文件资料管理程序-完整版-2018.5.17

变更履历

1 目的

为规范公司各类文件资料的格式和内容，保证公司文件资料的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、保管等工作，维护文件资料的安全，特制定本程序。

2 范围

2.1 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，

适用于各过程文件的控制。

2.2 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门运行中形成的所有记录的控

制。

2.3 本程序适用于公司所有文件资料的管理与控制，包括：

2.3.1 管理类文件：综合管理体系文件（如公司管理手册、程序文件、作业文件、记录文件）、基建、

财务、人事、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料。

2.3.2 技术类文件：指公司所有与技术研发各环节相关的图纸、产品标准、技术要求、立项报告、调

研报告等文件。

2.3.3 外来文件：所有来自顾问公司、客户、认证机构、技术监督局、互联网、国内及国际标准、各

种仪器说明书、使用指导书等的文件。

2.3.4 作废文件：由于版本变更或不再使用的文件。

3 职责

3.1 综合运营部的职责：

3.1.1 负责对公司的文件资料进行控制管理，包括文件接收、编号、分发、保管、回收，并建立文件

和资料清单目录等。

3.1.2 明确文件的最新版本；建立并及时更新《有效文件一览表》。

3.1.3 向领导汇报文件管理状况。

3.1.4重要原始档案遵循“双人双控，共同管理”原则，由综合运营部统一管理。

3.2 各部门主管的职责：

3.2.1 负责确定本部门工作过程的文件需求。确保在本部门工作场所使用最新版本的文件，并保证文

件清晰、易于识别和易于取得（比如需要时在三分钟之内找到）。

3.2.2 负责对所需的文件进行策划；对过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制及并安

排专人编写。

3.2.3 负责本部门资料的标识、收集、整理、保管；内容更改并做好相应记录。

3.3 各文件制作者和使用部门：按规定制定和维护有关的文件资料，并配合综合运营部按程序要求保管和

控制本部门的文件资料。

4 程序内容

4.1确定文件分类、存档期限、密级划分及管理责任人

4.2 文件的编写、批准和发布

4.2.1 各部门按要求编写程序文件、制度、记录表单，并在文件首页分发清单上注明分发部门及数量；各级文件须按公司的审批流程完成审批后方可发布。

4.2.2 适用的法律法规由总经理审核，列入公司受控文件归档，需使用者借阅。

4.2.3 综合运营部做好文件的登记工作，填写《有效文件一览表》。

4.2.4 文件的发布由综合运营部负责进行，综合运营部在受控文件加盖“受控”印章进行标示（在有特殊要求时加相应标识）。

4.2.5 综合运营部在发放文件时接收部门在《文件发放／回收登记表》签字记录。

4.2.6 文件的持有者应妥善保管，不得转借、外传及私自复印。因损坏不能使用或丢失和工作需要补发文件的，按4.2.5条规定执行。

4.2.7因工作调动，领用文件人不再使用的文件应交回原发放部门，办理注销手续。

4.3 文件的电子档

4.3.1 综合运营部将所有可以公开浏览的文件电子档共享在网上邻居，同时删除文该文件的旧版电子

文档（如有）。

4.3.2 共享的电子文件对所有有工作需要人员公开，但只有文控有更改、打印、删除此文件夹内的电

子文档，其他人员均只能浏览该文件夹中的文件。

4.3.3 电子文档是为了查阅方便，只作为参考使用，具体实施应以书面的文件为准。

4.4 文件及表单更改

4.4.1 文件及表单的更改

4.4.1.1 当文件需要更改时，由提出部门提出，经《文件制定更改申请表》同意后由责任部门

主管更改，文件的更改同样应遵循4.2.2条的规定，更改部分加下划线以示区分。生

效后由综合运营部档案员对更改后的文件按文件的发放流程进行发放。若是需要报废，同样填

写《文件新建/更改通知单》，只是在“申请更改原因”中注明“报废”即可。

4.4.1.2 表单需更改时，应填写《文件更改评审记录》，经部门经理审核后，交总经理批准，

将批准后的《文件更改评审记录》及新版表单一并递交到综合运营部，同时递交电子档。若是

不再使用，同样填写《文件更改评审记录》，注明报废经部门经理审核，总经理批准后交综合运

营部处理。

4.4.2 更改后的文件的发放、保管和记录按4.2.4—4.2.7执行。

4.4.3 修改后的文件明确现行修改状态标识，修改状态标识是A/1、A/2、A/3,三次修改或大幅度修改

后进行换版，并明确现行换版状态标识，换版状态标识顺序是B/0、B/1……

4.5 失效和作废文件处理

4.5.1 综合运营部及时回收失效和作废文件，并做好失效和作废标识。

4.5.2 失效和作废文件一般予以销毁，经总经理批准销毁，并填写《文件销毁申请表》。

4.5.3 留档做资料的失效和作废文件，都做出明确标识，综合运营部负责隔离存放。

备注：对于发给供应商的文件的更改或作废，由相关人员将新文件发放到供应商，旧文件由他们自行处理。

4.6 文件控制

4.6.1 进入资料室存档的文件应按类别标识清楚，根据文件清单和标识制定比较合理的检索方法，需

要时能最快地得到所需文件（目标是三分钟之内找到）。

4.6.2 除非是因为编写或更改文件需要，综合运营部以外的任何人不得以任何理由打印或复印管理体

系文件。

4.6.3 使用者不许在文件上加标记或书写任何文字、字母、符号等。

4.6.4 按照要求，各部门专人对相应文件进行管理。