公关接待事务管理规定修订稿

公关接待事务管理规定 WEIHUA system office room 【WEIHUA 16H-WEIHUA WEIHUA8Q8-

公关事务管理制度

第1章总则

第1条目的

为加强对公司形象的建设与管理，保持与社会、员工的沟通和理解，规范公司的公关活动和行为，特制定本办法。

第2条管理职责

公司公关事务由行政部统一管理，公司高层领导负责整体协调公关工作。

第3条公关原则

1．公司对外口径保持一致，不能各自表述。

2．动员公司全员参与公关。

3．根据公关目标、任务和对象，精心设计、策划公关方案，可以起到事半功倍的效果。

4．切忌弄虚作假、夸夸其谈。

第4条行政公关人员的素质要求

公关人员应具备广泛的学科知识（如公关理论知识、公关实务知识等与公关相关的学科知识）、较合理的能力结构（如组织管理能力、语言表达能力和应变能力等）、良好的心理素质等。

第2章公关管理内容

第5条公关目标

1．树立公司良好的信誉和形象。

2．改善、适应公司的运作环境。

3．联络公众和传递内外信息。

4．辅助决策和协调人际关系。

5．提高公司的社会效益和经济效益。

第6条公关对象

1．业务关系单位，包括顾客、供应商和竞争对手等。

2．公司内部对象，包括员工、股东等。

3．公司外部对象，包括新闻媒体、政府机关和社会公众等。

第7条公关方式

维护公共关系所采取的主要方式如下表所示。

公关方式

第3章企业形象管理

第8条公司视觉识别系统是规范企业对内、对外形象管理的重要手段。

第4章重大公共关系活动管理

第9条凡重大公关活动，由公司领导亲自组织和领导。必要时可聘请、委托专业公关咨询公司或企划人员策划公关方案。

第10条分公司举办的重大公关活动，其涉及有关公司重要公关活动的文字、照片和音像资料，必须自活动结束之日起日内上报行政部。

参观管理规定

第1条目的

为规范公司来宾参观接待程序，特制定本制度。

第2条参观种类

参观种类可以分为如下图所示的两大类别。

参观种类

第3条 参观规定

1．凡欲参观公司者，需事先与公司行政部取得联系，并填写“参观申请表”。

2．行政部对“参观申请表”进行审核，经批准后由行政部或承办部门安排专人负责参观接待工作。

3．贵宾参观及团体参观：由公司行政部核准并于参观前 日将“参观通知单”送交各部门，作为办理接待的凭证，如事出紧急可先以电话通知后补“通知单”。

4．普通参观：由各部门经理核准，并于参观前 日将“参观通知单”送交各部门，作为接待的凭证。

5．临时参观：由各部门（副）经理核定，并于参观前 小时以电话通知各部门安排好接待事宜，

6．对未经核准的参观请求，一律谢绝。

第4条 附则

本规定由行政部负责解释。

公务接待制度

接待工作主要是指接待上级部门、单位团队或个人来访（一般不包括外事接待）。做好接待工作，是加强公司对外交流的重要途径，是展示公司建设成果的重要窗口。接待工作必须遵循以下规范：

(一)接待工作原则

1、周到热情。对上级部门、兄弟单位的人员来访，属于接待工作范围的，都要周到安排，热情接待。

2、对口对等。根据来访目的和要求，一般安排公司相应的部门和人员参与接待。

3、分工协作。根据办公室工作分工，各司其职。根据需要协调有关部门落实接待工作。

4、合理节俭。合理安排接待日程，合理使用接待经费。必要的不能省略，能节约的不要铺张。

(二)接待工作安排

1、来访信息记录并报告。接到来访的来函、来电，应做好记录，及时报送行政主管领导。

2、确定接待部门。属于其它部门接待范围的，及时转相应部门处理，并将有关信息通知来访者。属于办公室接待范围的，及时报送行政主管。对与公司无多大联系又没有实质内容的来访，应婉言谢绝。

3、制定接待方案。作好来访单位有关信息及公司相关资料的搜集备用工作，制订接待方案报行政主管审定。需要安排公司领导接待的，应将接待方案报有关公司领导审定。接待方案确定后，应该及时反馈来访单位。

4、落实接待工作。根据接待方案，协调相关职能部门，确定参与接待人员，落实好接待的各个环节（包括迎送、住宿、就餐、用车、票务、会场、参观、安全保卫、宣传报道等）。必要时要准备赠送纪念品。

5、做好接待工作的档案保存，至少每一季度汇总一次接待工作信息。

(三)具体接待环节

1、迎送。上级部门来宾一般安排接、送站。兄弟单位除总经理以上来宾外，若无特殊要求，一般不安排接送、站。

2、住宿。主动询问并根据来宾要求安排，一般安排在公司附近。

3、就餐。招待来宾一般按照标准安排工作餐。需要宴请的，应坚持“特色、精致、简省、热情”的原则，一般安排在公司附近，并严格控制陪餐人数。

4、会见。根据对口对等原则，安排相应公司领导和部门负责人参加会见、座谈。提前做好会议室布置与服务安排。必要时，安排做好会议记录。

5、参观。根据工作需要和来宾要求安排相应的参观，安排好参观行程，通知相关人员做好接待和情况介绍工作。

6、用车。除安排接、送来宾用车外，根据接待需要提供在长沙期间的工作用车。

7、票务。根据来宾要求，协助来宾办理订购（退）票。

8、宣传。行政参与接待的人员要主动介绍宣传公司，树立公司改革与发展的形象，重大交流活动，接待结束后，应撰写信息稿。重要接待活动，应通知宣传部门做好新闻宣传工作。

(四)接待准备工作细则

第1条接待管理部门应根据来访单位（团体、个人）的要求，分情况及时处理。

1．有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。

2．单位（团体）联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。

3．有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。

4．凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。

5．如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，可由行政部直接处理。

第2条相关部门按照领导要求，做好接待工作中所需的公司相关文件资料、产品等准备工作。

第3条公司行政部要做好接待地点的卫生工作，并准备茶具、饮用水等所需物品。

第4条接待人员要提前安排好客人住宿、用餐等事宜。

第5条接待人员在接待过程中要严格遵守公司的礼仪规范。

第6条接待人员凡遇到超出自己职权范围的问题，应主动向领导请示，不能擅自做主。