典当公司业务档案管理办法

业务档案管理办法

第一章总则

第一条为了加强公司文字档案的归档和档案整理工作，结合我公司实际情况，实现业务档案管理工作的规范化、标准化、现代化，特制定本管理办法。

第二条本办法所称的业务档案，是指公司在业务的经营活动中形成的，具有保存意义的各种文字、图表、声像等不同形式的记录。

第三条业务档案分为一般类档案、权证类档案等。一般类档案包括客户基本资料（称为二类档案）和公司内部文件资料（称为三类档案）；权证类档案包括各种抵质押物权属证明文件和我司权利权属证明（称为一类档案）。

第四条业务档案遵循分类集中管理原则。业务档案管理工作包括业务档案的建档、归档、保管等。

第五条公司员工均负有保护档案的义务。

第二章责任人

第六条公司业务部负责业务档案的接档、建档等，是二、三类业务档案的管理机构；一类档案经风险管理审核后移交综合部归档保管。

第七条综合部为业务档案的存放管理机构，综合部应指定专人负责业务档案的保管、借阅和退还等。

第八条业务部为业务档案的归档责任人，负责将业务档案及时归缴相应管理机构。

第九条公司风险管理及综合部负责业务档案管理的指导和监管工作。

第三章归档要求

第十条各类业务档案必须在合同签订并完成放款后的三十个工作日内完成归档手续，并交相应管理机构立档保管。

第十一条对于在三十个工作日内档案资料不齐全的，仍必须将已有资料先行归档，对缺项资料应列入清单，并注明缺项的原因，交风险管理审核。风险管理根据合理的时限跟踪缺项资料的归档。对于业务部门归档的资料，风险管理不得拒收。

第十二条归档资料的要求：

一、首次归档时必须具备的资料：

（一）公司内部文件资料（即三类档案）：尽职调查报告、风险评价报告、项目评审意见表等。

（二）客户基本资料（即二类档案）：企业营业执照、税务登记证、代码证复印件；借款申请书；企业情况介绍、用款计划及还款来源说明；法定代表人与主要经营者简历；近两年的财务报告及当期财务报表；企业纳税申报资料；贷款卡复印件及查询记

录；近期银行对账单；购销合同复印件；有关主要财务数据明细及主要银行融资明细；企业主要资产权属证明的复印件。

借款人如为自然人，需提交的基本资料有：自然人身份证明、户籍证明复印件；借款申请书；收入证明；主要简历；与借款需求有关的合同复印件。

（三）典当法律文件资料（即一类档案）：抵押合同、借款合同、保证合同、客户的董事会决议、股东会决议、房产证原件、土地证原件、他项权证原件等。

借款人如为自然人，需提交的基本资料有：自然人身份证明复印件；户籍证明复印件等。

二、可后续归档的资料：

（一）在申请签订合同或协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可；

（二）在正常操作情况下，后续发生与业务相关的资料主要有：

1、贷后检查报告

2、贷后检查过程中获得的资料；

3、其他应归档的资料。

（三）风险管理对后续发生的与业务相关的资料，须积极督促业务部客户经理归档，并定期检查，确保每一个业务档案的完整性。

第十三条业务档案按每一客户建档，该客户的相关项目按

项目编号划分。

为了便于更新，档案采用活页文件夹建档，资料按时间顺序存放。业务部归档责任人应注意做好档案的更新工作，风险管理负有督促责任。

第十四条档案内的资料要去掉金属物；对破损的文件资料应进行修补，字迹已扩散的应复印并与原件一并存档；纸页小的文件材料应加贴在A4纸上，纸页宽大的应折叠整齐、压平。

第十五条归档的项目文件档案必须为原件或与原件核对盖有“经核对与原件相符”章，并由核对人签名确认对原件核对的责任。

第十六条在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形式的同一文件分别立在一起，不得分开。

第十七条不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年度的请示与批复放在复文年存档，没有复文的放在请示年存档。

第十八条档案内文件资料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的列次稿依次排列在定稿之后；其他文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。

第十九条档案内文件要逐页进行编号，具体要求为：

一、档案内资料清单不用编号；

二、档案内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；

三、使用号码机在文件正面右上角、背面左上角边缘按顺序打号，如1、2、3……，依次类推。

第二十条归档资料由归档责任人逐件填写一式三份归档目录，连同档案移交综合部，并履行移交手续。综合部管理人员负责审核所交档案资料与归档目录是否吻合、齐全；同时审核应上交资料的齐备性。

第二十一条归档目录由归档责任人、监交人各存一份，档案夹里一份。

第二十二条凡归档资料，都应做到书写材料优良、图样清晰，宜用蓝黑墨水、碳素墨水书写，禁用铅笔书写，以利长期保存。

第二十三条任何部门或个人都不允许私自保存、撕毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。

第二十四条物权证书的归档要求：各项目的物权证书原件必须在项目放款前完成归档手续，并交风险管理审核后交综合部立档保管；综合部按项目进度办理归档、领取等手续。

第四章立档、移交和保管

第二十五条立档责任人和归档责任人对移交、接受的档案必须分别进行纸面和电脑登记，建立档案登记簿。

第二十六条业务档案和物权证书实行双人双锁控制管理，并建立登记簿对整个存、取、阅、释放过程进行完整登记。

第二十七条立档责任人对所接收的档案要进行审核、分类、编号、整理等立档工作；客户档案按客户分类编号，项目结束后装订成册、单卷单档。

第二十八条档案编号由风险管理人员统一编制。各项业务按业务品种、年份、月份、业务顺序号建立项目编号。

合同协议编号建议由公司简称、合同协议类型、年份（为四位数）和顺序号联接进行编排。

当出现两份以上（含）同类协议时，可在协议顺序号后加“-1、-2、-3”，以此类推。合同协议编号由专人统一编号，建立合同协议号登记簿备查。

档外标明档案号、客户名称、金额、期限等。

第二十九条要遵循科学性和稳定性的原则，在同一卷宗内目录号不能重，在同一目录内案卷号不能重，在同一案卷内页号不能重。不能设虚号、空号。案卷号以每本案卷目录为单位进行编制，每本案卷目录只能编一个统一的流水号。

第三十条档案室应坚固、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。

第三十一条风险管理和综合部应定期（至少每半年一次）对档案保管的状态进行检查，发现问题及时解决，以保证档案的完整与安全。