浅析基建档案管理

浅析基建档案管理

发表时间：2019-07-08T16:48:53.493Z 来源：《基层建设》2019年第11期作者：刘转娣

[导读] 摘要：现阶段随着工程建设的步伐不断加快，社会的不断发展，基建档案管理工作内容逐渐增加了新的内容，同时管理工作中的存在的问题也逐渐显现。

广州市花都区华侨房地产开发公司 510800

摘要：现阶段随着工程建设的步伐不断加快，社会的不断发展，基建档案管理工作内容逐渐增加了新的内容，同时管理工作中的存在的问题也逐渐显现。结合实际工作经验就现阶段档案管理工作存在的一些问题进行了简要的分析探讨，并提出相关对策。

关键词：基建档案管理；基本内容；存在问题；应对措施

基建档案是指在各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程规划、勘察、设计、施工、监理、使用、维修活动中直接形成的文件。基建档案管理工作是企业基本管理工作的一个重要组成部分，它是整个基建建设项目的酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的文件材料，所以基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。是对于基建工程的使用、维护，以及对于指导今后的基建工程建设具有一定的参考作用。加强基建档案管理工作有着十分重要的作用，更多体现出技术效应与经济价值、典型的民生意义、独特的安全意义。

一、基建档案管理的基本内容

1、前期准备阶段文件：工程项目建议书、批复、设计任务书、选址、投资计划、上级下达的基建计划、追加投资的请示、批复、征地、报建、工程合、协议等。

2、设计阶段文件：工程勘察报告、总体规划设计文件、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件等。

3、施工（监理）阶段文件：施工组织设计、施工图、图纸会审记录、工艺规程的标准、原材料及预制件的合格证、检验记录、各种施工记录、施工持术总结等。同时包括监理工作专项报告、验证材料及监理工作中形成的文件材料等。

4、竣工验收阶段文件：竣工报告、各种竣工图、竣工验收记录、说明书、工程决算、总结等。

5、使用维护阶段文件：在使用、维修、管理、维护、改造、扩建中形成的文件。

6、房屋产权类文件：购买公有住房申请表、家属住房情况调查表、公有住房售价评估表、公有住房买卖协议书、收款凭证、印花税发票（复印件）、公证书、出售公有住房审定书、房地产证、平面图（复印件）。

二、基建档案管理工作中存在的问题

1、档案管理意识淡薄、制度不够完善

基建档案形成贯穿于日常的文件收集和数据记录、新建工程的前期准备、设计、施工、竣工验收和维护等，是日常业务和项目的重要依据。作为相关的领导和管理人员，应该在思想上认识到管理的重要性，但在这方面缺乏管理和制度建设。有人以种种借口长期不归档，有的不交关键技术材料，有的在归档材料内容上有保留：淡化真实数据，模糊实验条件等使归档的材料不全、内容失真，破坏了档案的完整性和真实性，给日后的利用造成不便，甚至留下隐患。

2、档案材料缺失、数据失真。

因为基建文件具有专业技术性、项目成套性、技术通用性、多样性、标准性的特点，就会出现工程档案管理在档案集中整理的过程中难度高、容易发生失误等问题，而导致档案管理工作人员对工作出工不出力，对工程施工现场不了解，依据建设单位提供的不完整的失真的材料，采用不真实的数据来编写档案。这样往往就会造成工程档案与事实严重不符，各种数据失真，从而导致工程质量保证书和合格证明不能通过审查验收。

3、档案管理人员不能按时完成归档。

随着我国市场经济体制的不断发展和完善，企业为了在市场中占有很大的优势，要根据形势改革自己的管理系统。我国的建筑企业的水平差异很大，工程档案人员的档案编制意识薄弱，并且对工程价值的内涵、形成过程与应用等方面的了解有限，使得他们在工程档案的编制决策上无法扮演更积极的角色。导致在工程竣工时不能及时的完成竣工档案资料，以至于不能及时的向城建部门报备，有些企业单方面重视工程的进展和资金管理，而忽略工程档案的完成工作，就会造成工程档案报备滞后。

4、档案管理工作缺乏有效的管理制度。

随着工程进度的逐渐加快，有些重要的部门重组，档案管理人员流动性加大，原有的文件资料会有一部分分散、缺失，而新的文件资料又会不断的产生，致使文件资料整理工作难度加大。比如部分企业因为没有规范的有效的管理制度，对工程档案资料的统一、保密、整理工作也很难做到有效的管理。归档时间要适当，归档时间定得太迟，基建文件长期散存在业务部门或个人手里，容易散失、损坏；归档时间定得太早，又影响现行工作的使用。档案管理人员在验收资料质量和完整性方面的欠缺，基建档案必须依照真实性、完整性和原始性这三个原则，如果工作人员直接从项目负责人手中接收资料，而不进行筛选和检查，那么搜集上来的资料很可能存在缺项、漏项和内容不全等问题。不完整的档案资料对以后工作的开展也是有一定的影响的。

三、基建档案管理工作的应对措施

1、建立健全档案工作各项规章制度

建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，制定档案制度，统一管理建设项目的档案资料；对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保基建档案工作与基建建设同步进行；基建文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力；配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训；采用先进信息技术，实现基建档案管理的信息化；保证档案工作所需经费，配备计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。确保基建档案的完整性、准确性、系统性。

2、提升档案管理人员的素质修养

随着科技的快速发展，工程技术水平不断提高，加强基建档案编制人员的相关知识与技能，使之认识到档案编制与管理工作不仅是为工程提供施工上的参考，更要为日后的施工奠定良好的基础。档案管理工作人员应该要努力学习，开拓视野，熟悉基建档案管理工作的发展现状，提高自身的素质，运用新知识，新经验改进和加强基建档案管理工作，更好的促进基建档案管理发展。因此，企业要定期参加档