如何让会议更高效5大要点

如何让会议更高效5大要点

对我们大部分人而言，会议是一天中效率最低的部分。然而，许多聪明人每天仍要参加多次会议。会议文化往往会带来更多的会议。这造成了恶性循环，不利于我们的效率和精神。

作为谷歌日历的前产品经理，我对人们处理会议的方式有很多了解。而作为谷歌风投的合伙人，我也与超过100 家创业公司有过直接合作。在一些研讨会上，我们讨论过如何让会议更高效。通过这些讨论，我得出了以下一些经验：

停止例会

任何日程表上最糟糕的部分就是例会，或者说“签到会”。在这样的会议上，每个人轮流介绍一周的进展。这完全是浪费时间，而经理们召开这些会议主要是为了保证下属都在有效地工作。

实际上，每个人介绍的进展只与会议室中的一两个人有关，而其他人只是在等待轮到自己发言。可以用即时消息应用、小组站会和电子邮件同步来取代这些会议。

慎重安排一对一对话

许多经理都忙于参加各种会议，因此常常会取消或重新安排与下属的一对一对话。在经理们的日程表上，一对一对话实际上最重要，尤其是对下属而言。

作为经理，你需要做出决策，解决下属面临的障碍，使他们感到愉快、有价值。准时参加会议可以向下属表明，他们很重要，受到尊重。

会议都必须有一名负责人

这样的负责人应当介绍会议的目的和日程，确定决策者，安排后续跟进，以及发送会议记录。不应该有人问：“这是谁开的会？”在负责人没有确定的情况下，不要召开会议，否则你要决定自己担任这样的角色。

提前发布会议目的和流程

会议上需要做出什么决定？谁需要参加会议？在人们走进会议室之前，他们应当知道为何要参加会议，以及他们需要讨论出什么样的结果。鼓励员工用脚投票：允许他们拒绝目的、负责人和流程不清晰的会议。

你的日程表安排并不意味着你很重要

许多高级经理认为，忙碌的日程表意味着他们很重要。然而，他们只是经理，而不是专业开会人士。只有在团队需要你的时候，你才是真正需要去忙碌的。而如果某件事并不一定需要你的介入，那么你可以拒绝会议。此外，如果没有收到邀请，那么请勿不请自来。通常情况下，这是对你所组建团队的一种考验。如果你有话要说，那么提前与会议负责人沟通。

日程表不应当导致决策被推迟

如果某项决策十万火急，那么需要立即召集所有决策者。创造一种急迫的文化，加速决策。

控制会议规模

在理想情况下，参加会议的人不应多于5 人。研究表明，如果有7 人同处一间会议室，那么效率将会下降。对于某些会议，不同团队只需派代表参加，而不必全员参加。如果你不清楚如何与较小的团队开会，那么请重新思考你的目的，并进行任务划分。

当然，大型团队的会议，以及全公司的信息发布会除外（例如谷歌的TGIF 和Twitter 的“茶歇时间”）。对于这类会议，请预先确定发言人，确保将大部分时间留给问答环节。

思考每次会议的机会成本

某次会议将给公司带来什么样的成本？例如，让16 个人参加2 小时的会议将消耗32 人/小时的人力资源，这接近于1 人一周的全部工作时间。是这样的会议更有价值，还是让一名员工工作一周更有价值？你应当向所有人宣传开会的成本，并使用定时器来衡量。

将他人的时间视为稀缺资源

向他人借1 个小时与向邻居借一部梯子类似。你应当注意礼貌，只安排所需的时间，并向对方致谢。请不要安排长度超过60 分钟的会议，并将30 分钟作为默认选择。你会惊讶于在这么短的时间里取得的成果。准时结束会议。

提出问题，而不是掩盖问题

在许多公司，“向上反映”是一种令人讨厌的行为。情况为何如此？经理的存在就是为了解决分歧，分歧造成了僵局。如果人们无法达成一致，那么应当迅速能够决策的某人反映。在一个健康的团队中，如果决策不符合某些成员的观点，那么尽管存在不同意见，他们仍将尽力去做。

如果会议议程完成，那么提前结束会议

在许多会议上，如果提前20 分钟结束讨论，那么很可能会有人说：“还有20 分钟，我们来聊点别的什么？”这非常愚蠢。如果你乘坐的车可以提前15 分钟到家，那么为何你还要在路上耽搁15 分钟？如果能提前完成会议的目标，那么可以提前结束会议。

宣告日程表的破产

在某些情况下，摆脱“会议债”的最佳方式就是推倒现有日程表，从头再来。我曾见过一家创业公司这样做。1 月1 日时，他们调整了公司的所有会议安排。只有在必要情况下，并且有着合适的负责人和参会者，会议才能带来价值。

所有人都被最终结果震惊。耗时长达3 小时的每周例会被彻底取消。一些会议被恢复，但参会者的范围大大缩小，而时长也被缩短。这家公司赢得了数千人/小时的人力资源。而这些时间可以被用于日常工作。