一个展柜贴上唯一的RFID标签，不同的展柜用来存放不同类别的标本。当工作人员要进行标本的出入库时，可以按照展柜的编号进行查找和存放，出入库的标本准备好后，经过库房门时，门上的读头就会读到标签信息，旁边用来提示工作人员完成出入库操作的提示灯就会闪动，来提醒工作人员在墙壁上的终端操作机上进行相应的出入库操作，当工作人员完成出入库的操作后，提示灯就会熄灭；当进行盘点时，工作人员应先用手持盘点机扫描柜子的RFID标签，然后拿手持机对此展柜中的标本进行盘点，手持机会通过无线网络将盘点信息上传到服务器。

挂壁式操作终端为安装在墙壁上带触摸屏功能的操作终端。当RFID读头扫描到有藏品出入库时，由工作人员选择出入库操作和出入库原因，并确认后数据存储到后台服务器。

盘点流程：当工作人员进行盘点时，只需将手持机对准展柜的FRID标签，就会读取关于此展柜的信息，后将手持机贴近展柜中的标本，它就会获取此展柜中标本的信息。这样即使有标本出现串柜的现象，也不会扫描重复。最后盘点的

信息会通过无线网络进入后台的数据库，以便进行盘点信息的核对。

远程查询：与服务器相连的每一台计算机，都可以用来查询标本的相关信息。工作人员可以利用服务器来进行出入库状况查询、库存查询、盘点查询等详细信息；同时，当新的标本入库时，工作人员可以把新标本的信息导入服务器。如果标本信息错误时，也可以对服务器中的信息进行修改。

服务器：用来存储最完整的标本信息，当标本的出入库、盘点等工作完成后，其信息都会上传到服务器。

3、应用时间

2010年12月份开始系统部署实施，由真酌公司派2名成员配合科技馆工作

人员进行标签挂牌工作，保证将玻璃馆里面200多枚鱼类标本都分配唯一

的RFID标签。同时制作工作人员出入库卡。科技馆将标本的分类、库存、工作人员姓名等基本信息整理给真酌公司。科技馆配合真酌公司完成网

络的综合布线和IP地址申请、服务器存放。12月底全部完成了功能层面

的验收和培训。

4、实现功能和应用的效果

完成的功能：标本资料登记——标本和RFID绑定——标本出入库登记——标本出入库查询——标本手持RFID机盘点——盘点结果查询——盘点结果处理。后台数据的查询和打印、数据的备份和恢复。以上功能和流程均已通过。用户提出建议：

1．权限的设置：权限分3级，第一级仅仅可以查看库房里有什么标本在库，以便领用。第二级可以查看标本的出入库登记帐和盘点的登记帐。

第三级可以管理和修改标本信息、员工信息、打印、数据备份等全部

功能。

2．人员信息希望可以录入照片。

【全文完】