中交一航局有限公司印章档案管理办法.20111221

中交第一航务工程局有限公司

印章归档管理办法

为维护公司的合法权益，加强和规范公司归档印章使用管理，建立和健全印章档案管理制度，更好地开发利用印章档案信息资源，为公司发展提供有效、安全的服务，特制定本办法。

本《办法》是对公司印章归档工作进行规范化管理提出的要求，明确界定了公司印章的归档内容，扩大公司档案资源管理来源和范围，为公司档案安全化、系统化、规范化管理，更好地发挥档案作用，提供了重要依据。

一、管理范围

(一)本办法明确了公司印章档案管理的任务与职责，规定了印章档案的归档范围、整理、保管和提供利用等。

(二)本办法适应于公司及所属各单位归档印章档案管理。

二、规范性引用文件

文件中涉及到的条款是根据国家档案局颁布的中华人民共和国档案行业标准《印章档案整理规则》(DA/T40—2008)制定的本《办法》。

三、术语和定义

(一)印章档案

企业在各项活动中形成和使用过的失去现行效用的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。

(二)印模

采用反扣法将印章钤盖或压盖(俗称盖章)在纸张或其它物体的空白处，留下的印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪印章的存底印模又称作印鉴。

四、印章档案管理的任务和内容

(一)基本任务

按照本办法的要求，对公司印章档案从归档到销毁的全过程实行规范管理，延长印章档案寿命，安全保管，及时地为公司发展提供有效服务。

(二)管理内容及责任

1、公司及所属各单位内设机构、专业活动使用的失去现行效用印章，应该由档案室实行集中统一管理，任何个人和单位不得据为己有。印章使用单位应根据本单位具体情况，设立专人管理，并列入部门和岗位责任制。

2、各单位要建立健全印章档案管理制度，负责对本单位印章归档整理及移交工作的监督和指导，做好印章档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供服务利用等工作。

五、印章归档

(一)归档范围

1、企业公章(单位名称印章)、法定代表人签字章。

2、内设机构、分支机构等机构印章。

3、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用章(会计、出纳等业务需要的印章)。

4、公司根据自身需要经审批，刻制的具有保存价值的其它印章。

5、反映企业文化活动及艺术交流的艺术印章。

(二)归档要求

1、企业公章(单位名称印章)和法定代表人签字章，由办公室统一收缴，移交档案室归档。印章使用单位在启用新印章之前，应及时上交旧印章。

2、内设机构、分支机构等机构印章，在新印章启用时，旧印章由办公室统一收缴，移交所属单位档案室归档。

3、公司专用的财务专用章、合同专用章、发票专用印章等，在作废时由使用部门向所属单位档案室移交归档。

4、根据本单位自身需要, 经审批刻制的具有保存价值的其它印章，由使用部门向所属单位档案室移交归档。各单位可视保管条件确定收集实物或印模。

5、公司被合并、清算注销、改制及重组等发生产权变动时，公章被工商部门及公安机关收缴的，应该在移交印章之前，制作印模交档案室存档，印模制作数量以满足企业要求为原则。

6、艺术印章，由活动组织部门或捐赠者直接向档案室移交。

(三)归档时间

1、印章档案应按照公司档案年度归档的时间要求, 即转年上半年6月30日以前归档。当公司及所属单位或经营业务活动发生变化时，应采取事件办理完毕及时归档的方式收集归档，避免印章档案流失。

2、公司及所属单位专用的财务专用章、合同专用章、公司发票专用章等，在业务延续新旧印章使用过渡期间，应及时制作印模归档备案，待旧印章的业务完成后及时将实物归档。

六、印章档案的整理

(一)整理原则

印章档案整理应按照保持印章档案的历史原貌和有机联系，遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管提供利用的原则进行。

(二)整理要求

1、整理印章档案应使用符合永久保管档案的需要。

2、印章档案应单独设类，统一整理，集中保管，确保齐全、完整、真实，应保持其来源联系。

3、整理方法应科学、规范。

(三)整理清洗

1、清洗方法

将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印章放在通风处晾干。

2、清洗剂的选择

为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损害，不同印材的印章应选用不同性质的清洗剂清洗。竹木类(竹、木、根等)印章宜选用95%医用酒精；金属类(铜、钢、铁、合成金属等)印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精。

3、清洗要求

清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点或锈斑；

清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整和清晰；

使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火；

使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印章；

用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等执柄上的印章，对其清洗时应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。

(四) 整理分类

印章档案在整理过程中，可根据印章的历史时期(中华人民共和国建国前、中华人民共和国建国后)、印章机构(个人)或业务类别等特征组织分类。

示例：

公司及所属各单位档案室, 根据本单位室藏印章档案的实际情况，合理地选择和确定具体分类的依据、分类层次和各级类目的名称。

(五)保管期限划分

公司印章档案的保管期限分为永久(YJ)和定期(DQ)15年两种。

1、公司对外行文使用的机构和法人代表及其办事机构(办公室)印章的保管期限为永久。

2、反映企业文化成就的艺术印章和征集珍贵艺术印章的保管期限为永久。

3、其他内设业务部门专用印章保管期限为15年。

4、一般事务性工作(收、发文等)使用的无档案保存价值和严重破损的印章，不列入归档范围；已归档的印章应按照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。

(六)排序

1、印章档案按照保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。

2、相同保管期限、相同类别的实用印章，可按整理批次—机构—业务(或人名字顺)—时间顺序组织排序。

3、相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者—形成时间顺序组织排序。

(七)编制档号