分散采购和集中采购

分散采购定义

分散采购是集中采购的完善和补充，有利于采购环节与存货、供料等环节的协调配合，有利于增强基层工作责任心，使基层工作富有弹性和成效。

集中采购定义

指同一企业内部或同一企业集团内部的采购管理集中化的趋势，即通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本。

第一层含义：为了降低分散采购物流的时间成本和选择风险，除了一般由项目部门负责采购和物流的材料和设备以外，对于大型设备（价值高）和大宗商品（采购量大）等由公司集团中央集中采购和安排物流，也就是一般意义上的集中采购。第二层含义：就是集中人力、集中时间、集中地点采购和物流。

无论是由项目部门采购，还是公司集团中央负责的集中采购，企业通常采取的做法是“一标一招”或者“一标两招”，一般不超过“一标三招”：在采购供应合同下，按照采购竞标规程，几乎每一项采购都要走一遍编制标书→邀请→考察、洽谈→开标、评标→签订合同的程序。

实施方式：选定一个或者有限几个供应商，负责全国或者全球供应，取得规模优势，获得价格优惠，简化供应管理。

分散采购适用的采购客体

① 小批量、单件、价值低、总支出在产品经营费用中所占比重小的物品(各厂情况不同，自己确定)。

② 分散采购优于集中采购的物品，包括费用、时间、效率、质量等因素均有利，而不影响正常的生产与经营的情况。

③ 市场资源有保证，易于送达，较少的物流费用。

④ 分散后，各基层有这方面的采购与检测能力。

⑤ 产品开发研制、试验所需要的物品。

分散采购的优缺点

优点：能适应不同地区市场环境变化，商品采购具有相当的弹性；

对市场反映灵敏，补货及时，购销迅速；

由于分部拥有采购权，可以提高一线部门的积极性，提高其士气；

由于采购权和销售权合一，分部拥有较大权力，因而便于分部考核，要求其对整个经营业绩负责。

可以尽快地满足用户的需要,特别是—些特殊需要。

分散采购比较灵活，拥有快速的决策响应性，且采购人员对本部门的运营环境有很好的理解，能够对产品开发给予支持。

如果一家公司实施分散化采购，那么各部门的管理者会处理其各自的采购业务。这种方法的优点在于物资的使用者比其他人更加了解自己需要什么。

分散采购批量小，过程短，手续简，决策层次低，问题反馈快，针对性强，方便灵活，占用资金少，库存空间小，保管简单方便。

分散采购是专业化分工的要求。

责任明确，易于确定。

缺点：部门各自为政，容易出现交叉采购、人员费用较大。

由于采购权力下放，使采购控制较难，采购过程中容易出现舞弊现象；

计划不连贯，形象不统一，难以实施统一促销活动，商店整体利益控制较难；

由于各部门或分店的采购数量有限，难以获得大量采购的价格优惠。

如何做好分散采购

1、分散采购对扩大采购规模、提高采购效率都起了相当作用。

2、资金节约率：必须要采取切实有效的措施对分散采购加以规范和约束,以使其更加规范有序、客观公正、廉洁高效。

①规范的操作程序：分散采购并不等于自由采购。何时采购，向谁采购，采用何种方式采购等关键问题都是由各部门的采购机构依情况而定的，虽然采购机构是否发生采购行为是随机的，但是采购行为一但确定需要发生，那么此行为就要按流程来办事。加强对分散采购人申报其采购项目、备案采购合同、公告采购信息工作的管理,用这一系列的手续和程序来增强采购环节的牵制力度,促进分散采购行为的充分公开,以有效提高采购工作的客观公正性和公开透明度,从而达到提高采购项目质量、遏制暗箱操作行为的目的。

②加大执法检查力度,特别是对那些肢解采购项目、规避公开招标、实施暗箱操作等行为,更是要严肃处理,并要公开解剖典型的违法案例,以通过警示教育活动来促进其他采购人依法采购的自觉性,从而实现以点带面的规范和教育效果。

③分散采购资金都是由采购人自己掌握和支配的,这样,采购人对其分散采购行为就只需本部门就可操作完毕,而无须其他部门的帮助或介入,从而就能逃避方方面面的监督与管理,这就给整个地区的监督管理工作带来了一定的难度,使他们几乎无法对此类采购人实施事前监督管理; 政府采购监督管理部门对采购人的分散采购资金也统一实施财政集中支付的办法,那么就能在事前管住分散采购行为,就能根据实际情况的需要有目的地参与分散采购活动的监督管理。

3、分散采购的分散并不等于松散，

不管采取什么形式采购，严格监管采购方式的确定，从制度角度保证不同形式的采购都能做到操作方式科学合理，过程规范、公平、公正，这都是监管部门的工作职能。

沈军介绍，要求采购单位在采购合同签订之日后 10 个工作日内把相关材料上交，可以加快工作节奏，及时了解采购情况，跟踪分散采购的档案管理，以便当采购中出现问题时可以及时查找原因，也更能引起采购人的重视；另外，本来采购单位实施分散采购量不是很大，如果备案时间间隔太长，就会影响监督效果。

另外，沈军说：“之所以把分散采购实施情况报告内容规定得特别细，是因为监管部门可能不会每一个采购项目都现场监督，但是分散采购必须按照《政府采购法》的程序来进行，在这种情况下就需要通过文档材料来了解采购的全过程是否合法规范。”

局部利益与整体利益的关系问题。

集中采购在一定程度上限制了各成员企业资金使用的自由，必然触动一些部门和单位的切身利益。在推行集中采购过程中，成员企业往往强调自身特殊性和专业性，或以集中采购周期长、效率低、买不到自己心目中的产品等为借口，规避集中采购。个别单位局部利益的过分放大必然导致集团整体利益的失衡受损。集团在推进集中采购的过程中，需要各成员企业有全局意识，力争实现整体利益与局部利益的有机结合。

集中采购的优缺点

优点：集中的数量优势；避免复制；集中采购形成规模运输从而降低运输成本；减少企业内部的各部门及单位的竞争和冲突；形成供应基地；降低采购成本。缺点：容易受外来因素的干扰，如政府有关部门人员、公司上级领导推荐；

内部人员分别推荐不同的单位，初选和评标时往往议而不决，工作效率低，会产生或增加内部矛盾；

如果采购流程的任何一个环节不能按期完成的话，都会导致不能按计划完成采购，进而影响工期、施工单位索赔等；

采购审批和执行流程过长，时效性差；难以适应量少、急需的采购；采购与需求分开，有时难以准确了解内部需求，降低采购绩效；涉及的部门多，容易产生沟通误解，降低采购效益。

集中采购管理虽然实现内部资源组合和共享，能够逐步实现现代物流的许多目标。但是，由于组织机构的设置和管理容易形成一种权力型组织文化，而以组织为基础的集中采购，容易导致权力的习惯性增大，在企业内部逐渐形成新的结构不平衡和权力冲突，产生新的协调边界。现代企业的物流管理已尼不再侧重于建立固定的行政性组织和权力型的机构，而注重于对整个过程的控制，提高内外协同能力，快速反应，简化流程.

集中采购量大，过程长，手续多，集中度高，决策层次高。

集中采购对项目零星、地域性及紧急采购状况难以适应。

1.采购计划编制难以准确

集中采购的采购计划是总部在汇集调整子分公司采购申请的基础上形成的,因为很难掌控子分公司采购方面的第一手资料,所以在计划的编制方面就难以准确。需要总部计划人员经常到子分公司调研,掌握各子分公司的生产情况和库存情况,做到心中有数,编制计划时有自己的主见,有所取舍,不被下面子分公司所左右,从而树立权威,做好管理。

2.工作中易受外来因素干扰

集中采购涉及的资金量大,牵扯的利益关联方多,因此工作中容易受到外来因素的干扰,如政府相关部门、公司上级领导等,需要采购人员有很强的法律意识和很高的政治觉悟,廉洁自律,严守组织纪律。

集中分散采购的对比