公司标准合同管理办法

XXXXXX公司合同管理办法

第一章总则

第一条为加强XXXXXX公司（以下简称“XXXX”或“公司”）全流域合同管理工作，实现公司全流域合同管理的制度化，预防和减少合同纠纷的发生，根据《中华人民共和国合同法》和相关法律法规，结合公司实际制定本办法。

第二条本办法适用于本公司

本办法所称合同管理，包括对合同（劳动合同除外）的订立、履行、变更和解除、纠纷处理及合同文件管理等全过程管理。

第三条公司实行合同归口管理与分工负责相结合的制度，公司办公室作为合同主管部门组织合同管理工作，合同承办部门、相关职能部门按照职责分工实施合同管理。

第二章职责分工

第四条公司办公室：

（一）配合公司审核合同；

（二）办理合同用印；

（三）对公司合同管理工作情况进行汇报；

（四）牵头处理合同纠纷；

（五）负责建立合同管理台账并进行合同归档管理。其中，合同管理台账信息包括合同名称、合同类别（股权投资、资产转让、工程项目、出借资金、对外担保、中介机构服务咨询、采购、综合管理等）、签订日期、对方单位、合同金额、合同期限等。

第五条合同承办部门：

业务需求或因职责，代表公司对外洽谈、签订合同的部门为合同承办部门。合同承办部门的职责：

（一）组织合同谈判，拟定合同文本；

（二）办理合同文本送审、报批、用印手续；

（三）办理合同履行事务、跟踪合同履行情况；

（四）办理合同变更或解除事宜；

（五）参与合同纠纷处理；

（六）建立部门所经办的合同台账，为合同送交公司存档做好相关资料的保管工作。

第六条职能部门：

在合同签订、履行、纠纷处理过程中，需相关职能部门配合的，相关职能部门在其职责范围内办理与合同签订、履行等有关的事务。

第三章合同订立

第七条订立合同，由合同承办部门按下列程序办理：

（一）组织合同谈判、拟定合同文本；

（二）交合同主管部门审核并报公司审批；

（三）办理合同用印。

对于拟签订的标的巨大、履行期限长或需要多部门配合履行等的重大合同，在送公司领导审批前，合同承办部门应先行将合同文本送公司财务管理部门及其他相关职能部门会签，会签之后在向母公司进行汇报，待母公司回复后方可进行签订。

第八条合同承办部门应指派专人作为合同承办人负责合同的洽谈、文本拟定以及办理合同文本送审、用印等事务。

第九条合同承办部门与对方当事人洽谈合同，根据合同的

类型、标的大小及对公司的重要程度等情况，可以要求公司相关部门派人参加，也可邀请公司审计人员参加，相关部门应给予支持和配合；需合同主管部门协调的，由合同主管部门协调。

第十条合同承办人与对方当事人洽谈合同前，应向其索要授权文书，并了解对方当事人的主体资质、资信状况、履约能力等情况，查阅对方当事人的营业执照及相关资质证书原件并收集上述材料的复印件等资料。

合同承办人与对方当事人洽谈合同，除有公司特别授权外，应向对方当事人表达“双方商定的合同条款尚需公司审批，双方的权利义务以最终签订的书面合同为准”的意思。

第十一条合同应包括以下内容：

（一）当事人名称（或姓名）、住所、法定代表人姓名及职务、开户银行及账号；

（二）标的或标的物（如货物、劳务、工程项目等）名称、型号、规格等；

（三）数量和质量，包括适用规范、质量标准和检测方式等；

（四）价款或酬金；

（五）履行的期限、地点和方式；

（六）违约责任；

（七）争议的解决方法；

（八）合同订立的时间、地点。

第十二条合同文本应符合下列要求：

（一）不得遗漏标的物数量、规格、价款或酬金、履行期限和方式、违约责任等重要合同条款；

（二）用语规范，表达准确、无歧义；

（三）合同条款无相互矛盾。

第十三条合同承办部门送审合同文本应填写合同审批表，合同审批表须经合同承办人、合同承办部门负责人签字。

第十四条合同审核人员对合同的下列内容进行审查：

（一）合同主体、内容是否合法；

（二）合同条款是否有冲突、矛盾；

（三）合同条款是否有歧义；

（四）合同条款是否有效维护公司权益；

（五）合同条款是否有重大遗漏。

第十五条合同审核人员审查合同文本后，根据情况分别作出如下处理：

（一）无需修改的，表明“无异议”的意见；

（二）对不准确、有歧义但不影响双方当事人权利义务的文字表述，直接进行修改；

（三）属于当事人权利义务的内容需要修改的，提出修改建议。

第十六条对于合同审核人员提出的涉及合同双方当事人权利义务内容的修改建议，合同承办部门应与对方当事人商议修改并制作新的合同文本报公司审批。对方当事人坚持不予修改的，合同承办部门应提交相关书面说明，连同原合同文本报公司审批。

第十七条需要会签的合同文本，相关职能部门审阅后，应根据情况签署意见，或明确表示“同意”，或提出修改建议或提出注意事项等。

第十八条合同文本经合同主管部门及相关职能部门审核后，由合同承办部门根据公司领导分工及公司法定代表人根据公司章程明确权限进行授权的情况，相应报本部门及相关职能部门分管领导、总经理、董事长审批。

合同文本经合同主管部门审核、公司领导审批同意后，合同承办人凭合同审批表办理用印手续。

第十九条对外签订合同，严禁在空白文本上盖章。原则上，合同经公司审批结束后先由对方盖章，然后由我方盖章。所有合同应在合同各页码之间加盖骑缝章等方法对合同文书加以控制，防止任意增减、修改合同条款和内容。

第二十条签字盖章的合同文本，原则上公司持有的份数不少于两份。

第四章合同履行

第二十一条合同签订、生效后，除公司另有安排外，合同承办部门是合同履行的责任部门，负责办理合同履行的相关事务，包括办理公司履行合同的相关事务以及接受、督促对方当事人履行合同的相关事务。

第二十二条合同履行过程中合同承办部门应注意收集并妥善保管有关合同履行的所有书面材料，包括但不限于标的物交接记录，双方的来往信函、文书、传真、电邮等。

第二十三条合同履行过程中，若发现对方当事人可能存在下列情况之一的，合同承办部门应及时向分管领导提交书面报告，并抄送合同主管部门：

（一）经营状况严重恶化的；

（二）转移财产，抽逃资金，有逃避债务嫌疑的；

（三）丧失商业信誉的；

（四）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形的。

合同主管部门接到报告后，应跟踪了解情况，收集相关资料，提出应对方案。