时间管理与统筹安排
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每两周末 B 必得加班
A, 25%
无心安静 C 享用午餐
A
B 柱形图 1 C
我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间
什么是时间
时间的定义： 从过去，通过现在，直到将来， 连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹
时间的特征 绝对公平性 不可再生性 不可逆转性 不可替代性 不能停滞性 不可伸缩性
7
时间管理理论发展的几个阶段 - 1
三“代” 说
备忘录 以便笺/ 核对
为特征
目标/计划 日历/登记簿
强调效率
计划 排序 控制
记下 要办
的 事情
随身 携带 各种 便条
办完 划掉
责 任 感
目 标
计 划
时 间 表
承诺 期限
甄别 明确 优先 价值观 重点
制定 长期 中期 短期 目标
使用 各种 手册
四“代”说 取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式 更加顺应潮流又有所超越的《要事第一》
3来自百度文库
案例讨论
1. 小张身边发生的事情似曾相识？ 2. 小张究竟遇到了什么问题？ 3. 如果把小张换作是你，
你会怎么安排接下来的工作呢？
请大家思考…
4
企业员工的时间统计情况
有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查， 在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计， 得出一些惊人的结论…
于救火／怪罪他人）
（全无责任感…）
I 、重要紧急 II、重要不紧急 III、不重要紧急 IV 、不重要不紧急
有关时间管理的一些原理和方法 - 4
ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？
首先完成重要/必要的工作 按照工作的轻重缓急来完成任务 每次只专注于一项工作 在规定的时间之内更高效率的完成任务 在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源） 授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作 纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情
2
案例分析
到此时，小张心里 稍觉安定。 不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人 曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价 降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” …。 9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼 14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码, 接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。 小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司 的事情，不觉之间，又过了5分钟。 9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯 间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。 9点35分 小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有 问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。 10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排 并 启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人， 言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令 小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。 C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张 认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句 “今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。
工作的统筹安排技巧 时间管理
2007年6月20日
1
案例分析
人物：小张及其同事、客户 地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所） 事件：小张的一天
某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了， 应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。 照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。 A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。 一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况 以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上 信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。 由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时， 只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。 马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：
有计划/追求效率 缺乏目的性 更加忙碌
强调自我价值观/目标 追求自身利益最大化
缺乏团队观念
有关时间管理的一些原理和方法-2
时间的四个象限的界限和关系 紧急
不紧急
重大项目/合同/客户的谈判
企业目标、战略、理念、价值观
紧急问题的处理
计划、安排、准备、预警
重 重要会议或工作
学习、培训、年会、family day
8
时间管理理论发展的几个阶段 - 2
五“代”说…
在追求社会公益的前提下 追求自己的人生价值 工作=享受 消费=创造 倡导
在创造团体利益的同时，一定要 追求个人利益，实现团体/个人
利益的均衡
V. 熊猫型
IV.狼群型
团队精神 追求集体利益 忽视个体幸福
I.公鸡型
9
III.北极熊型
II.仓鼠型
记录时间和事件 当日事当日毕 被各种时间所控制
要 接待重要人物
宴请外地来京的客户
(救火/危机处理收拾残局）
（平衡/自制/自律/有远见/少有危机）
第一象限-I II-第二象限
第三象限-III IV-第四象限
突发情况
各种闲杂琐事
不 无谓的电话/邮件/信函
无聊的电话/邮件/信函
重 报告、会议、应酬
突然的造访
要 （不重视目标／计划／短视／忙 上网/发呆/闲聊
•上周曾去拜访了三家公司… •本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司… 刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情 还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到 任何相关数据呢！ 小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。
有效利用时间-
在做为公司创造效益的事情
20%
20%
不知道在干什么-
在等待、扯皮、或者发呆
30%
忙而无效-
不知道方向、目的，忙忙叨
30%
80%
叨在无谓的事情上
负效益的 事情-
内耗、重大失误、帮倒忙
20%
5
调查显示…
职场中管理层的人员渡过私人时间的状态…
C, 100%
B, 50%
每个周末 必得加班 A
A, 25%
无心安静 C 享用午餐
A
B 柱形图 1 C
我们似乎永远挣扎在掂量工作和生活的孰轻孰重的两难之间
什么是时间
时间的定义： 从过去，通过现在，直到将来， 连续发生的各种各样的事件过程所形成的轨迹
时间的特征 绝对公平性 不可再生性 不可逆转性 不可替代性 不能停滞性 不可伸缩性
7
时间管理理论发展的几个阶段 - 1
三“代” 说
备忘录 以便笺/ 核对
为特征
目标/计划 日历/登记簿
强调效率
计划 排序 控制
记下 要办
的 事情
随身 携带 各种 便条
办完 划掉
责 任 感
目 标
计 划
时 间 表
承诺 期限
甄别 明确 优先 价值观 重点
制定 长期 中期 短期 目标
使用 各种 手册
四“代”说 取三“代”之精华而去其不足，基础为“重要性”模式 更加顺应潮流又有所超越的《要事第一》
3来自百度文库
案例讨论
1. 小张身边发生的事情似曾相识？ 2. 小张究竟遇到了什么问题？ 3. 如果把小张换作是你，
你会怎么安排接下来的工作呢？
请大家思考…
4
企业员工的时间统计情况
有关专家对一些企业做过“员工工作时间内的活动跟踪调查， 在保密的情况下，把他们的工作情况记录下来，然后进行分析和统计， 得出一些惊人的结论…
于救火／怪罪他人）
（全无责任感…）
I 、重要紧急 II、重要不紧急 III、不重要紧急 IV 、不重要不紧急
有关时间管理的一些原理和方法 - 4
ABC分析法（优先原则）确定先做什么，接着做什么，再做什么？
首先完成重要/必要的工作 按照工作的轻重缓急来完成任务 每次只专注于一项工作 在规定的时间之内更高效率的完成任务 在现有条件下实现所确定的目标（合理配置资源） 授权他人协助你完成（他人能够胜任）的工作 纳期结束之前（比如：一个工作日）完成最重要的事情
2
案例分析
到此时，小张心里 稍觉安定。 不对，事情好像还没有完…；想起来了，上周三，公司大客户中的C公司的负责人 曾在小张外出访客户时就产品问题打过“投诉电话”，为此还要求给他的报价 降两个百分点。于是就这一重大事件，小张又继续地“汇报”“解释” …。 9点15分的时候，会议结束。自知问题严重的小张神色紧张地回到了位于写字楼 14层的座位上。不假思索，抓起电话就拨通了C公司负责人的号码, 接线的秘书小姐说负责人正在开会，不便接听，而且不太清楚会议什么时候能结束。 小张很是郁闷，想着今天无论如何得找到C公司的负责人解释解释，脑子里想着C公司 的事情，不觉之间，又过了5分钟。 9点20分，小张猛然警觉：还没拿到技术课数据呢！于是从座位上一跃而起，冲进电梯 间来到了16层的技术课 。不巧的是，掌握着新产品数据的小王外出学习，午后返回。 9点35分 小张在返回自己座位途中又被会计部门的D抓住，因为小张的差旅费报销有 问题，需要重新填写单据。由于心事沉重，情绪不安，小张一连写了5遍才得以离开。 10点整，小张总算回到自己的座位上，边从抽屉里拿出记事本边确认今天的日程安排 并 启动电脑。检查收件箱的时候发现有15封新邮件，其中有一封来自C公司的负责人， 言辞激烈：“…我公司现在正在讨论是否要将与贵公司的贸易额减半…”等内容着实令 小张看后脸色发白，马上又给C公司的负责人打了电话，对方依然不在。 C公司是A公司手头的50多家客户中营业额占前五位的公司，是非常重要的客户。小张 认为自己应该直接和C公司的负责人见面并道歉，于是跟周围的同事嘟囔了一句 “今天忙死了，真够呛…”，就飞奔出办公室跑向C公司。
工作的统筹安排技巧 时间管理
2007年6月20日
1
案例分析
人物：小张及其同事、客户 地点：某软件公司，我们称为A公司（小张的雇主/工作场所） 事件：小张的一天
某个星期一的上班途中，小张突然记起明天就是妈妈的生日了， 应该送妈妈一份礼物。打开钱包发现没带多少钱，便在写字楼下的银行提了款。 照例，电梯口又是挤满了赶着上班的人。 A公司每周一上午9点例会，时针指向9的那一刻，小张冲进了位于15层的会议室。 一般来说，课内例会时间安排15分钟，主要议题是汇报每个员工上周工作情况 以及本周计划；如遇特别重大/紧急问题，需要员工提前做好准备和计划，在例会上 信息共享、分析、讨论之后，再决定解决方案。 由于小张没来得及先到自己座位上取需要在会上讨论的资料，此时， 只得是一边平息紧张情绪，一边飞快地在脑海中搜索汇报“信息”。 马上轮到小张发言了，还好，总算想到了一些情况：
有计划/追求效率 缺乏目的性 更加忙碌
强调自我价值观/目标 追求自身利益最大化
缺乏团队观念
有关时间管理的一些原理和方法-2
时间的四个象限的界限和关系 紧急
不紧急
重大项目/合同/客户的谈判
企业目标、战略、理念、价值观
紧急问题的处理
计划、安排、准备、预警
重 重要会议或工作
学习、培训、年会、family day
8
时间管理理论发展的几个阶段 - 2
五“代”说…
在追求社会公益的前提下 追求自己的人生价值 工作=享受 消费=创造 倡导
在创造团体利益的同时，一定要 追求个人利益，实现团体/个人
利益的均衡
V. 熊猫型
IV.狼群型
团队精神 追求集体利益 忽视个体幸福
I.公鸡型
9
III.北极熊型
II.仓鼠型
记录时间和事件 当日事当日毕 被各种时间所控制
要 接待重要人物
宴请外地来京的客户
(救火/危机处理收拾残局）
（平衡/自制/自律/有远见/少有危机）
第一象限-I II-第二象限
第三象限-III IV-第四象限
突发情况
各种闲杂琐事
不 无谓的电话/邮件/信函
无聊的电话/邮件/信函
重 报告、会议、应酬
突然的造访
要 （不重视目标／计划／短视／忙 上网/发呆/闲聊
•上周曾去拜访了三家公司… •本周需要“出现场”解决新安装软件运行问题的有四家公司… 刚想松口气，突然想起10天之前课长安排的给B公司写的《新产品导入书》的事情 还没说呢。这份导入书的内容需要技术课补充一些数据，可是，到现在小张还没拿到 任何相关数据呢！ 小张赶紧给课长就《导入书》的事情作了汇报，表示自己会抓紧时间 尽快完成。
有效利用时间-
在做为公司创造效益的事情
20%
20%
不知道在干什么-
在等待、扯皮、或者发呆
30%
忙而无效-
不知道方向、目的，忙忙叨
30%
80%
叨在无谓的事情上
负效益的 事情-
内耗、重大失误、帮倒忙
20%
5
调查显示…
职场中管理层的人员渡过私人时间的状态…
C, 100%
B, 50%
每个周末 必得加班 A