全宗卷整理说明

基层单位档案室全宗卷整理说明

一、全宗卷概念

全宗卷是记录和说明各立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是开展档案管理的重要工具。

二、全宗卷按内容分盒（一般一类为一盒）

（1）全宗介绍类：全宗指南（全宗介绍）、大事记等说明全宗背景和档案状况的文件材料。各单位主要有：全宗介绍、大事记、组织沿革等。

（2）档案收集类：档案接收和征集工作的办法、标准，档案（资料）交接文据及相关目录，档案来源和档案历史转移过程说明材料等。各单位主要有：各个时间段形成的各类档案交接文据、移交目录（文书档案：归档文件目录；会计档案：案卷目录；业务档案：案卷目录或全引目录；科技档案：案卷目录；特载档案：案卷目录或全引目录）。

（3）档案整理类：文件材料分类、保管期限和归档范围的规定，档案整理工作方案、整理工作说明和小结等。各单位主要有：分类方案或分类大纲、各种门类载体的归档范围和保管期限表、档案整理工作小结等。

（4）档案鉴定类：档案保管期限鉴定、档案开放鉴定、档案分级鉴定、档案销毁鉴定、珍贵档案考证鉴定等鉴定工作的制度、组织、方案和标准，鉴定工作形成的报告、请示及批复，鉴定及销毁处置档案的目录（清册）等。各单位主要有：成立

档案鉴定小组的文件（领导变更名单也要变）、鉴定报告、销毁档案清册和批复等。

（5）档案保管类：档案保管工作制度，档案安全检查、档案破损情况调查与修复（抢救）、重点档案保护、珍贵档案仿真复制件制作等工作的记录和说明材料，档案保管状况分析和工作总结、报告等。各单位主要有：相关制度、库房温湿度记录、病档检查记录、档案抢救修复情况、重点档案的特殊保护措施等。

（6）档案统计类：档案基础统计台账，档案工作基本情况统计报表，档案工作统计分析材料等。各单位主要有：档案收进（移出）记录、档案数量统计、档案年检档案统计表、年度统计报表等。

（7）档案利用类：档案利用制度，检索工具编制情况，档案开放与控制情况，档案编研与出版情况，档案展览与公布情况，珍贵档案介绍，档案利用效果典型事例等。各单位主要有：档案利用制度、档案利用效果汇编、档案展览介绍等。

（8）新技术应用类：应用现代技术管理档案的情况记录、工作报告及说明材料，档案信息化和数字化工作情况，电子档案（文件）创建和应用环境（硬件和软件）及数据格式说明等。各单位主要有：应用档案管理软件的相关说明材料、档案登记备份材料等。

三、全宗卷的整理

（1）装订：以件为单位进行装订。

（2）分类：按内容分类归入相应类目。

（3）排序：以全宗卷类目为单位，按形成时间顺序排列。

（4）文件编号：在每件材料首页上方的空白处编号，编号由全宗号—类号—件号三部分组成，例：J060-1-1（市档案局全宗，全宗介绍类，第1件）。

附：

全宗卷文件目录（样张）

类目名称：1全宗介绍类

全宗卷文件目录（样张）

类目名称：3档案整理类