物业管理企业信息化管理

物业管理公司信息化管理

一、物业管理企业信息化建设的意义

随着信息化的深入发展，必然会给企业带来经济和社会生活各个领域的深刻变化，这种变化是前所未有的。物业企业的不断增多，行业竞争将越来越激烈，物业管理企业信息管理化建设是行业发展的必然趋势。为了适应新的发展形式，加速物业管理企业现代化管理进程，物业管理信息化是现代企业管理的重要内容。通过培训，让更多的企业了解信息化管理在今天物业企业中的重要性，了解信息化建设必须具备的软、硬件环境，即先进的设施设备和企业经营理念，用人理念，服务理念，促进物业企业通过信息化手段来提升管理能力，增强企业的竞争优势。

二、物业管理工作中应用信息化管理的必要性

当前物业管理工作大多还应用“传统”的管理方式与方法，从而造成了许多的问题和不便。例如，住户入住时的签报纪录、统计、汇报都是手工三级记账，这样不仅工作量大、而且还易出差错；各种类型的房屋管理之间的入住和变动情况不能准确、及时汇报，以至管理公司与管理处之间的资源调配无法科学、及时地进行，无法实现资源最优配置；资源管理不清，退、调、换、损、买、卖等特殊业务容易出问题，可靠程度低；类型的划分、类别的划分没有科学依据，类型转换和数据统计分析实现困难，工作量大；企业领导无法对业务过程进行严格控制，价格体系混乱，很难对业务人员的实际工作进行全面的考核。由于物业管理涉及的管理范围较为广泛，管理内容繁杂，加上政策性等变动因素，日常工作需要耗费大量人力和物力，而采用现代化计算机管理手段（如：专业的物业管理软件）是一种行之有效的解决办法。

三、物业管理公司信息化建设的总体目标：

以先进的计算机和通信技术为主要手段，以实现企业关键业务应用为导向，搭建一个覆盖全物业的业务管理平台，并达到以下目标：

1、实现物业公司业务管理的标准化；

2、实现物业公司业务管理的一体化；

3、实现资源共享、信息共享、高效协同的处理机制；

4、为物业公司建立一个及时有效的工作流程控制协同管道，建立高质量、高效率的信息网络；

5、为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段。

主要表现形式：

1、建立功能完善的日常业务管理系统

系统包括房产信息管理、客户信息管理、租赁业务管理、财务收费管理等功能模块,能实时了解各管理处实时财务收费管理情况。

2、建立实时交互的日常办公管理系统

通过实施物业管理信息系统（收费版），把日常业务、事物、协作等信息在企事业单位的部门、群组、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通处理。提供协同工作、公文管理、文档管理、公共信息、办公管理，电子邮件、系统管理等应用模块，从而达到高效、全面的管理效果。

3、建设先进的基础信息化平台

通过适用、稳定的技术，实现对现有系统的有效整合；

通过标准接口，实现二次开发和对未来系统的整合

四、物业企业在管理中解决信息化管理的步骤

第一步、财务收费的计算机化

在物业企业日常的财务收费工作中,计算费用、手工开票收费、收费统计、欠费催交等工作量较大,而且容易出错。而通过计算机管理,则可以实现计算费用简单快捷、直接打单收费、日常须用的收费统计报表自动生成、欠费资料一目了然,可以减轻财务人员较大的工作负荷。

第二步、财务收费的真正信息化

随着物业企业管理的规模越来越大,物业企业的财务收费逐步要求能保证清晰、准确、及时、可控，用手工操作和简单的计算机管理已经达不到管理需求了,主要表现在既要解决计算费用、打单收费、收费统计、欠费催交等繁重的工作问题,又要解决物业企业在业绩考评、总部监控等环节上管理需求,在银行托收、欠款统计、催交、应收实收的对比分析、收费率的综合统计分析等方面均要求全面信息化。

而通过财务收费的真正信息化，特别是采用基于广域网上的集中化管理后,企业投入的人力将会有所减少、资金回收的及时性、准确性将得到加强、对提高

各管理处的收费率起到明显的好处、为总部对各管理处在收费方面的监控提供了一个较好的平台。

第三步、物业管理的各方面工作基本信息化

物业企业随着财务收费实现信息化管理后,势必要求在各项专业管理工作上达到信息化管理的标准。困扰绝大部份物业企业的难题在于:

1、客户服务上达不到有针对性服务(如在接受服务时及时区分优良客户、一般客户、有经济困难的客户、钉子户等)、及时性的服务、人性化的服务、可监控的服务等要求。

比如:在客户服务方面,大部份企业希望达到在接受服务时及时了解客户的详细资料,包括客户(含业主、户主及住户成员)的档案、欠费记录、以往服务请求的历史资料等,以采用不同方法进行处理和达到人性化服务的目标;在接受服务请求后实行流程化管理,如工作指派、处理过程、回访记录等,以达到服务跟踪、提高服务的及时性、提高服务的可控性等目的；作为管理处负责人、公司领导等不同层次的管理层均逐渐需要以不同的方式及时了解客户服务的统计资料。

2、ISO的实施工作量较大的问题

ISO的实施对企业确实有很大的好处,但如果没有电脑的辅助,工作变得非常烦琐，耗费人力资源较大，因此对于很大一部份物业企业来讲,实施ISO的现状是应付式的,不能起到其真正的作用。

如果能通过物业管理信息化系统,把工作记录录入电脑,即可生成ISO报表,又可以生成统计分析表, ISO的普及程度和给管理带来的好处将大大提高。

3、品质监控的问题

如今,较大的物业企业,均成立了品保部。但目前各大物业企业的品保部的职责绝大部份是组织ISO的实施和完成月检、季检、半年检、年检等工作，以满足ISO 质量管理体系的要求。而公司最需要其完成的工作,如:公司下达的各项管理指标贯彻问题、及时监控各管理处在日常管理上的品质问题,却无法真正落到实处。

如果能通过物业管理信息化系统, 品保部能及时掌握公司的下达的各项管理指标贯彻问题,实时了解各管理处的运作情况,品保部才真正发挥其品质监控的职能。

4、工作提示问题