行政工作的时间管理
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• 平时作事情 注意养成节省时间的好习惯
袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 用品放在一个固定的地方（Key ?）
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行政工作的时间管理
第九招：同时做两、三件事情
• 同时做两件事情
刷牙、洗脸、洗澡/听新闻
等车或塞车时/看报
开车听演讲或者有声音的录音带
• 同时做三件事情
走路健身、听
• 每日行事历 规定的事项一定完成。
• 今日不做，明天就后悔 拖延容易变的更困难
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行政工作的时间管理
第七招：找出上级的最佳工作时间
了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情的在最好的时间 保证1-2个小时的免打扰时间
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行政工作的时间管理
第八招：养成良好的工作（生活）习惯
加强工作效果 提高工作效率
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行政工作的时间管理
Hale Waihona Puke Baidu
三.时间管理的三原则
•第一原则： • 目标管理原则 •第二原则： • 抓住重点原则 “80、20”法则运用 •第三原则： • 工作优先级综合分析
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行政工作的时间管理
•第一原则：目标管理原则
•■目标不明确
• ——工作的目标是什么？
钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，
每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了
工作时间的68.7%。
流程管理
•
要多用打扰性不强的沟通方式
•
与别人的韵律相协调
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行政工作的时间管理
第六招：今日事、今日毕
• 工作计划表 正在进行的计划，尚未完成的事情。
mp3学英语、上班。
• 人脑一次能处理7件事情
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行政工作的时间管理
第十招：决不轻易“迟到”
时间没有准时 只有提前 • 工作时间 • 业务洽谈 • 约会 • 上课
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行政工作的时间管理
第11招：没定期限就不叫工作
• 设定期限（双方共同协议） • 交办事项、定下期限，按时追踪
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行政工作的时间管理
第三原则：工作优先级综合分析
四象限坐标图
•重要度
•Ｂ
•重要但不紧迫
•A
•重要而且紧迫
•D
•不重要不紧迫
•紧迫性 •Ｃ
•紧迫但不重要
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行政工作的时间管理
■请运用四象限方法排列你的工作：
紧急
A（碎石型的事务）
重 要
•危机 •急迫的问题 •有期限压力的工作
C（细沙型的事务）
不 重
•不速之客的接待 •某些信件、文件、电话的处理 •某些会议的出席
要 •某些必要而不重要的会议、活动
不紧急
B（石块型的事务） •工作计划 •了解上级 •提高工作能力 •建立伙伴关系 •防患于未然
D（水型的事务）
•一些可做可不做的杂事
•一些不必要的应酬
•其它休闲活动
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指使、要求、命令——书面化 按时追踪 • 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。
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行政工作的时间管理
• 桌面
第12招：整理工作环境
清除不必要的东西——相片、饰品等。
有用物品定位、编号。
• 抽屉
立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。
保留的公文，参考资料分别放置。
行政工作的时间管理
•四.时间管理的策略（20招）
第一招：时间计划表
1.结合工作目标作好时间计划表 注意： 60％有计划的工作 20％没有预期的行事 20％突发的行事
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行政工作的时间管理
第二招：帮助上级跳出时间陷阱
过多的电话 不必要的会议 不速之客 无意义的文件 方法；
过滤
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行政工作的时间管理
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2020/12/6
行政工作的时间管理
一.常见的时间管理误区
事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率
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行政工作的时间管理
二.时间管理的目标：
行政工作的时间管理
第三招：区分掌控的时间
• 二分法：区分可控和不可控时间
可控
不可控
工作、起居 饮食、睡眠 自我情绪管理
交通 开会 上司召见
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行政工作的时间管理
第四招：每日工作计划表
一日之计在于昨天 明天必须要做的六件重要事情，写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。
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• ——你自己的人生目标是什么？
•■目标确定
•
根据目标确定工作计划
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行政工作的时间管理
案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿
在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有 的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标 准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、 纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。
行政工作的时间管理
第二原则：重点原则 “80、20”法则
帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，
他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发 现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。 80％的结果来自20％的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花 匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无 味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并 已将它们转化为例行作业了。”
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• 周围环境
一天三分之一以上的时间。
行政工作的时间管理
第五招：减少被打扰的时间
• “打扰是第一时间大盗”
•
日本专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会受到1 次打扰，
每小时大约7 次，或者说每天50~60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总
共每天大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时）的打扰是没有
意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分
袜子/长裤（先穿袜子再穿长裤，可节省5秒） 用品放在一个固定的地方（Key ?）
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第九招：同时做两、三件事情
• 同时做两件事情
刷牙、洗脸、洗澡/听新闻
等车或塞车时/看报
开车听演讲或者有声音的录音带
• 同时做三件事情
走路健身、听
• 每日行事历 规定的事项一定完成。
• 今日不做，明天就后悔 拖延容易变的更困难
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行政工作的时间管理
第七招：找出上级的最佳工作时间
了解上级是夜猫子还是早起的鸟儿 安排重要的事情的在最好的时间 保证1-2个小时的免打扰时间
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行政工作的时间管理
第八招：养成良好的工作（生活）习惯
加强工作效果 提高工作效率
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三.时间管理的三原则
•第一原则： • 目标管理原则 •第二原则： • 抓住重点原则 “80、20”法则运用 •第三原则： • 工作优先级综合分析
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行政工作的时间管理
•第一原则：目标管理原则
•■目标不明确
• ——工作的目标是什么？
钟，总共每天大约就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，
每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了
工作时间的68.7%。
流程管理
•
要多用打扰性不强的沟通方式
•
与别人的韵律相协调
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行政工作的时间管理
第六招：今日事、今日毕
• 工作计划表 正在进行的计划，尚未完成的事情。
mp3学英语、上班。
• 人脑一次能处理7件事情
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行政工作的时间管理
第十招：决不轻易“迟到”
时间没有准时 只有提前 • 工作时间 • 业务洽谈 • 约会 • 上课
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第11招：没定期限就不叫工作
• 设定期限（双方共同协议） • 交办事项、定下期限，按时追踪
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行政工作的时间管理
第三原则：工作优先级综合分析
四象限坐标图
•重要度
•Ｂ
•重要但不紧迫
•A
•重要而且紧迫
•D
•不重要不紧迫
•紧迫性 •Ｃ
•紧迫但不重要
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行政工作的时间管理
■请运用四象限方法排列你的工作：
紧急
A（碎石型的事务）
重 要
•危机 •急迫的问题 •有期限压力的工作
C（细沙型的事务）
不 重
•不速之客的接待 •某些信件、文件、电话的处理 •某些会议的出席
要 •某些必要而不重要的会议、活动
不紧急
B（石块型的事务） •工作计划 •了解上级 •提高工作能力 •建立伙伴关系 •防患于未然
D（水型的事务）
•一些可做可不做的杂事
•一些不必要的应酬
•其它休闲活动
PPT文档演模板
指使、要求、命令——书面化 按时追踪 • 承办事项、自定期限、限期前提报 主动提出进度报告。 力有未逮时，马上说出来。
PPT文档演模板
行政工作的时间管理
• 桌面
第12招：整理工作环境
清除不必要的东西——相片、饰品等。
有用物品定位、编号。
• 抽屉
立即处理的公文、正在实施的计划，分类、分组。
保留的公文，参考资料分别放置。
行政工作的时间管理
•四.时间管理的策略（20招）
第一招：时间计划表
1.结合工作目标作好时间计划表 注意： 60％有计划的工作 20％没有预期的行事 20％突发的行事
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行政工作的时间管理
第二招：帮助上级跳出时间陷阱
过多的电话 不必要的会议 不速之客 无意义的文件 方法；
过滤
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行政工作的时间管理
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2020/12/6
行政工作的时间管理
一.常见的时间管理误区
事务性、重复性工作太多 打扰（电话或没有预约客人） 没有目标、次序和计划 缺乏自律 资料不完整或有所延误 文书工作不能一次到位 文件越积越厚 工作没有效率
PPT文档演模板
行政工作的时间管理
二.时间管理的目标：
行政工作的时间管理
第三招：区分掌控的时间
• 二分法：区分可控和不可控时间
可控
不可控
工作、起居 饮食、睡眠 自我情绪管理
交通 开会 上司召见
PPT文档演模板
行政工作的时间管理
第四招：每日工作计划表
一日之计在于昨天 明天必须要做的六件重要事情，写下来。 相关工作一并完成。 不作预定表以外的工作。
PPT文档演模板
• ——你自己的人生目标是什么？
•■目标确定
•
根据目标确定工作计划
PPT文档演模板
行政工作的时间管理
案例：海尔的OEC管理法（Overall Every Controland Clear） 即全方位地对每人、每天、每事进行清理、控制，其主要内涵，就是贯穿
在企业各项工作中的“日事日毕、日清日高”。具体地讲，就是企业每天所有 的事都有人管，做到控制不漏项；所有的均有管理、控制内容，并依据工作标 准对各自控制的事项按规定计划执行，每日将实施结果与计划指标对照、总结、 纠偏，达到对事物发展过程日控、事控的目的，确保事物向预定目标发展。
行政工作的时间管理
第二原则：重点原则 “80、20”法则
帕雷托定律：是一个意大利的经济学家帕雷托提出的，
他在１８９７年观察１９世纪英国社会财富和人的关系时，发 现国家８０％的财富是聚集在２０％的人的手里。 80％的结果来自20％的原因。 80%的利润来自20%的客户 80%的销售来自20%的销售人员 80%的时间用在了20%的日常事情上 80%的事情在20%的高效率的时间内被完成 80%的效率提升可以来自20%的环节改进
按照这一管理模式，上至总裁，下至一般员工，哪怕是一个修剪花草的花 匠，都十分清楚自己应该干什么。干多少，按什么标准干，达到什么结果。
德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中说：“管理好的企业，总是单调无 味，没有任何激动人心的事件。那是因为凡是可能发生的危机早已被预见，并 已将它们转化为例行作业了。”
PPT文档演模板
• 周围环境
一天三分之一以上的时间。
行政工作的时间管理
第五招：减少被打扰的时间
• “打扰是第一时间大盗”
•
日本专业的统计数据指出：“人们一般每8 分钟会受到1 次打扰，
每小时大约7 次，或者说每天50~60 次。平均每次打扰大约是5 分钟，总
共每天大约4 小时，也就是约50%。其中80%（约3 小时）的打扰是没有
意义或者极少有价值的。同时人被打扰后重拾原来的思路平均需要3分