高校档案馆_性质_功能_管理体制_易涛

由于学校办学历史、 发展规模、 组织体系的不 同, 各个高等学校档案管理机构的设置情况也大 相径庭。总体而言, 根据机构独立性和规模大小 来划分, 高等学校档案管理机构主要分为以下三 类: 一种是依附于其它机构, 以机构内部科室性质 存在的学校档案室; 还有一种也称之为学校档案 室, 但是已经是独立的学校机构, 有一定的人员和 规模 ; 最后一种大都是在经历了前两种发展阶段 后逐 步 形成 的 总管 学 校档 案 事务 的独 立 性机 构 高校档案馆 , 属于学校的独立部门, 有一定 数量的人员和发展历史。本文探讨的 高校档案 馆 !主要包括后两种情况的档案管 理机构, 是指 在高校内部有固定人员编制、 独立经费预算的学 校档案工作管理机构。 一、 高校档案馆的性质 我国档案事业研究大多以国家公共档案馆为 基础 , 在普通民众心中也往往将国家公共档案馆 等同于档案馆 , 为了能够更好地说明高校档案馆 的性质问题, 我们将以高校档案馆与国家公共档 案馆室体系对比的方式进行说明。
用形式可以将高校档案馆的公共功能分为以下两 种形式: 1 . 利用档案原件, 提供凭证依据 档案因为客观真实地记录了历史发生的事实 而为人们所认可, 因此利用档案特别是档案原件 作为凭证依据已 经成为档案价值 实现的重要方 式。社会公众对高校档案原件凭证性价值的追求 集中表现为对学 校毕业生相关信 息的真实性核 准。高校教学档 案是高校档案馆 的特色类别档 案, 国家公共档案馆一般少有此类档案 , 而高校教 学档案也反映了高校的主要职能特色。一般高校 档案馆对外服务中, 利用档案原件为毕业生本人 补办有关证件、 为用人单位核实有关毕业生信息 的准确性成为其中的主要部分。当然高校和社会 公众在维护诸如土地、 房屋、 财产以及校外办学权 益等方面也需要利用档案原件的法律效力来保护 自己的合法权利。 2 . 开发档案资源, 提供档案服务 高校档案的工具价值是其基础性价值 , 它的 作用发挥有赖于档案原件的真实性以及社会公众 对这种真实性的认同, 它的价值体现具有被动性 色彩。而高校档案信息价值的发挥就需要高校档 案馆主动开发档案信息资源 , 提供各种档案信息 的二次加工成果为社会公众服务。以高校档案馆 利用馆藏档案进行校史研究为例, 整理各个时期 的照片档案集结出版可以让人们直观感受学校的 发展变化 ; 编撰校史更是可以系统梳理学校发展 脉络、 感受学校发展艰辛、 激发校友对母校的热爱 之情 ; 利用馆藏各种类型档案以图、 文、 实物等形 式建立的学校校史博物馆已经成为很多高校集中 对外展示学校风采的重要窗口。 三、 高校档案馆的管理体制 谈到档案管理体制 , 大多数人会自然地给出 统一领导、 分级管理 !这样一个答案。这一方面 说明我国公共档案管理体制的深入人心 , 另一方 面也说明了高校档案馆的研究还缺乏独立的理论 体系, 很容易走入国 家公共档案馆的研究模式。 2008 年颁布的 ∀高等学校档案管理办法 #第四条 对高校档案管理体制进行了清晰的界定 : 国务院 教育行政部门主管全国高校档案工作。省、 自治 区、 直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区 域内高校档案工作。国家档案行政部门和省、 自 治区、 直辖市人民政府档案行政部门在职责范围 内负责对高校档案工作的业务指导、 监督和检查。 123
的很多管理方式、 业务流程、 研究思路可以为高校 档案馆所借鉴 , 却不能不加分辨直接为我所用。 ( 三 ) 内部性与独立性共存的矛盾统一体 从前面分析中了解到高校档案馆虽然与机关 档案室和国家档案馆有诸多相似之处, 但是仍无 法将其归类到其中任何一个中去, 高校档案馆实 则是独立于二者之外的另一种档案管理机构。高 校档案馆是高等学校内部独立的档案事务管理机 构, 是内部性与独立性共存的矛盾统一体。国家 档案馆因为民众公共的档案需求而存在 , 是文明 社会必须建立的公共服务机构, 而高校档案馆的 存在则必须以其所属高校的建立为前提。从这个 角度而言 , 国家档案馆的存在有其必然性和恒定 性, 而高校档案馆则会随其所属主体的变化而产 生合并、 重组、 消亡等情况。高校档案馆的这种内 部性特点要求高校档案管理工作首先必须从其所 属学校的实际情况出发 , 因校制宜 , 否则就会失去 发展的前提和平台。高校档案馆永久保管所藏档 案的传统又使其在档案业务上形成了从收集、 整 理到入库永久保存的独立完善体系, 因而从档案 管理业务的角度而言, 高校档案馆又具有相对的 独立性。这种独立性特点在高校内部表现为学校 范围内对各种档案材料的管理控制权以及档案管 理机构身份的唯一性。在高校外部则表现为作为 所在学校档案事务方面的代表参与到学校外部各 种档案活动中去的能力 , 具有相对的自主性和灵 活性。内部性与独立性共存于高校档案馆之中 , 成为高校档案馆性质的两个不同方面, 高校档案 馆就是内部性与独立性共同维系的矛盾统一体。 二、 高校档案馆的功能 高校档案馆的功能在很大程度上要受其内部 性与独立性共存的性质所影响, 这也是我们前面 分析高校档案馆性质的原因所在。从各种不同方 面我们可以对高校档案馆的功能有不同维度的划 分, 但是在此笔者愿意结合高校档案馆的性质对 其功能作出校内功能与公共功能的二分法。 ( 一 ) 校内功能 从高校档案馆的内部性中我们不难看出 , 所 属高校是高校档案馆存在与发展的前提和基础 , 因而为所属高校发展提供档案支持就是对其功能 的最基本要求 , 这也是笔者将高校档案馆功能以 校园内外为尺度进行划分的重要原因。 1 . 维系 学校记忆 !, 传承大学精神 如果把楼房校舍、 仪器设备比作一个大学的
( 一 ) 内部性却不是机关档案室 机关档案室是指各机关统一保存和管理本机 关档案的内部机构 , 是整个机关的组成部分 , 是属 [ 1] 于机关管理和研究咨询性质的专业机构。 如果 把高校档案馆和机关档案室加以比较可以发现二 者有许多相似的地方。从经费来源与人员编制情 况看 , 高校档案馆与机关档案室一样都受所属单 位管理, 管理经费由单位统一划拨 , 档案工作人员 属于单位内部工作人员受所在单位统一管理。从 管理对象看, 高校档案馆与机关档案室都只负责 本单位范围内的具体档案事务, 馆藏档案大都只 有一个全宗, 管理范围相对国家公共档案馆而言 具有专一性和有限性。从服务主体看, 都以服务 本单位各项事业发展为核心 , 可以兼顾档案服务 的社会化却没有法 律法规硬性规 定此义务。总 之, 内部性是高校档案馆与机关档案室的最大相 似之处。从法律层面讲 , 它们都不像国家公共档 案馆具有独立的法律人格 , 不是独立法人而只是 一个具体法人单位的内部机构。 但是高校档案馆却不是机关档案室。这其中 根本原因在于不管称呼为 高校档案馆 !或是 高
* 收稿日期 : 2009 12 10 作者简介 : 易 涛 ( 1982 - ), 男 , 湖北荆门人 பைடு நூலகம் 浙江师范大学档案馆馆员 , 湖北大学历史文化学院硕士研究生。 基金项目 : 浙江省档案局科技项目 数字档案馆建设对档案管理体制的影响与对策研究 ! ( 2009 R 3)
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校档案室 !, 它们都有一 个机关档案室所不具有 的功能: 永久保管档案而不需要向任何国家档案 馆移交。或者换言之是 因为高校档案馆并不是 [ 2] 保存档案的过 渡性机构 !, 而是档案的永久保 管基地。形成这一区别的原因又主要来自于高校 档案馆与机关档案室所隶属单位的性质差别。机 关档案室的隶属单位一般而言大都是行使公共权 力的部门 , 具有较为浓厚的党群行政色彩, 为了保 证国家公共档案资源的齐全完整满足社会公众的 档案查阅权利 , 一般需要这些部门的档案向国家 公共档案馆移交。高校档案馆隶属于高等学校 , 而高等学校的主要职责在于传授知识培养高素质 人才并进行科学技术研究 , 较少涉及公共权力事 务且有较强的稳定性和相对独立性。因此 , 一直 以来我国就形成了 高校档案独立 永久保存的传 统, 这也符合世界上绝大多数国家的管理习惯。 ( 二 ) 独立性却不是国家档案馆 高校档案馆与国家公共档案馆同样具有诸多 相似之处 , 例如都有比较固定的工作人员和经费 投入、 相对完善的硬件环境、 齐全完整的档案类别 体系 , 甚至二者都有 档案馆 !这样一个相同的外 在名称。但是高校档案馆与国家档案馆的最大相 似之处还是在于二者都可以独立永久保管各自馆 藏档案而不需要向其它机构移交, 它们是馆藏档 案的最终归属地, 在档案业务上具有相对独立完 善的管理体系 , 这也是它们与机关档案室的最根 本区别。基于此原因, 加之现在更多的高校档案 机构姓 馆 !而不是姓 室 !, 因此很多人误认为高 校档案馆和国家档案馆性质一样, 二者之间没有 截然差别。这种观念在现实中的具体表现就是在 进行有关高校档案问题研究时自然的将其纳入到 已有的国家公共档案馆研究模式中, 高校档案问 题研究更多的是依附于国家公共档案馆而缺乏自 己的独立体系。 造成这种问题的原因在于我们片面理解了二 者在馆藏档案保管时限上的永久性特点 , 重视二 者的共同点而较少顾及到二者的诸多区别。实际 上, 二者因为在机构性质、 管理体制、 法律人格、 经 费人员来源等问题上的差异而显得个性分明。一 个是独立法人实体 , 一个是法人内部机构; 一个具 有相对独立的人事权和财权 , 一个人财皆受控于 所属单位 ; 一个是单一的档案事业管理体制 , 一个 是关联到教育与档案的双重管理体制。因此 , 高 校档案馆也不是国家档案馆 , 高校档案馆的独立 性是档案业务上的独立具有相对性。国家档案馆 122
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高校档案馆: 性质、 功能、 管理体制
易
摘
涛
( 浙江师范大学 档案馆 , 浙江 金华 321004) 要 : 高校档案馆与机关 档案室和国家档案馆有诸多差异 , 它是 高等学校内 部独立的 档案事务管 理机
构 , 是内部性与独立性共存的矛 盾统一体 。 高校档案馆的功能分 为校内功 能与公共功 能两个大类 , 校内 功能 主要表现为记忆历史 、 服务教学 科研 、 资政资治三个方面 , 而公共功能主要体现为高校档案原件的凭证依据和 高校档案信息资源的开发服务 。 高校档案馆的体制是教育行政部门分级主管与档案 行政部门业务指导 、 监督 的有机结合 。 关键词 : 高校档案馆 ; 性质 ; 功能 ; 管理体制 中图分类号 : G 251 文献标识码 : A 文章编号 : 1001 5035( 2010) 04 0121 04
2010 年第 4期 第 35 卷 ( 总第 169 期 )
浙江师范大学学报 ( 社会科 学版 ) JOURNAL OF ZHEJI ANG NOR M AL UN IVERS I TY ( Soc ia l Sc iences)
No . 4, 2010 G enera lN o . 169 Vo. l 35
硬 !实力的话, 那么人文 环境、 大学精神就是这 个学校的 软 ! 实 力。 很多 学 校 在资 金 支 持下 硬 !实力有了明显的改善甚至可以超过很多传 统名校, 但是更能反映大学水平的 软 !实力却并 非资金或者一朝一夕的突击可以改变, 这主要是 因为 软 !实力的形成需要在学校发展历史长河 中不断积累塑造 , 充满了历史厚重感。高校档案 馆记载着高校的校情校史 , 它是高校文化的集中 体现 , 是高校历史的积累 , 是高校精神传承的手 [ 3] 段。 高校档案馆可以利用馆藏资源通过建设校 史馆、 开办各种陈列展览、 举办专题报告会、 编写 各种出版物来再现学校历史记忆、 展现学校历史 底蕴与人文精神。 2 . 服务教学科研 一所大学的最基本职责在于培养高素质的人 才以及进行科学技术方面的研究, 因而一所大学 内部机构也要以实现这一目标为首要职责。高校 档案馆馆藏中的学生成绩、 学生论文、 教师课件、 科研项目等档案都从不同方面为学校教学科研发 展提供了可资借鉴的历史材料。分析学生论文可 以发现学生论文中的共性现象以便更好地指导学 生论文写作; 教师课件更是一门课程教师研究成 果的集中展现 , 为学生学习、 教师参阅借鉴提供了 平台 ; 科研档案既是一个高校科研实力的集中展 现又为学校未来科研发展打下了扎实的基础。 3 . 资政资治 档案和档案管理 机构的形成 , 最初是出于 [ 4] 统治者行政管理的需要 !, 档案产生的初衷是 [ 5] 作为实现管理 和凭证信息控制的工具 !, 这都 从一定程度上可以解释为什么高校档案馆也和大 多数其它类型的档案馆一样最初的馆藏结构都以 反映治政需要的公务类文书为主。虽然现在高校 档案馆的馆藏结构有了很大程度上的改善 , 文书 类档案的比重也明显下降 , 但是高校档案馆为学 校行政决策提供参考、 为日常管理提供凭据的作 用仍然非常明显。 ( 二 ) 公共功能 相较于高校档案馆的校内功能 , 笔者把那些 涉及到校外甚至与公共大众都相关的高校档案馆 功能定义为高校档案馆的公共功能, 或者称之为 校外功能。虽然高校档案馆的内部性决定了高校 档案馆需要以服务校内建设发展为基本职责 , 但 是其公共功能的发展又可以从另外一个方面拓展 其校内功能, 扩大高 校与高校档案馆的影响力。 从高校档案馆公共功能发挥中高校档案的不同利