工程档案立卷程序与标准

工程档案立卷程序与标准

总则

一、说明

为了加强建设工程档案管理，提高案卷质量，更好地为城市建设服务，特制定本程序和标准。

本标准主要依据国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB／T50328―2001）、行业标准《建设工程监理规范》、建设部《市政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》，结

合建设工程档案管理工作实际制定。

本程序与标准规定了城市建设活动中产生的建设工程档案的立卷程序与标准，以及所用装具等的标准与质

量要求。

本程序列举的是建筑安装工程和市政基础设施工程文件材料的立卷过程。

本标准所指的建设工程项目，是以一个立项文件（计划任务书批复）为依据。它由一个或若干个具有内在

联系的单项工程所组成。

本程序与标准适用于向苏州市城建档案馆报送的建设工程档案，报送单位必须按此标准执行。建设单位自

行归档保管的档案整理可参照此标准执行。

二、文件材料及立卷质量要求

1、文件材料要准确、系统、齐全，内容真实，签署手续完备，要按照《建设工程文件归档整理规范》、《市

政基础设施工程施工技术文件管理规定》和《苏州市建设工程档案组卷质量要求》执行。

2、档案材料的材质与书写材料必须有利于长期保存。

3、立卷应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

4、工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件、竣工图以及不同载体的材料，原则上要

分别组卷，组卷应合理有序。

5、案卷内封面、卷内目录、备考表应采用电脑打印。

立卷程序与标准

组卷是将工程文件进行分类、排列、整理、编目、装订的过程。

一、分类

工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件、声像及电子文件六大类。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，施工技术文件、竣工图应严格按单项工程分类组卷；工程准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件应以项目为单位分类组卷，其中

不同监理单位的监理文件应分别组卷。

二、排列

（一）排列原则

1、文字材料在前，图纸在后。

2、文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分

开，并按批复在前、报告在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

3、图纸排列时，综合图在前，专业图在后；室外图在前，室内图在后；土建图在前，设备安装图在后。即：

以综合、建筑、结构、给排水、电气、暖通等为序。

（二）排列顺序

工程文件的排列顺序为：1、工程准备阶段文件；2、监理文件；3、施工技术文件；4、竣工验收文件5、

竣工图；6、声像、电子文件材料。

每一类文件材料的排列应按附表进行。

一个建设工程项目由多个单项工程组成时，以项目为单位分类组卷的准备阶段文件、监理文件、竣工验收文件、声像及电子文件四大类，应排列在该项目的第一个单项工程的相应位置。

（三）排列组合

1、组合应以文件材料的内容为主线，兼顾其他特征，使之联系密切，分级适当，分卷合理，内容尽量单一，类型鲜明，卷与卷内容相互衔接。文件材料中工程准备阶段文件、监理文件、施工技术文件、竣工验收文件四个部分应分别组卷。同一组合文件材料中的内容不能拆分在不同的案卷中。

2、竣工图原则上按专业组卷。当工程图纸较少时，也可合并立卷。

3、组卷的一般内容、顺序和组合方式依据附件1进行。

4、案卷厚度为20－30mm。

三、整理

1、去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料进行托裱。

2、文件材料卷对同一案卷来说，整理后卷内文件材料必须做到统一。规格有两种，一是297mm×210mm（A4），二是260mm×185mm（16K），在整理中应根据每卷具体情况而定。如一卷中A4规格的文件材料占多数，就以A4规格为该卷标准，卷内其他不同尺寸的材料，通过折叠、裱贴等达到统一。

3、对于文件材料原件规格不足A4（或16K）时，常用裱贴方法有两种：一是将每一张小尺寸的文件材料裱贴在一张A4（或16K）规格的白纸上；二是采用阶梯式的裱贴方法，即将若干张（视原件大小定）需裱

贴的小尺寸文件材料排成上下阶梯式，贴于一张A4（或16K）规格的白纸上。裱贴时，应在左边留出25

－30mm装订边。

4、裱贴衬纸用70克以上书写纸。

5、图纸一律按手风琴折叠法，折成四号图幅规格（297mm×210mm），图签外露于右下角，图纸不应露白。

四、编目

编目是指组成一个案卷后，编制卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面。

（一）卷内文件编号

1、卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号，每卷单独编号，页号从1号开始。

2、页号编写位置：单面书写的文件材料在右下角编写页号；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在

左下角；图纸页号的编写位置应紧靠标题栏外的右下角。

3、页号编写一律使用号码机。

4、案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。

（二）卷内目录的编制

卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次和备注组成。

1、序号，用以固定卷内文件次序。卷内文件依其排列先后填写序号。序号用阿拉伯数字从1起依次标注。

2、文件编号，填写文件的文号或每张（类）图纸原编图号。

3、责任者，填写文件材料的主要形成单位（竣工图的责任者为施工单位）。建材质保及材料出厂证明书的

责任者可以省略。

4、文件题名：填写文件标题的全称。无标题的文件应根据内容拟写题名。卷内原有完整、准确的图纸目录，

题名可从简，如“建筑竣工图或建筑竣工图1－10”。

5、日期，填写编制文件的形成日期或起止日期。质保资料的编制日期可以省略。

6、页次，填写每份（类）文件材料首页上标注的页号，最后一份文件的页次应注明起止页号。

7、备注，对卷内文件变化作必要说明。

8、卷内目录放置于本卷首页之前。

（三）卷内备考表的编制

卷内备考表由本卷页数、说明、立卷人、审核人、时间组成。

1、本卷页数，填写已编号的文件材料的数量。

2、说明，填写卷内文件缺损、修改、补充等情况。

3、立卷人，完成立卷后，由立卷单位立卷责任人签名。

4、审核人，由案卷质量审核者签名。

5、日期，由相应的立卷人、审核人等填写。

6、卷内备考表排列在本卷内文件材料的尾页之后。（四）案卷封面的编制。

1、案卷封面采用内封面形式，主要内容有案卷题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限。

2、案卷题名

案卷题名应简明扼要，准确揭示卷内文件材料的内容，便于保管和利用。

（1）案卷题名一般由建设单位名称、建设项目名称、工程名称、卷内文件材料内容四个部分（要素）组成，

字数控制在50个汉字内。

（2）同一项目的案卷题名时，建设单位、项目（工程）名称一般应保持前后一致。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，案卷题名应写明项目名称和工程名称（或编号）。如：“桂花新村五期（项目名称）1

－7号住宅（工程名称）工程准备阶段文件”。

（3）建设单位的名称，在命名时须用全称或通用简称。如：“苏州市城市建设投资发展有限公司”，简称“苏州市城市建设投资公司”或“苏州市城投公司”，不得简称“苏州市投资公司”或“苏州市城建公司”。（4）市政基础设施工程，或者建设单位与建设项目名称相同，或者已经地名办确认或已有公安编号的住宅小区、大型商业建筑等公共建筑，案卷题名的构成应略去建设单位名称。如：“人民商场（既是建设单位，

又是建设项目名称）扩建工程建筑竣工图”。

（5）建设项目名称应按立项文件内容准确填写；建设项目只有1个工程，工程名称省略。一个建设工程项目由多个单项工程组成时，工程名称应按工程实际内容填写。

（6）卷内文件材料内容，应尽量揭示案卷内文件材料的主要内容，按《文件材料组合表》（附件3）准确填写。同一层次中的2卷以上文件材料内容题名相互间应属并列关系，不能包含。同一份、类、次文件材料内容可以用“之一、之二……”表示，但文字材料一般不超过3卷，图纸卷不能超过5卷。

3、编制单位，即卷内文件材料的形成单位或主要责任者。竣工图编制单位为施工单位。

4、编制日期，即卷内文件的形成起止日期，与卷内目录中日期相一致。

5、密级分秘密和无密（可不填）两种，保管期限分永久、长期和短期三种。

五、装订

1、案卷采用装订和不装订两种形式。即文字材料装订，图纸不装订。

2、装订采用三孔式，孔距为85mm，距纸张左边缘15mm，上中下位置距中，用棉线穿孔，结头打在背面。

六、照片材料的整理

1、照片按照工程前期、施工过程、竣工验收三个阶段的次序分类排列。

2、将排列整理好的照片，依次粘在芯页上，芯页规格统一为297mm×210mm（A4）。2张照片粘一张芯页。