高效会议的方法

高效会议管理

【微软】

所谓开会就是由懂行的人来决定，最后由老板来拍板。在会议上要听到员工、一般管理层的意见，如果没有反对意见，老板就当场拍板。

一、固化会议流程

1、会议主持人（协调人）为提出议案的人，而非其他人员担当协调人。

2、会议协调人应根据会议议题确定参会者，通知人员参会，主持会议。

3、会议内容：阐述会议背景、具体要做什么事情（会议目标），当场征询意见，要求参会者就讨论的议题发表观点，最后达成决议。

会议主持人最后一页PPT都会讲下面应该怎么做，会告诉大家一个结论，接下来的工作应该怎么做。

4、所有的会议时间都不能超过一个小时。

二、参会者要求

1、企业领导需要鼓励参会者发言，不发言就不要参加会议。

2、要开好会，就不能只带着耳朵去，要带着资料去。

会议上要看到数据，每个部门都要来讲自己的数据、意见是怎么样。

三、会议决策者要求

会议决策者在会议中扮演重要角色，决策者必须要有权威，没有决策的会议不要开；如果没有做决定就不叫开会，只是大家在会议室里面聊聊天，做做信息沟通。

1、如果参会者对提议均认同，就直接决定。

2、如参会者对某些环节存在争议，在不违反原则前提下，由决策者直接拍板决定。

3、如果决策者觉得信息不全面，那么下次会议再决策，但必须明确时间节点，会议形成执行时间表，明确某个时段大家要做什么，工作结果如何汇总，什么时间再来开会。

4、在开会过程中涉及到原会议议程上没有的话题，如果会议决策者觉得很重要，就可以加起来；如果不是很重要，那也可以放一放，减少会议的时间。

5、对于比较有争议的事情，为了会议的有效性，决策人应该根据争议的焦点来迅速做出判断，做出一个决定来。决定错了也没关系，有决定比没决定好。

如果主持人没有办法来做这个决定，那他就应该立刻告诉大家，先不要来争议，我们下次再来重新讨论这个话题，不能使会议无休止地争议下去。

【谷歌】Marissa Mayer (谷歌搜索产品的副总裁)成功高效会议的秘诀

一、明确的会议议程

包括：参会者希望讨论的问题的大纲、他们将如何最有效地利用自己的时间。

议程需要有一定的灵活性，议程迫使参会者仔细思考自己希望在会议上所达到什么目标以及如何最好地去达成这样的目的。

二、指定专门的note-taker

Google的会议一大特色就是有很多的投影：一面墙上投影现在的presentation，旁边会再有一个投影仪展示当前会议的记要（注：原文想要表达的意思应该是不仅要找一个专门的会议记录员，还要专门的投影实时地展示当前会议的记要，以确保参会人员能在会议上达成真正的一致），可能旁边还会有一个投影显示着一个4英尺高的在走的计时器！！

Google高管们相信，通过制作一份官方的记要，可以最大程度地马上消除不准确性和不一致性。

那些没能参加会议的人会收到一份会议的记要。当有人试着回想会议的决定、团队前进的方向、接下来需要做什么工作，他们可以有这样的标准官方记要参考。

三、钻小会（Carve out micro-meeting）

高效领导者预留大量的小块时间段去参加那些有特定议题或者关于特定项目的小会。

比如，在Mayer（Marissa Mayer 谷歌搜索产品的副总裁）与创始人兼CEO – Eric Schmidt的每周2小时的会议中，她会抽出5-10分钟间隔（或者更长，这根据主题而定），去参加那些特定领域的会议，如关于站点表现的周例会、新产品发布等等。

如果有什么紧急情况发生，这种方式给了Mayer足够在会议前调整议程的灵活性。这也慢慢让会议变得更有重点。

Mayer对她的团队成员也是采取同样的策略，更多是5-10分钟的短交流（她的行程安排所允许的最短时间段），而不是30分钟的促膝长谈。通过这样地在一个大块时间段钻出时间参加小会，她可以收获更多。

如果她的一个员工想跟她讨论一个问题，这位员工可以在Mayer的某一个大的时间块上跟她预约一个10分钟的micro-meeting，而不是等她下一个空闲的30分钟，——这30分钟可能2个星期都等不到。

四、掌控办公时间Hold office hours.

Mayer的这条秘诀来自她在Stanford做computer science教师的经验，她也是在Stanford 遇到了Google的两位创始人。Mayer的office hour每天下午4点开始，每次一个半小时。

员工将他们的名字写在她office外面的一块白板上，然后她按照先进先出的方式对队列进行处理。有时候是PM需要她在一次市场活动上的认同，有时候是一些员工想向她推销自己的一个想法或者设计。

在这短短的一个半小时的office hour的时间中，Mayer可以开多达15个会议，平均每个人7分钟的时间…….

五、要数据，不要政治（Discourage politics, use data）

选择是基于价值以及事实，而不是个人关系（Designs are chosen based on merit and evidence, not personal relationships）。

Mayer曾经谈到的“9个关于创新的意见”（”Nine Notions of Innovation”）中的一条就是“要数据，不要政治”(see , 6/19/06, “9 Notions of Innovation”).

一个公司里，如果老板会根据他对人的喜好而不是他对产品和设计的客观想法来做决定，如果参加会议的人都会觉得老板会给他所喜欢的人所作的设计开绿灯时，那这条意见就非常

有必要了。

Mayer相信这样的价值倾向会让员工士气低落，所以她把审批流程（approval process）变成了科学。Google会根据一些明确的度量指标来选择好的设计。

Mayer不希望在设计会议上听到类似“I like”这样的句子，譬如“I like the way the screen looks”。而她会鼓励类似“he experimentation on the site shows that his design performed 10% better”这样的言论。

六、忠于时间Stick to the clock.

为了给会议增加点压力以保持参会人员的注意力，Google的集会一般都会非常特色地在墙上都投影一个巨大的计时器，给特定的会议或者议题做倒计时。

这真的就是一个网上可以下载的timer，跑在PC上，然后投影到4英尺大小。

想想当从会议室外面来看里面的情况，那一定非常疯狂：墙上同时投影着若干的影像：presentation, transcription（参第2条）, 然后还有一个mega-timer！不过，在Google，it makes sense，在创造性的混乱中引入结构！！通过这个Timer给会议带来的轻微的压力感使会议保持on schedule。

Mayer同时对这个timer也有一个忠告：对timer保持健康的幽默感。(同时，我对Mayer 的采访的timer也快到到时间了，但是Mayer让timer变成了一个有趣、友善的提醒物，而不是对我们谈话的粗鲁打断。)

请记住，这些会议技巧在Google里用的很好。虽然可能并不适用你们公司，但这六个秘诀应该可以给你一点如何让会议不浪费时间、更加有效的良好的启示。

【开好会议】

1、不要忘记会议的主要目标

通常会议无非三个目的：管理、沟通、决策，而无论哪个目的最主要都是以行动为焦点。例如讨论议要采取什么行动，上次行动的结果如何，或是在不同的行动的方案中选择一个；

避免没有讨论行动的会议。