秘书的日常工作

一、日常工作的范围

所谓“日常工作”是指秘书每天都要做的工作，一般都有固定的模式。对于日常工作，一般不需要上司有专门的指示，秘书可以自行决定或处理。一般秘书的日常工作如下：

1、办公室的整理：上司办公室和会客室的整理打扫，空调、换气、照明的调整等。

2、接待客人和接打电话：为来客登记、带路和传话；给客人端茶送水和送客人出门；接电话并转达电话内容等。

3、文书工作：起草公司内外的文件信函；各种文件信函的收集与存档。

4、日程管理：日常日程表的管理；会面的预约和登记等。

5、信息管理：收集公司内外的各种信息，并对信息进行整理、汇编和上报。

6、出差准备：出差期间的日程管理；与相关单位联系和协调；安排交通工具、住宿地点；出差回来后的费用报销、出差总结等。

7、准备会议：会场的安排；登记工作；制作会议文件资料并发放给会议代表；作会议记录和会议纪要等。

8、照顾上司：给上司沏茶(或冲咖啡)；安排午餐；健康管理；安排交通工具等。

9、档案管理。

10、辅导新秘书的工作。

秘书在处理上述日常工作的同时，还需要经常处理一些非常常工作。非常规工作是指在工作日程之外突然出现需要紧急处理的事情，也可以说是突发事件。发生突发事件时，秘书更需要能冷静。主要的突发事件有这么几种：上司急病、上司出了事故、重要客户急病或突然死亡、媒体采访、遇到骚扰等。

二、职责范围

1、整理办公室

秘书的主要职责是为上司整理办公室。应该说整理办公室是一件很平常的工作，不仅秘书，每一个白领都要整理自己的办公室，但是，作为一种职责，秘书的“整理办公室”并不单指手持吸尘器为上司吸吸地毯或擦擦桌子这类简单劳动。在这里“整理办公室”有更广泛的含义，它包括了从文书档案一直到与各部门联系和协调等工作，即为上司创造一个舒适、整洁和不受外界干扰的工作环境。可以说，秘书工作是从整理办公室开始，也是以整理办公室结束。

2、收集信息

秘书的第二大职责就是为上司收集他决策所需的信息。比如你的上司是主管营销的副总，他负责公司的市场、销售、采购等几个部门的工作；为了给他的决策提供可靠而又及时的信息，你就要经常与上司负责的这几个部门联系，并通过各种途径收集各种信息。这项工作的难度是判断这些信息的真实性和可靠性。如果是这几个部门汇报上来的材料，那这些信息是否准确还比较好判断；如果是从网上或其他途径收集到的，那判断起来就不那么容易了。对于秘书来说，给上司提供信息一定要及时，但必须慎重。

三、发挥主观能动性

由于秘书工作的琐碎和繁杂，上司不可能对秘书的每一项工作作出指示，所以，秘书应该充分发挥主观能动性，完成自己职责范围内的工作。但是，这并不等于什么事都由你一个人决定。秘书的能力表现在她能判断什么事情可以由自己决定作主，如果判断出是自己能作主的，那就无须上司交代而出动去做。能恰到好处地分担上司的“杂务”，是个秘书能力的标志。

要充分发挥主观能动性，一定要先熟悉上司的工作习惯。有些上司十分清楚自己的工作量，他可以合理地将自己认为是“杂务”的工作分派给秘书去做。但大多数的上司还是习惯把各种杂务揽在自己的身上，使自己苦不堪言。因此，作好助手，秘书要熟悉上司的工作习惯和工作内容，知道自己能为上司做哪些杂务，哪些“杂务”不能做。

于雪是某公司财务总监的秘书。每年到二月底，她就发现上司特别忙碌，经常把财务部门的几个经理就会频繁地找来，通霄达旦地研究问题，而在平常很难出现这种情况。刚给财务总竖当秘书时，于雪并不知道这是为什么，只是觉得有些特别，所以，她并知道自己要主动做些什么。从去年起她才开始知道，作为一家上市公司，公司每年三月底之前要向社会公开财务决算报告。由于对外发布公司业绩报告会影响公司股票价格，事关重大，所以上司要与那几个经理密切磋商。由于了解了这一点，今年于雪不需要上司交代，过完元旦她就将做决算报告所需要的相关资料都准备好了。

四、注意“越位”

秘书的任务就是为上司创造最佳的决策环境，所以，秘书应该有主动积极的精神，尽量为上司多处理一些杂务，减轻上司的负担。但是，这种主动性的分寸不容易把握，许多秘书在工作中积极过了头，有时甚至让上司很被动。经验不足的秘书在工作中常犯这么一种错误：因为上司一向要求这么做，所以这次我也可以这么做，因此，经常不经上司确认就自行其是。虽然上司过去都是那样要求的，但未必这次他也会要求你那么去做。对于那些上司有特殊要求的工作，秘书在做之前一定要请上司确认。另外，在遇到那些自己不明白或自己不能作决定的事情时，必须向上司请示，不能先斩后奏。

作为秘书，绝对不能干预上司的决策，超越自己的职责范围，自行其是。以下几种行为是典型的超越自己职责范围的行为，秘书在工作必须加以注意：

1、未经授权，在各部门送上来的报告上签字盖章。

2、私自代表上司与客人洽谈业务。

3、随便接待或回绝没有预约的客人。

4、询问会议内容。

5、代替上司接待客人。除非上司有明确的授权，那怕是非常熟悉的客人来访，秘书的职责也只是端茶送水和陪客人闲聊，也决不允许秘书私自代表上司与客人洽谈业务上的事情。

6、随意决定上司的工作日程。即使上司工作日程表上空余的时间较多，秘书也不能按自己的想法更改上司的日程表，重新安排上司的工作日程；要更改上司的工作日程表必须先与上司商量。

五、执行指令与服从指令

1、执行指令

正确而且按时处理好上司交办的工作，这是对一个秘书的起码要求。秘书在接受上司的指示和执行上司的指示的时候，应该注意以下几点：

a、对于自己的日常工作，不需要都等上司的指示，应该自觉主动地去处理。

b、在同时处理几项工作的时候，要分清轻重缓急，确定需要优先处理的工作。

c、在处理上司交办的工作时，不能自作主张影响工作结果。

d、完成上司交办的工作之后，要找适当的时机向上司汇报。