公文文件管理制度正式版

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ZD/EG

绿色投资控股企业制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED

（基本管理制度系统）

文件体系基本管理规定（草案）

2011年月日发布 2011 年月日实施起草部门：人力资源部发文部门：人力资源部主要起草人：岳良签发人：

发放围：总部、各项目公司、各项目部密级：部公开▲

文件体系管理基本规定（草案）

1.总则

1.1为加强公司文件体系管理，维护其规性、科学性、稳定性、连续性、强制性、

可行性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本规定。

1.2本规定中所称文件体系是指由公司红头文件和各种规共同构成的、有一定关

系结构的文件集合。

1.3本规定适应于绿色投资控股（以下简称集团总部）及其下属公司（包含子公

司、分公司、投资控股公司、已投入商业运营的项目公司，以下简称下属公司）、各筹建在建工程项目部（以下简称项目部）等机构， 1.2中所界定的文件的制订、发布、修改和执行。

2.文件体系与文件分类

2.1文件体系框架如图1所示。文件按发文方式分为两类，即红头文件和规。

红头文件

技术标准

文件体系企业标准（Q）管理标准

工作标准

规基本管理制度系统（01）

经营企划管理制度系统（02）

行政总务管理制度系统（03）

企业制度（ZD）财务审计管理制度系统（04）

人力资源管理制度系统（05）

市场营销管理制度系统（06）

专业管理制度系统技术研发管理制度系统（07）

工程项目管理制度系统（08）

运营管理制度系统（09）

采购物流管理制度系统（10）

其它专业管理制度系统（11）

图1 绿色投资控股公司文件体系及分类图

注：（）系制度类别代号

2.2本规定中所称的红头文件主要是指公司自制文件中的“九种文”，“九种文”

包括公司重大的决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函，以及其它确需以红头形式发布的重要文件。

2.2.1红头文件具有最高的管理效力，集团总部总裁办、人力资源部有权限拟

定和发布以“绿色投资控股”名义的红头文件，效力围为集团总部和各下属公司、各项目部。

已经注册成立且已投入商业运行的运营类下属公司人事行政管理部门有权限拟订和发布在下属公司围生效的红头文件。

已注册成立的筹建或在建项目公司和未注册的筹建在建工程项目部一般无权限拟订发布红头文件，如需发布红头文件，由集团总部相关部门拟订发布。其他部门和个人均无权限发布红头文件。

红头文件仅限于公司发布对对外重要的公文和文件：

①公司股东会、董事会、监事会相关的决议性文件；

②公司规章制度和企业标准等重大文件；

③转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

④公布公司体制机构变动或中层以上管理人员任免事项；

⑤公布公司的重大开发、项目、经营管理等工作的决定；

⑥发布有关重大奖惩决定和通报；

⑦其他有关公司的重大事项。

2.2.2红头文件的发文管理部门和编号规则见{附件1}。

2.2.3发布其他一般性决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪

要、函等以及公司部之间的联络文件用公司一般发文格式进行发布。一般发文格式和编号规则见{附件2}。

2.3本规定中所称的规是指用文字、图表形式规定管理活动的容、程序和方法，

包括企业标准和企业制度。

2.3.1企业标准是对企业部与生产技术直接相关的、需要统一的重复性活动所

作的详细规定，包括技术标准、管理标准和工作标准。

2.3.2企业制度是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能围、责

任权限、业务流程和协调方法所作的规定，包括基本管理制度和专业管

理制度等。

2.3.3基本管理制度是公司根本性、全局性、综合性的管理制度，是公司基本

管理方针的集中反映，包括公司章程、公司治理制度、组织机构管理制

度等。

2.3.4专业管理制度是在基本管理制度的指导下，对公司各项专业管理工作的

围、容、程序、方法等所作的规定，是保证公司组织机构正常运行的必

要条件，包括财务审计管理制度系统、人力资源管理制度系统等。

3.职责

3.1红头文件、企业标准、公司制度的规、审核、发布、宣传、归档，由集团公

司总部总裁办和人力资源部按职责划分围分别统一归口管理。凡涉及公司法务、经营管理、行政办公、后勤总务、企划、计划管理以及财务、市场、工程、运营等由总裁办负责归口管理，凡涉及人力资源管理类、人事任免等由人力资源部负责归口管理。

3.2公司红头文件、企业标准、公司制度的审批、用印、监督实施，由公司总裁

办统一归口管理，并负责组织和参与红头文件、企业标准、制度的制订。

3.3各项专业制度的起草、修改、完善、维护由相对应的职能部门负责，必要时

两个以上部门可以联合行文，但部门不宜过多，联合行文应是同级部门。

3.4下属公司可根据集团公司企业制度制订具体的实施细则等文件，另外下属公

司可根据自身特点和实际需要制订和发布在下属公司围有效的红头文件、企业标准、制度等文件，以上文件的规、审核、发布、宣传、归档、监督实施由下属公司人事行政管理部门统一归口管理，下属公司的各项专业管理制度由下属公司各相关职能部门负责起草、拟订、修改和完善。

3.5下属公司的红头文件、企业标准、部制度等文件须报集团公司总部总裁办和

人力资源部和相关职能管理部门备案后生效，并接受集团公司总裁办、人力资源部和相应的职能部门业务指导和监督，接受总裁办的行政监督。3.6凡遇到难以确定责任归属的文件，由总裁办负责确定该文件的类型及归口管

理部门。

4.文件的起草

4.1红头文件的起草

4.1.1以董事会、监事会、总裁办名义发布的红头文件以及容涉及总裁办职责

围的红头文件由总裁办负责起草。

4.1.2人力资源管理类、人事任免类等其他人事类以公司名义发布的红头文件

以及容涉及公司人力资源部职责围的红头文件由人力资源部负责起草。