学校档案分类编号办法

学校档案分类编号办法

（一）一级类目的设置

设置十个一级类目，即管理类；学籍类；教学类；校舍类；设备仪器类；会计类；教职工类；照片类；声像类；实物类。学校亦可根据具体需要增减一级类目。

（二）二级及二级以下类目的设置

1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。

2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。

3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。

4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。

5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。

7、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。

第五条档号的编制

档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。

（一）全宗号

（二）类目号

1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写，即GL：管理、XJ：学籍、JX：教学、XS：校舍、SB：设备仪器、KJ：会计、JG：教职工、ZP（SP）：照片类、SX：声像类、SW：实物类。

2、管理、学籍、教学、会计、照片、声像、实物等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；校舍、设备仪器类档案，其项目有代号的，一般应优先采用代号（型号）进行编写，无代号的，采用阿拉伯数字编写。

3、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。

4、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。

（三）件（案卷）号的编制

1、管理、学籍、教学、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。

2、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。

3、会计类档案中的财务报告按“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。

（四）间隔号

1、阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号“·”隔离。

2、分类号与件（案卷）号中间用间隔号“-”隔离。

第六条档号示意

（一）GL2006·1—001

件或卷号

保管期限代号

年度代号

管理类代号（二）XJ2006—001

件或卷号

年度代号

学籍类代号（三）XS2·1—001

件或卷号

教学楼代号

基建类代号

校舍类代号

（四）KJ3·2006—001

件或卷号

年度号

凭证类代号

会计类代号

（五）ZP2006·1—00001

件号

保管期限代号

年度代号

照片类代号

（六）SW1·2006—001

件号

年度代号

荣誉证书类代号

实物类代号

第七条档案实体排列

（一）档案实体一般可按管理类、学籍类、教学类、校舍类、设备仪器类、会计类、教职工类、照片类、声像类、实物类等大类顺序排列。

（二）各大类内按下列顺序排列

1、管理、学籍、教学类档案分别在大类内按年度、保管期限、问题顺序排列。即把同一大类的档案首先按年度分别排列，在各年度内，按永久、长期、短期的顺序排列，再将同一保管期限的档案按问题顺序排列。

2、校舍、设备仪器类档案，分别在大类内按属类、项目（一项工程、一台设备仪器、一个课题）顺序排列。

3、会计类档案按财务报告、会计帐簿、会计凭证等二级类目分

别排架；在二级类目中分别按年度顺序排列。

4、照片类档案按年度、保管期限、问题顺序排列。

5、声像、实物类档案分别按载体种类、年度顺序排列。

第八条教职工档案的类目设置、档号编制与实体排列等执行国家有关规定。

第九条本办法由青岛市档案局、教育局负责解释。

第十条本办法自发布之日起执行。