集团酒店采购制度
酒店采购流程及制度管理
一、引言酒店作为服务业的重要组成部分,其运营离不开各类物资和服务的采购。
为了确保酒店采购工作的规范、高效和透明,降低采购成本,提高服务质量,以下将从酒店采购流程及制度管理两个方面进行阐述。
二、酒店采购流程1. 需求分析在采购前,酒店各部门应根据自身业务需求,提出采购申请,包括所需物资、数量、规格、质量要求等。
采购部门对申请进行汇总,形成采购计划。
2. 供应商选择采购部门根据采购计划,进行供应商调研,筛选出符合酒店要求的供应商。
选择供应商时,应考虑以下因素:(1)供应商的资质、信誉和口碑;(2)供应商的产品质量、价格和售后服务;(3)供应商的供货能力、配送速度和库存管理;(4)供应商的合作意愿和沟通能力。
3. 询价与谈判采购部门与筛选出的供应商进行询价,获取报价单。
根据报价、质量、服务等综合因素,选择合适的供应商进行谈判。
谈判内容包括价格、付款方式、交货时间、售后服务等。
4. 订单签订双方就采购事宜达成一致后,签订采购合同。
合同应明确双方的权利、义务、违约责任等。
5. 物资验收供应商按照合同约定时间将物资送达酒店,采购部门组织验收。
验收内容包括数量、质量、规格等。
如发现质量问题,应及时与供应商沟通,协商解决。
6. 付款与结算验收合格后,采购部门按照合同约定进行付款。
结算方式可包括预付款、分期付款、验收后付款等。
7. 采购评价与反馈采购部门对供应商的履约情况进行评价,包括产品质量、交货时间、售后服务等方面。
同时,收集各部门对采购工作的意见和建议,不断优化采购流程。
三、酒店采购制度管理1. 采购管理制度制定完善的采购管理制度,明确采购原则、流程、权限、责任等。
采购管理制度应包括以下内容:(1)采购计划制定与审批;(2)供应商选择与评价;(3)询价、谈判与签订合同;(4)物资验收与付款;(5)采购评价与反馈。
2. 采购审批制度建立采购审批制度,明确采购审批权限和流程。
采购审批流程包括:(1)部门申请;(2)采购部门审核;(3)分管领导审批;(4)总经理审批。
酒店采购规章制度范本
酒店采购规章制度范本一、总则第一条为了规范酒店采购行为,保障酒店的正常运营,提高服务质量,制定本制度。
第二条本制度适用于酒店采购部门的各项采购活动,包括原材料、包装物资、五金机械设备等。
第三条采购部门应遵循合法、合规、公开、透明的原则,确保采购活动的正当性和合理性。
第四条采购部门应建立健全内部管理制度,加强对采购活动的监督和控制,防止腐败和浪费。
二、采购计划第五条采购部门应根据酒店的生产和销售计划,制定合理的采购计划,确保酒店的正常运营。
第六条采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、质量、价格、供应商等信息。
第七条采购部门应根据采购计划,选择合适的供应商,进行采购活动。
三、采购合同第八条采购部门应与供应商签订采购合同,明确双方的权利和义务。
第九条采购合同应包括采购物品的名称、规格、数量、质量、价格、交货时间等信息。
第十条采购部门应按照采购合同的要求,及时支付采购款项。
四、采购验收第十一条采购部门应建立健全采购验收制度,确保采购物品的质量和数量。
第十二条采购部门应指定专门人员进行采购验收,验收人员应具备相关的专业知识和经验。
第十三条采购验收应按照采购合同的要求进行,验收人员应详细记录验收情况,并出具验收报告。
五、采购储存第十四条采购部门应建立健全采购储存制度,确保采购物品的安全和完好。
第十五条采购部门应指定专门人员进行采购物品的储存管理,确保物品的存放环境符合要求。
第十六条采购部门应定期对采购物品进行盘点和检查,确保物品的质量和数量。
六、采购监督第十七条采购部门应建立健全采购监督制度,加强对采购活动的监督和控制。
第十八条采购部门应定期对采购活动进行审计和检查,发现问题及时纠正。
第十九条采购部门应加强与其他部门的沟通和协作,共同保障酒店的正常运营。
七、附则第二十条本制度自发布之日起生效,酒店全体员工应严格遵守。
第二十一条本制度的解释权归酒店所有。
第二十二条酒店可根据实际情况,对本制度进行修改和完善。
酒店采购管理制度范本
酒店采购管理制度范本一、目的与范围本制度旨在规范酒店采购管理工作,确保采购活动的顺利进行,提高采购效益和服务质量。
适用于酒店所有采购活动和相关人员。
二、采购流程1. 采购需求提出酒店各部门在需要采购物品或服务时,应填写采购需求申请表,包括物品名称、规格、数量、预算和紧急程度等信息。
申请表须由部门经理或授权人签署。
2. 采购计划编制采购部门根据各部门的采购需求申请,制定采购计划,并按照酒店的采购政策和要求进行预算控制。
采购计划需经主管领导审批后执行。
3. 供应商选择与评估采购部门按照供应商管理制度,选择潜在的供应商,并进行评估。
评估内容包括供应商的信誉度、产品质量、售后服务、交货时间等因素。
评估结果将作为供应商选择的依据。
4. 询价与比较采购部门向供应商发送询价函,询问相关产品的价格、交货期、质量保证等条件。
收到供应商的报价后,采购部门进行比较,选择性价比最高的供应商。
5. 合同签订采购部门与供应商签订采购合同,明确双方的权益和义务。
合同应包括采购物品的名称、数量、规格、品质要求、价格、交货期限等重要条款,以确保双方的利益。
6. 采购执行与验收采购部门组织供应商供货,并对所买物品进行验收。
验收应根据合同约定的品质要求,进行数量、质量和规格的检查,确保物品符合要求后方可入库。
7. 供应商绩效评估采购部门对供应商的绩效进行评估,包括供应商交货及时性、产品质量、售后服务质量等方面。
评估结果作为供应商合作与否的参考。
三、采购控制与监督1. 预算控制酒店设立专门的预算控制岗位,负责对采购预算进行审核和控制。
采购部门需根据预算执行采购计划,并逐步过程中注意控制采购费用,确保不超出预算范围。
2. 采购档案管理采购部门应建立供应商档案和采购活动档案,并对所有采购文件和合同进行备案,以备查阅和审计。
3. 内部审计酒店设立内部审计部门,定期对采购活动进行审计,确保采购活动的合规性和合理性。
4. 不正当行为防范酒店严禁采购人员和供应商进行不正当的商业交往和交际送礼行为。
酒店行业采购管理制度细则及其临时物品采购流程范本
酒店行业采购管理制度细则及其临时物品采购流程范本一、采购管理的基本框架1.酒店采购工作职责酒店的采购职责涵盖了成本控制、接受财务和其他部门的监督及审查,以及全面负责酒店的采购工作,以确保运营的顺畅。
2.采购工作基本要求(1)所有采购项目需经过酒店总经理的签批授权,并获得财务部门的批准。
(2)针对所有采购物品,至少需要比较三家供应商的价格和品质,特别是对于月结类物品,每月至少需要获取三家供货商的报价单。
(3)采购人员需对所采购物品的价格及质量负责,确保选择优质供应商。
(4)每月,采购人员需通过电话、传真、现场考察等方式收集相应物品的价格信息,并整理成价格信息库,随后以书面形式上报给财务部及公司。
(5)采购部需对所有供应商的名片、报价单、合同等资料及样品进行登记归档,并妥善保管。
在人员变动时,所有资料应及时进行交接。
二、采购时间及程序管理1.采购时间要求(1)一般物品应在3至5天内完成采购,紧急物品需在第二天采购到位。
(2)印刷品、一次性客房用品、布草等应提前一个月下单,以确保及时供货。
2.采购禁止事项(1)采购部不得采购未提交申购单的任何物品,违者财务部将不予报销。
(2)禁止各部门自行采购任何物品或私下与供应商进行洽谈。
3.供应商付款管理(1)采购部负责协助处理各协作供应商的货款及时签批支付事项。
针对到期的应付账款,酒店需及时付款,以维护良好的财务声誉,同时为今后的采购提供便利。
三、职责与采购流程1.采购岗位职责(1)采购人员需了解各部门的物品需求及市场供应情况,掌握财务部的成本和资金控制要求。
(2)需定期进行市场调研,检视库存及消耗动态,确保采购计划科学合理,应对市场变化。
(3)为长期需求的物资,可与相关工厂、商店签订长期供货协议,确保物品的质量和供货稳定性。
(4)积极与酒店其他部门沟通,听取其对采购工作的反馈,不断改进采购流程。
(5)协助仓库完成物品的验收工作,确保上架前的物品符合质量标准,尤其注意食品的保质期。
大型酒店的采购管理制度
一、总则为了规范酒店采购行为,提高采购效率,降低采购成本,确保采购物品的质量和数量,特制定本制度。
二、采购管理部门1. 酒店设立专职采购部,负责酒店采购工作的全面管理。
2. 采购部接受酒店总经理的直接领导,并接受财务部、人力资源部等部门的监督。
三、采购原则1. 采购物品必须符合酒店经营需求,满足质量、价格、交货时间等要求。
2. 采购过程应公开、透明,遵循公平、公正、公开的原则。
3. 采购物品价格应合理,不得高于市场价格。
4. 采购物品质量应稳定,符合国家标准和行业标准。
四、采购流程1. 物品需求部门根据实际需求,填写《物品采购申请单》,经部门经理审核后报采购部。
2. 采购部对《物品采购申请单》进行审核,确定采购需求。
3. 采购部通过招标、询价、比价等方式,选择合适的供应商。
4. 采购部与供应商签订采购合同,明确采购物品的品种、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。
5. 采购部根据合同约定,监督供应商按时、按质、按量交货。
6. 采购部对采购物品进行验收,确保质量符合要求。
7. 采购部将验收合格的物品入库,并做好入库登记。
8. 采购部对采购过程进行跟踪管理,确保采购工作顺利进行。
五、采购监督1. 采购部对采购过程进行全程监督,确保采购物品的质量、价格、交货时间等符合要求。
2. 采购部对供应商的履约情况进行跟踪,确保供应商按时、按质、按量交货。
3. 采购部对采购合同进行管理,确保合同条款的履行。
4. 采购部对采购数据进行统计分析,为酒店经营决策提供依据。
六、采购人员职责1. 采购人员应具备良好的职业道德和业务素质,熟悉采购流程和法规。
2. 采购人员应严格按照采购流程进行采购,确保采购物品的质量、价格、交货时间等符合要求。
3. 采购人员应积极与供应商沟通,建立良好的合作关系。
4. 采购人员应定期对采购数据进行统计分析,为酒店经营决策提供依据。
七、附则1. 本制度自发布之日起施行,原有制度与本制度不一致的,以本制度为准。
集团酒店采购制度
成都大未来资产管理有限公司编号ZC-CG采购管理制度﹙试行﹚批准:审核:会签:编制:综合管理中心-采购部主责单位综合管理中心-采购部文件执行日期2017-11-1作废文件无大未来集团采购管理制度一、目的:为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、适用范围:适用于大未来集团公司的物料及设备采购、工程类改造、外包服务类合作、营销企划类等一切费用支出项目。
三、采购申请单申请流程:(一)采购申请单适用范围主要针对物品类采购,且支出费用小于50000元,包括但不限于以下项目:1.印刷品;2.日常用品;3.工程杂件;4.服装;5.办公用品等。
(二)采购申请1.所有采购申请单应由申购部门发起申请流程,申购人将明细填入申请单内(包括申购部门、申购日期、希望完成日期、申购理由、物品名称、数量、单位、规格要求),针对耗用品还需填入现有库存量及月用量。
直接领导及分管领导须对采购申请单进行审批,以审核并确认是否为部门现阶段采购所需,采购申请流程经权限领导批准后方可交采购部进行采购。
2.申购部门应有计划性的提交采购申请单(1)对于每月都会申购的物品,申购部门应结合月用量及库存量在每月25日统一对下月库存补货提交采购申请单,并且对于易耗品类采购(例如:办公用品、保洁用品等),应由行政部门对各部门需求进行汇总,再提交采购申请单至采购部。
(2)对于临时性申购的物品,申购部门应结合申购物品的生产周期提前提交采购申请单,例如:①印刷品类:印刷品标准及设计内容确认后,申购方须提前10-15天提交采购申请单;②日常杂件:申购方须提前7天提交采购申请单;③工程杂件:申购方须提前10-15天提交采购申请单。
④服装类:服装款式及面料确认后,申购方须提前30-40天提交采购申请单。
⑤办公用品:行政部须提前7天提交采购申请单。
(二)询价及审批采购部在收到采购申请单后,必须服从下列程序:1. 对于单张采购申请单总金额大于或等于5000元的费用支出,至少保证有3家有竞争力的报价单位或机构;如遇特殊情况,只有1-2家报价,则必须注明原因,同样对于没有使用最便宜报价的供应商,必须注明充分理由。
酒店集团公司采购管理制度
酒店集团公司采购管理制度一、引言酒店集团公司作为一个经营酒店业务的企业,采购管理是保证酒店正常运营的关键环节之一。
酒店集团公司采购管理制度的目的是规范酒店集团公司的采购行为,保证采购活动的合法性、透明度和高效性,确保酒店集团公司的利益最大化。
二、适用范围本制度适用于酒店集团公司内所有部门和员工,在进行采购活动时必须遵守本制度的规定。
三、基本原则3.1 透明公正原则酒店集团公司采购活动必须公开透明、公正公平,不存在包庇、纵容或垄断行为。
采购活动应遵循公开、竞争、选择最优的原则。
3.2 经济效益原则采购活动应以提高酒店集团公司的经济效益为目标,确保采购结果的质量和性价比。
3.3 合规风险控制原则酒店集团公司采购活动必须符合法律法规和公司内部规定,遵循合规和风险控制的要求。
3.4 供应商管理原则酒店集团公司应建立健全供应商管理制度,选择合格的供应商进行采购合作,建立长期、稳定的合作关系。
四、采购活动流程酒店集团公司的采购活动包括需求调研、供应商选择、合同签订、采购执行和验收等环节。
具体流程如下:4.1 需求调研根据酒店集团公司的业务需求,各部门通过内部沟通、调查研究等方式确定采购需求,并形成采购需求报告。
4.2 供应商选择酒店集团公司应公开公平选择供应商。
通过市场调研、供应商资质评估等方式,对潜在供应商进行筛选,选定合格的供应商。
4.3 合同签订采购活动达成一致后,酒店集团公司与供应商签订采购合同。
合同应明确产品或服务的数量、质量、价格、交付时间、支付方式等细节。
4.4 采购执行在合同约定的时间内,酒店集团公司按照合同的要求进行采购活动,并保证采购过程中的质量、安全、可靠等要求。
4.5 验收酒店集团公司在采购到货后,对货物或服务进行验收。
验收结果应与合同约定的要求进行比对,确保符合预期。
五、内部控制酒店集团公司应建立健全内部控制制度,确保采购活动的合规性和有效性。
具体措施包括:5.1 内部审批流程酒店集团公司应建立明确的采购审批流程,规定各个环节的审批权限和审批程序,确保采购活动的规范性和透明度。
酒店采购管理制度模版(3篇)
酒店采购管理制度模版为使酒店的采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:一、采购管理部门酒店设立专职采购部,隶属酒店财务部管理,接受财务总监、成本控制、集团稽查部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作.二、采购部工作基本要求1.所有采购项目均需董事会签批授权及酒店财务部批准同意2.所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单3.所有采购物品的品质须保持一惯稳定4.采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责5.采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及董事会6.所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交.上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息库.7.采购时间要求:一般物品采购时间为____天;急用物品当天必须采购回来;印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购8.采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销9.禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜10.采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜.对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利.三、采购审批程序1.申购单审批程序:使用部门经理(仓库主管)资产会计复查董事同意采购部询价财务总监稽查部行政办董事会申购单返回采购部2.单位价值____元以下或批量价值在____元以下的由采购部现金自购的物品,采购部须事先货比三家,并在申购单上注明询价结果和选定的供应商,经董事会最后批准后方可采购.酒店财务部和集团稽查部将对价格及品质进行不定期抽查.2.单位价值____元以上或批量价值在____元以上的物品采购审批程序:采购部寻找至少三家厂商比较价格品质评定小组确定供货商采购部与供货商共同草拟合同或采购协议财务审批行政办审批董事会审批盖章或签字执行合同或协议(评定小组由采购部、使用部门、财务部、主管副总、集团稽查组成)3.赊购(月结)物品采购审批程序蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜,水果由各厨主厨直接下单至采购部叫货.其它物品按上述第1、2、3款程序执行.各月结供应商选定办法:采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、主管副总、财务部和集团稽查部组成供货商评定小组,通力合作,进行价格及质量的比较和讨论,选定供应商。
酒店采购管理制度及流程
一、目的为了规范酒店采购行为,提高采购效率,降低采购成本,确保采购物品的质量和安全性,特制定本制度及流程。
二、采购管理部门酒店设立专职采购部,接受总经办、财务部及其它部门的监督,全面负责酒店的采购工作。
三、采购原则1. 依法采购:遵循国家法律法规,严格执行采购政策。
2. 规范采购:严格按照采购管理制度和流程进行采购。
3. 质量第一:确保采购物品的质量符合国家标准和酒店要求。
4. 成本控制:合理控制采购成本,提高经济效益。
5. 诚信采购:坚持诚信原则,与供应商建立良好的合作关系。
四、采购流程1. 采购需求申请(1)使用部门根据实际需求,填写《采购申请单》,并附上所需物品的规格、数量、用途等信息。
(2)使用部门负责人审批《采购申请单》。
(3)采购部审核《采购申请单》,确认采购需求。
2. 供应商选择(1)采购部根据采购需求,在合格供应商名录中选择至少三家供应商。
(2)采购部通过电话、邮件、传真等方式,向供应商询价、比质。
(3)采购部根据询价结果,选择价格合理、质量可靠的供应商。
3. 采购合同签订(1)采购部与供应商协商确定采购价格、交货时间、付款方式等条款。
(2)采购部与供应商签订《采购合同》,明确双方权利和义务。
4. 采购物品验收(1)采购部根据《采购合同》约定,对采购物品进行验收。
(2)验收合格后,由使用部门进行验收确认。
(3)验收不合格的物品,采购部应及时与供应商沟通,要求退货或换货。
5. 付款结算(1)采购部根据《采购合同》约定,及时支付货款。
(2)财务部根据采购部提供的《采购报销单》,进行付款审核。
(3)财务部办理付款手续,并将付款凭证送至采购部。
五、监督管理1. 采购部应定期对采购流程进行自查,确保采购工作规范、高效。
2. 酒店设立采购监督小组,对采购工作进行监督。
3. 对违反采购管理制度的行为,将依法依规进行处理。
六、附则1. 本制度由酒店采购部负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
酒店集团采购供应工作管理制度
酒店集团采购供应工作管理制度1. 导言酒店集团作为一个大型企业,在日常运营过程中需要大量的采购和供应工作。
为了保证采购和供应工作的高效和规范,制定本《酒店集团采购供应工作管理制度》。
2. 目的和范围2.1 目的本制度的目的是为了确保酒店集团采购和供应工作的质量、效率和合规性,保证酒店集团的正常运营和发展。
2.2 范围本制度适用于酒店集团内所有涉及采购和供应工作的部门和人员。
3. 采购管理3.1 采购需求确认在进行采购前,相关部门需确认采购需求,并按照规定的程序进行申请和审批。
3.2 供应商选择和评估酒店集团将建立供应商档案,定期对供应商进行评估和管理,并选择具备一定资质和信誉的供应商。
3.3 采购合同签订采购合同应明确采购的物品、数量、价格、交货时间等关键条款,并由相关部门负责人或授权人签订。
3.4 采购过程管理采购过程中要做好供应链管理,确保采购过程的透明和可追溯性,以及供应商交付的有效性和及时性。
3.5 采购报表和数据分析定期生成采购报表,对采购数据进行分析,发现问题并提出改进措施,以提高采购效率和降低成本。
4. 供应管理4.1 供应商管理酒店集团将对供应商进行分类管理,对优质供应商给予更多的关注和支持,对不合格供应商采取相应的制裁措施。
4.2 供应质量控制酒店集团要求供应商提供符合质量要求的产品,进行入库检验和质量把关,确保所采购的物品符合标准。
4.3 供应价格控制酒店集团将建立供应价格管理体系,对供应商的价格进行比较和评估,确保采购物品的价格合理,避免过高或过低。
4.4 供应服务评价酒店集团将对供应商的服务进行评价,包括交货及时性、售后服务等,以评估供应商的综合素质和表现。
5. 采购和供应风险管理5.1 风险识别和评估酒店集团将建立采购和供应风险管理机制,及时发现和评估采购和供应过程中可能存在的风险。
5.2 风险防控措施针对不同的风险,酒店集团将制定相应的风险防控措施,包括合同条款的优化、补充保险的购买等。
酒店采购制度及流程范本
酒店采购制度及流程范本一、采购原则1. 遵循合法、合规、合理的原则,确保采购活动的正当性和合规性。
2. 注重采购效率和成本控制,实现资源优化配置。
3. 坚持公平竞争,确保供应商的选择公正、公开、透明。
4. 强化内部管理,实现采购活动的规范化和标准化。
二、采购范围1. 酒店所需的物资、设备、用品等。
2. 酒店服务所需的原材料、辅料等。
3. 酒店建设项目所需的材料、设备等。
三、采购流程1. 需求申请:各部门根据业务需要,提出采购申请,填写《采购申请单》,注明采购物品的名称、规格、数量、预算等。
2. 审批流程:采购申请单需经过部门负责人、财务部、总经理等相关部门的审批。
审批权限如下:a) 采购物资金额在10万元以下的,由部门负责人审批。
b) 采购物资金额在10万元至50万元的,由财务部负责人审批。
c) 采购物资金额在50万元以上的,由总经理审批。
3. 供应商选择:采购部门根据采购需求,选择至少三家供应商进行对比,评估供应商的资质、价格、质量、服务等方面,选择合适的供应商。
4. 谈判与合同签订:采购部门与选定的供应商进行价格、交货期等方面的谈判,签订采购合同,明确双方的权利和义务。
5. 采购执行:采购部门根据合同约定,向供应商下单,跟踪订单进度,确保采购物品按时到位。
6. 验货与付款:采购物品到达酒店后,由相关部门进行验收,确认数量和质量无误后,财务部门按照约定时间进行付款。
7. 资料归档:采购部门对采购合同、验收报告等相关资料进行归档管理。
四、采购管理1. 采购计划:采购部门根据酒店业务发展需求,制定采购计划,包括采购物品、数量、预算、时间表等。
2. 价格管理:采购部门定期收集市场价格信息,建立价格数据库,实现价格管理的科学化、规范化。
3. 供应商管理:建立供应商评价体系,定期对供应商进行评估,优选供应商,确保供应商的质量和服务。
4. 内部控制:加强采购活动的内部监督和审计,防止舞弊行为,确保采购活动的合规性和正当性。
酒店采购管理制度(5篇)
酒店采购管理制度第一条采购工作基本要求1、所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。
2、所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。
3、采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。
4、采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库,以书面形式汇报给酒店财务部及公司。
5、所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。
6、采购时间要求:一般物品采购时间为____天,急用物品第二天必须采购回来,印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。
7、采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报销。
8、禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
9、采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜,对到期的应付帐款,酒店应及时支付,以建立酒店良好形象,维护酒店财务信誉,同时也为日后的采购工作提供便利。
第二条采购岗位职责1、了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况,掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求,熟悉了解各种物品的采购计划。
降低物资食品采购成本,为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。
2、了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态,会同有关部门根据实际经营情况,合理、科学地根据采购计划,对各种物品进行价格调查。
3、搜集市场上各类物质的价格信息,作好资料的存档工作;积极配合搞好物资食品保管工作,做好物资平衡工作,及时处理呆滞物资,加速物资周转。
4、大宗用品或长期需用的物资,根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议,以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。
5、主动协调与酒店内其他各部门的关系,经常倾听使用部门对物资采购工作的意见,及进改进采购工作。
6、协助客房仓库作好物质的验收工作,对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。
酒店采购管理制度(4篇)
酒店采购管理制度第一章总则第一条为统一酒店的采购管理,规范采购行为,确保采购活动的公平、公正、公开和有效,维护酒店的经济利益和声誉,制定本制度。
第二条本制度适用于酒店内所有采购活动。
第三条酒店采购管理应遵循公开、公平、竞争的原则,实行合理的采购流程和程序。
第四条酒店采购管理应注重成本控制,追求优质、高效的采购目标。
第五条酒店采购管理应注重供应商的选择和评估,建立稳定的信用关系。
第二章采购管理流程第六条酒店采购管理流程包括需求计划、采购申请、采购确认、合同签订、采购执行和采购结算等环节。
第七条酒店各部门需提前编制每月的需求计划,并提交给采购部门,由采购部门统一审核和汇总。
第八条酒店采购申请应由具体需求部门填写,明确采购的物品、数量、规格、质量要求等,并提交给采购部门。
第九条采购部门在收到采购申请后,应进行评审和比价,选择合适的供应商,确定采购方案,并提交给酒店管理层审批。
第十条酒店管理层在审批采购方案时,应对采购预算、供应商选择和采购计划等进行审核,并做出决策。
第十一条采购部门在得到酒店管理层的批准后,应与供应商签订采购合同,并对采购执行进行监督和管理。
第十二条采购部门应及时与供应商沟通和协商,确保采购的物品按时到货,确保物品的质量和数量符合要求。
第十三条采购部门应按合同约定进行结算,并及时将结算结果反馈给酒店财务部门。
第三章供应商的选择和评估第十四条酒店采购部门应建立供应商的基本档案,包括供应商的资质、信誉、生产能力等情况,并定期进行更新。
第十五条酒店采购部门应制定供应商的评估标准,对供应商进行评估和排名,并根据评估结果优先选择合作的供应商。
第十六条酒店采购部门应定期与供应商进行沟通和交流,共同解决采购过程中的问题,并建立长期稳定的合作关系。
第四章违约和惩处第十七条供应商在履行合同过程中,如有不履行合同义务、提供虚假资料等行为,应按合同约定承担相应的违约责任。
第十八条酒店采购部门和酒店管理层在履行采购管理职责过程中,如有违反本制度的行为,应受到相应的惩处。
酒店采购规章制度[2]
酒店采购规章制度一、总则为规范酒店采购行为,提高采购效率,保证企业利益和资产安全,订立本《酒店采购规章制度》(以下简称“本制度”)。
二、适用范围本制度适用于酒店全部从事采购工作的员工。
三、采购管理标准3.1 采购审批制度1.凡涉及采购事宜,必需经过正式的采购审批流程。
2.采购金额低于X元的,由采购部门负责审批;采购金额超过X元的,须经过酒店经理或上级主管审批。
3.采购审批流程包括:采购申请、审批、合同签订、付款等环节。
审批记录必需详实并存档。
3.2 供应商选择与评估1.采购部门应建立完善的供应商数据库,对供应商进行分类、评估和管理。
2.供应商选择应综合考虑价格、质量、信誉等因素,并与多家供应商进行比较评估。
3.评估供应商时,应重视供应商的经营资质、产品质量、交货本领、服务水平和售后支持等。
3.3 采购合同管理1.采购合同应明确双方权责,包括货物规格、数量、价格、交付时间、付款方式等内容。
2.采购部门与供应商签订采购合同前,应通过法务部门进行合同审查。
3.合同执行过程中,如发觉问题或变更需求,应适时与供应商进行沟通,并书面记录保存。
3.4 资产管理1.酒店采购的资产应建立认真的台帐管理,并做好分类、编号和存档工作。
2.采购的资产应在到货验收后立刻登记,并进行实物清点和资产编号登记。
3.资产的使用、保管和报废等事项,应依照相关规定和程序执行。
3.5 采购费用管控1.酒店采购费用应按相关制度进行管控,确保采购不超出预算。
2.采购费用的核算和报销应符合酒店财务管理制度的规定,并适时报销相关费用。
四、考核标准4.1 采购工作考核指标1.采购效率:按时完成采购任务的比例。
2.采购成本掌控:实际采购成本与预算采购成本的比例。
3.供应商评估:对供应商的评估结果和管理情况。
4.合同管理:合同审查与执行情况的合规性和有效性。
5.资产管理:资产登记、使用和报废情况的合规性和有效性。
6.费用管控:采购费用核实和报销的精准性和适时性。
酒店物品、原材料采购制度
酒店物品、原材料采购制度1. 概述酒店作为一个服务性行业,在日常运营中需要采购各种物品和原材料,以维持正常的运转。
为了确保采购过程的规范性、质量和经济效益,制定酒店物品、原材料采购制度是必要的。
2. 采购流程2.1 采购需求确认在酒店进行物品、原材料采购之前,相关部门需提出采购需求,并向采购部门提交采购申请。
采购申请应包括以下内容:- 采购物品或原材料的名称、规格、数量等详细信息 - 采购的理由和用途 - 预计的采购时间和交付日期2.2 供应商选择采购部门根据采购需求,对潜在的供应商进行调研和评估,选择合适的供应商。
供应商选择的主要考虑因素包括: - 供应商的信誉和信用记录 - 产品质量和价格 - 供货能力和交货期限 - 售后服务和技术支持2.3 询价和报价采购部门向选定的供应商发送询价函,要求供应商提供报价和详细的产品信息。
供应商应在指定时间内回复询价函,并提供相应的报价和技术参数。
2.4 报价评估和谈判采购部门根据报价和产品信息,对不同供应商的报价进行评估和比较。
在需要的情况下,采购部门可以与供应商进行进一步的谈判,以获取更好的价格和条件。
2.5 采购订单和合同签订根据最终确定的供应商和报价,采购部门生成采购订单,并要求供应商签署合同。
采购订单和合同应包括以下信息: - 采购物品或原材料的详细规格和数量 - 交货日期和地点 - 价格和支付条件 - 品质标准和检验要求2.6 采购执行和验收一旦采购订单和合同签订完成,供应商按合同要求交付物品或原材料。
酒店采购部门对交付的物品进行验收,确保其符合规定的品质标准和数量要求。
3. 采购管理3.1 供应商管理酒店应建立供应商档案,记录供应商的基本信息、信誉状况和业务往来情况。
定期对供应商进行评估和审查,以确保合作的可持续性和稳定性。
3.2 价格管理酒店应与供应商建立价格档案,记录采购物品和原材料的价格及历史变动。
在采购过程中,酒店应以公正、透明的方式进行议价和定价,以获取最有利的价格。
酒店采购规章制度
酒店采购规章制度酒店采购规章制度「篇一」第1条目的。
为规范酒店的用品采购工作,确保酒店采购用品的质量、数量符合酒店需求,同时规范用品采购人员的工作行为,特制定本制度。
第2条适用范围。
本制度适用于酒店用品采购管理工作。
第3条计划用品的请购管理。
1.用品仓仓管员根据用品库存的最高库存量、最低库存量及使用部门的使用情况,结合供应商的送货时间,当库存量低于安全库存量时应填写请购单,及时向采购部提出请购。
2.经过询价、议价或根据与供应商签订的用品采购合同条款,用品采购员在请购单上填写价格,交采购部经理签字确认后,根据采购金额大小交酒店有关领导(财务总监、总经理)审批。
第4条计划外用品的请购管理。
1.使用部门根据营业上的需要,直接填写请购单(一式四联)申购,并注明用品的名称、规格、型号、数量(必要时提供样板)交本部门经理签字确认。
2.请购单首先转交用品仓核查用品的库存情况。
如果仍有库存,直接按用品发放程序办理出库手续;如果没有库存,仓库主管在请购单上签字后将请购单交采购部办理。
3.用品采购员在请购单上填写价格后,将请购单交采购部经理审核,呈交财务总监审核,超出财务总监权限的应上交总经理审批(使用外币结算的,需报总经理批准)。
4.请购单批准后,由用品采购员实施采购。
第5条各部门急需使用且订货金额不大的用品采购管理。
对于各部门急需的用品且来不及填写请购单时,可先行采购,但事后应请申购部门及时补齐所有手续,否则由申购部门承担相关的责任。
第6条固定资产、大型设备、金额及使用外币结算的用品的采购管理。
1.使用部门先草拟采购申请报告,上报总经理批准后,方可交采购部实施招标采购。
2.采购部经过招标与中标单位签订购销合同。
购销合同上应注明购货名称、数量、购货金额、规格、交货时间及地点、制作要求及质量、保修期、违约责任等有关事项,交使用部门和酒店法律顾问审核修改后,方可与中标单位签订合同,合同正本交财务部存查,以便办理付款手续。
酒店统一采购管理制度
第一章总则第一条为确保酒店物资采购工作的规范化和高效性,降低采购成本,提高采购质量,保障酒店正常运营,特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店所有采购活动,包括但不限于物资、设备、用品、服务等。
第三条酒店采购工作应遵循公开、公平、公正、诚信的原则,严格执行国家法律法规和酒店相关规定。
第二章采购管理部门及职责第四条酒店设立专职采购部门,负责全酒店的采购工作。
第五条采购部门的主要职责如下:1. 制定年度采购计划,确保采购活动的有序进行;2. 对供应商进行筛选、评估和管理,建立供应商档案;3. 组织采购活动,包括询价、比价、招标、谈判等;4. 负责采购合同的签订、执行和监督;5. 对采购过程进行跟踪、分析和总结,不断提高采购管理水平;6. 完成酒店领导交办的其他工作任务。
第三章采购流程第六条采购流程如下:1. 需求提出:各部门根据实际需求,填写《采购申请单》,提交采购部门;2. 采购部门对采购申请进行审核,确认采购需求;3. 询价:采购部门通过电话、网络、传真等方式向至少三家供应商询价;4. 比价:采购部门根据询价结果,选择性价比最高的供应商;5. 招标:对于大宗采购项目,按照相关规定进行招标;6. 谈判:与供应商进行价格、交货期、质量等方面的谈判;7. 签订采购合同:双方就合同内容达成一致后,签订采购合同;8. 合同执行:采购部门按照合同约定,组织采购物资的验收、入库、分发等工作;9. 合同监督:对采购合同执行情况进行跟踪,确保合同履行到位。
第四章采购监督与考核第十条酒店设立采购监督小组,负责对采购活动进行监督。
第十一条采购监督小组的主要职责如下:1. 对采购计划、采购流程、采购结果进行监督;2. 对采购部门及采购人员的工作进行考核;3. 对采购过程中的违规行为进行调查和处理。
第十二条酒店对采购部门及采购人员的工作进行考核,考核内容包括:1. 采购计划的完成情况;2. 采购成本的节约情况;3. 采购质量的保证情况;4. 采购效率的提高情况;5. 采购过程的合规性。
酒店集团采购管理制度
第一章总则第一条为规范酒店集团采购行为,提高采购效率,确保采购质量,降低采购成本,提升酒店集团整体竞争力,特制定本制度。
第二条本制度适用于酒店集团及其下属各酒店的所有采购活动。
第三条酒店集团采购应遵循公开、公平、公正、透明、高效的原则,严格执行国家法律法规和集团相关规定。
第二章组织机构与职责第四条酒店集团设立采购管理部门,负责集团采购工作的统筹、协调和监督。
第五条采购管理部门的主要职责:1. 制定集团采购管理制度和流程;2. 组织编制采购计划,审核采购预算;3. 组织实施采购活动,包括招标、询价、谈判等;4. 对采购过程进行监督,确保采购活动合法合规;5. 负责采购合同的签订、履行和变更;6. 对采购活动进行成本分析,提出改进措施;7. 建立供应商库,管理供应商关系;8. 定期对采购人员进行培训和考核。
第六条各酒店设立采购部门,负责本酒店的采购工作。
第七条采购部门的主要职责:1. 负责本酒店的采购计划编制和执行;2. 负责采购信息的收集和整理;3. 负责采购合同的签订和履行;4. 负责采购成本的核算和控制;5. 负责采购质量的监督和反馈;6. 负责供应商关系的维护和拓展。
第三章采购流程第八条采购流程包括以下步骤:1. 采购需求提出:各部门根据实际需要提出采购申请;2. 采购计划编制:采购管理部门根据采购需求编制采购计划;3. 采购预算审核:财务部门对采购预算进行审核;4. 采购方式确定:根据采购物品的特点和需求选择合适的采购方式;5. 采购实施:按照确定的采购方式进行采购;6. 采购合同签订:与供应商签订采购合同;7. 采购合同履行:监督供应商按照合同约定履行义务;8. 采购合同变更:如需变更合同,按照规定程序办理;9. 采购评价:对采购活动进行评价,总结经验教训。
第四章采购管理第九条采购物品分类:1. 必需品:如食品、饮料、清洁用品等;2. 设备用品:如厨房设备、客房用品等;3. 办公用品:如纸张、文具、办公设备等;4. 其他用品:如装修材料、广告宣传品等。
酒店采购管理规章制度内容
酒店采购管理规章制度内容第一章总则第一条为切实规范酒店采购管理,促进酒店经营持续发展,特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于酒店内所有采购活动,包括但不限于食材、饮品、用品和设备等。
第三条酒店采购管理应遵循公开、公正、公平的原则,确保采购活动的合法性和透明度。
第四条酒店采购管理应坚持“质量第一、诚信至上”的原则,从供应商中选择优质产品,确保服务质量。
第五条酒店采购管理应遵循节约资源的原则,提倡绿色采购,保护环境。
第六条酒店采购管理应按照国家相关法律法规和酒店内部管理制度执行。
第二章采购流程第七条酒店采购管理应按照以下流程进行:1. 确定采购需求:各部门提出采购需求,包括数量、品种、规格等。
2. 制定采购计划:采购部门根据需求制定采购计划,包括采购目标、预算、时间计划等。
3. 发布采购公告:采购部门通过合法渠道发布采购公告,招募供应商。
4. 资格审查:采购部门对报名供应商进行资格审查,确保供应商具备合法资质。
5. 报价比选:采购部门对符合资格的供应商进行报价比选,选择性价比最优的供应商。
6. 签订合同:采购部门与供应商签订采购合同,明确双方的权利与义务。
7. 验收付款:采购部门对货物进行验收,确认合格后进行付款。
第八条采购流程中,采购人员应严格遵循规章制度,不得违规操作或利用职权谋取私利。
第九条采购人员应保护商业秘密,不得泄露酒店的采购信息或利用信息谋取私利。
第十条采购合同中,双方应详细约定货物质量标准、数量要求、价格条款等,确保双方权益。
第三章供应商管理第十一条酒店供应商应具备以下条件:1. 具备合法资质:供应商须具备合法注册资质,并具备相应经营许可。
2. 产品质量可靠:供应商的产品应符合相关质量标准,保证质量稳定可靠。
3. 价格合理:供应商的报价应公道合理,不得价格欺诈。
4. 服务周到:供应商应提供优质的售后服务,及时协助解决问题。
第十二条酒店应建立供应商档案,对供应商的资质、产品质量、价格、服务等进行评估,定期更新。
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集团酒店采购制度
成都大未来资产管理有限公司编号ZC-CG
采购管理制度
﹙试行﹚
批准:
审核:
会签:
编制:综合管理中心-采购部
主责单位综合管理中心-采购部
文件执行日期2017-11-1
作废文件无
大未来集团采购管理制度
一、目的:
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、适用范围:
适用于大未来集团公司的物料及设备采购、工程类改造、外包服务类合作、营销企划类等一切费用支出项目。
三、采购申请单申请流程:
(一)采购申请单适用范围
主要针对物品类采购,且支出费用小于50000元,包括但不限于以下项目:
1.印刷品;
2.日常用品;
3.工程杂件;
4.服装;
5.办公用品等。
(二)采购申请
1.所有采购申请单应由申购部门发起申请流程,申购人将明细填入申请单内(包括申购部门、申购日期、希望完成日期、申购理由、物品名称、数量、单位、规格要求),针对耗用品还需填入现有库存量及月用量。
直接领导及分管领导须对采购申请单进行审批,以审核并确认是否为部门现阶段采购所需,采购申请流程经权限领导批准后方可交采购部进行采购。
2.申购部门应有计划性的提交采购申请单
(1)对于每月都会申购的物品,申购部门应结合月用量及库存量在每月25日统一对下月库存补货提交采购申请单,并且对于易耗品类采购(例如:办公用品、保洁用品等),应由行政部门对各部门需求进行汇总,再提交采购申请单至采购部。
(2)对于临时性申购的物品,申购部门应结合申购物品的生产周期提前提交采购申请单,例如:
①印刷品类:印刷品标准及设计内容确认后,申购方须提前10-15天提交采购申请单;
②日常杂件:申购方须提前7天提交采购申请单;
③工程杂件:申购方须提前10-15天提交采购申请单。
④服装类:服装款式及面料确认后,申购方须提前30-40天提交采购申请单。
⑤办公用品:行政部须提前7天提交采购申请单。
(二)询价及审批
采购部在收到采购申请单后,必须服从下列程序:
1. 对于单张采购申请单总金额大于或等于5000元的费用支出,至少保证有3家有竞争力的报价单位或机构;如遇特殊情况,只有1-2家报价,则必须注明原因,同样对于没有使用最便宜报价的供应商,必须注明充分理由。
对于低于5000元的费用支出,可由采购部直接与供应商进行议价,一家报价即可。
2. 采购部应对所有的采购单进行登记并编号,同时所有供应商报价都必须加盖报价单位公章并附于相应采购单审批单后,完成比价程序并经采购部负责人批准后,采购申请单将按照《采购审批权限表》审批权限进行逐级审批。
3. 完成《采购申请单》所有审批后,采购部必须对所有采购单、比价表等过程文件进行存档,以备内/外部的审计并应保证符合会计法要求,并将第二联采购申请单交财务部用于付款时对账,第三联交申购部门用于到货验收。
在订货时采购部须告知供应商采购申请单编号,以便供应商在送货单上注明。
4. 采购部应每月对已通知送货但未于规定时间到货的采购申请单进行审阅,以决定是否催促供应商继续供货或取消订货。
5. 在收到未完成签批流程的《采购申请单》,采购部除非在极其紧急的情况下,在得到公司领导同意后,才可以操作紧急采购。
所有紧急采购的《采购申请单》发起部门必须在两个工作日完善签批手续,如果未在规定时间完善签批手续,则采购部有权利追究相关人员责任。
关于紧急采购的所有程序
(紧急采购是指申购部门提均由使用部门自行跟进。
交了采购单,但是未完成审批而需提前到货的情况)四、招标合同类流程:
(一)招标合同类适用范围
主要针对工程类、营销企划类、外包合作类及支出费用大于或等于50000元物品类采购项目,包括但不限于以下项目:
1. 开荒及保洁外包;
2. 石材养护外包;
3. 外墙清洗外包;
4. 活动策划;
5. 美陈设计及制作;
6. 工程改造;
7. 虫害控制;
8. 厨房设备;
9. 年度维护合同;
10. 系统软件及硬件
(二)招标程序
1. 招标项目必须在年度预算内,若无年度预算事项,申购部门还应上报董事会,待董事会批准后才能进行招标。
2. 申购部门须结合产品的生产周期和完工时间提前提交文件审批单(须注明预算)并跟进审批,例如:
①开荒及保洁外包:招标标准确认后,申购部门须提前45天提交文件审批单;
②石材养护外包:招标标准确认后,申购部门须提前45天提交文件审批单;
③外墙清洗外包:招标标准确认后,申购部门须提前30天提交文件审批单;
④活动策划:招标标准确认后,申购部门须提前15-45天提交文件审批单;
⑤美陈设计及制作:招标标准确认后,申购部门须提前20-45天提交文件审批单;
⑥工程改造:招标标准确认后,申购部门须提前45-60天提交文件审批单;
⑦虫害控制:招标标准确认后,申购部门须提前15-20天提交文件审批单;
⑧厨房设备:招标标准确认后,申购部门须提前45-60天提交文件审批单;
⑨年度维护合同:招标标准确认后,申购部门须提前30天提交文件审批单;
⑩系统软件及硬件:招标标准确认后,申购部门须提前30天提交文件审批单。
涉及到商场运营类的招标及方案须得到执行董事的批准,涉及到工程类的招标及方案须得到董事长的批准。
当文件审批单完成所有审批后,申购部门应以书面或邮件形式说明招标项目的具体要求,包括:批准的方案、材质、品牌规格、质量、数量、送货时间、服务水平等和其他可以协助采购部寻找供应商并询价的详细要点。
3. 采购部在收到签批完成的文件审批单和招标要求后,应及时寻找能够满足招标要求的供应商进行招标工作。
4.参与招投标的供应商应将投标文件放入封好的信封内并盖上其单位公章骑缝印,在投标指定期限内投递至投公司标箱内。
5.公司投标箱应在到期当天的下午3点由财务部会同采购部、申购部门打开,采购部将通知相关人员具体开标时间和地点,采购部负责人、申购部门负责人、财务部相关人员将检查回标文件(在检查的每一页有价格的回标文件上签字)和提供的样品,完成开标后,采购部负责人将带走所有的有效的回标文件以便于汇总。
6. 采购部完成投标汇总后,采购部负责人将通知申购部门负责人具体时间和地点,会谈供应商,淘汰不符合要求的供应商。
7. 采购部负责人、采购部副经理及成本部负责人同时与剩余的供应商议价,并最终确定价格与中标供应商,同时出具中标报告待董事会审批,审批后方可跟进合同流程。
8. 采购部应草拟合同并同时通过邮件的方式发给申购部门、法务部、财务部及相关部门的企业邮箱,各部门应全力配合并于24小时内对合同内容提出修改意见并回复采购部,超时未回复视为无异议,采购部应全程跟进合同审批流程。
9. 合同完成签订后,采购部应将合同分别交使用部门及财务部存档,并通知供应商领取合同。
使用部门应继续跟进合同的执行与付款流程。
10. 使用部门应不断地检查这个供应商的产品和服务以确保他们达到公司的规格要求。
供应商如有违约,采购部将第一时间通知供应商整改,经沟通仍无法调整或达不到公司要求的,公司将与其终止合作并追究其相关责任。
采购管理制度编号:ZC-CG
11. 对于有行业垄断性的专业项目采购,由申购部门自行跟进合同流程。
(例如:燃气改造、广电网络、传媒等)
五、现金采购
小额现金采购主要用于部门营运中需要的细小品项,由各部门自行执行并报销。
各部门分管领导必须口头知会总经理此品项是否需要购买和是否要用现金购买,总体上,现金采购的金额在500元以下。
所有的现金采购连同附着的发票必须在两个工作日内报销,任何逾期的报销申请将不予批准,现金采购仅限于紧急情况,各部门需严格控制,当月累计不能超过2000元。
六、管理工具
ZC-CG-01 《采购申请单》
ZC-CG-02 《采购审批权限》。