印鉴管理规定

印鉴管理规定

1 目的

为保证各类印鉴使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制定本规定。

2 部门职责

印鉴保管部门：负责所辖印鉴保存及使用管理。

子公司总经办（人事行政部）：负责印鉴刻制的办理及停用印鉴的管理、销毁工作。

用印部门：负责用印申请的提出。

运营管理部：负责印鉴销毁的现场监督。

3 管理程序

3.1 印鉴分类

本规定中印鉴主要包括：公司公章、财务专用章、法定代表人私章、合同章、部门章等。

3.2 印鉴的使用范围

3.2.1 公司公章：主要用于以公司名义对外发文、经营类的合同、协议、开具介绍信、报送报表等。

3.2.2 财务专用章：主要用于办理财会业务。

3.2.3 法定代表人私章：主要用于公司变更登记、有价资产出售、银行汇票、现金支票业务等。

3.2.4 合同章：主要用于经营类的合同、协议等文本。

3.2.5 部门章：主要用于部门与部门业务范围内的工作文件、联系单等。

3.3 子公司总经办（人事行政部）负责建立印鉴台账，明确各印鉴管理部门、责任部门职责，并定期或不定期对印鉴的使用、保管进行盘点。

3.4 印鉴的刻制

3.4.1 公司公章、子公司公章的刻制由印鉴需求部门填写《印鉴刻制/销毁申请表》，经部门经理、部门总经理或子公司总经理审核，报集团办公室总经理审批；合同章、部门章等的刻制由印鉴需求部门提出，经部门经理审核，报部门、子公司总经理审批；财务专用章、发票专用章及法定代表人私章的

刻制须经部门经理、区域财务总监审核，公司财务总监审批。子公司总经办负责办理印鉴刻制事宜。公司及各子公司的公章、法定代表人私章、财务专用章及发票专用章须到集团办公室备案。

3.4.2 印鉴的形体和规格，按国家有关规定执行。

3.4.3 刻制印鉴须到经公安机关批准的正规印鉴刻制单位办理。

3.4.4 公司因机构变动需刻制新印鉴时，更换旧印鉴须凭旧印鉴原样，由管理部门提出申请，经公司审批人同意后，到公安机关办理刻章事宜。

3.5 印鉴的领用

3.5.1 公司印鉴由各指定印鉴保管人到印鉴管理部门办理领用、登记手续。

3.5.2 印鉴管理部门印鉴保管员应建立印鉴领发台帐。

3.6 印鉴的启用

新印鉴启用前印鉴管理部门须做好戳记，下发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围，并留样保存，以便备查。

3.7 印鉴的保管

3.7.1 公司行政公章由集团办公室保管（特殊情况可授权保管）；子公司行政公章由子公司总经办（人事行政部）保管。

3.7.2 合同专用公章由总经办（人事行政部）保管（特殊情况可授权保管）。

3.7.3 财务专用章、法定代表人私章和发票专用章由区域财务总监指定各区域财务部两人以上分别保管。

3.7.4 各部门印鉴由部门总经理指定专人保管。

3.7.5 各印鉴保管人员名单须报印鉴管理部门备案。

3.7.6 印鉴保管须有记录，注明公章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。

3.7.7 严禁员工私自将公司印鉴带出公司使用。确因工作需要必须将印鉴带出使用的，由用印人填写《印鉴使用审批单》，经公司主要负责人（公司为总裁；子公司为总经理。下同）批准，并指定专人陪同方可借出。印鉴外出期间，借用人只可将印鉴用于申请事由，并对印鉴的使用后果承担一切责任。

3.7.8 印鉴保管人因事及休假离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，

以免贻误工作。

3.7.9 印鉴保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管，不可私自带回家。

3.7.10 印鉴发生被盗、遗失或异常动用，保管员应保护现场，及时向印鉴保管部门领导汇报，配合查处。

3.7.11 印鉴保管人因工作变动移交印鉴时，交接双方须当面办理手续，签署《印鉴交接表》，注明移交人、接交人、监交人（一般为本部门负责人）、移交时间、图样等信息。

3.7.12 公司、子公司印鉴不得用于私人函件盖印。员工因个人需要，须公司、子公司出具有效证明而使用公司印鉴时，须经办证员工部门负责人签署意见，报公司、子公司主要负责人或其授权人审批。

3.7.13 财务专用章、法定代表人私章和发票专用章保管要求

3.7.13.1 财务专用章和法定代表人私章必须分开保管，不可一人同时保管使用，由区域财务总监指定本区域财务部两人分别保管。

3.7.13.2 上班时间，印鉴必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴必须放入柜中，不得随意摆放。

3.7.14 印鉴带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务经理审核，报区域财务总监审批。印鉴带离必须是公司内部两人以上同行。

3.8 印鉴使用管理

3.8.1 对外签署的合同或协议，经法定代表人或其授权代理人在合同或协议上签字（或签章）后方可用印。

3.8.2 各部门使用公司或子公司印鉴，需经公司或子公司主要负责人或其授权人批准；使用部门业务章，需经部门负责人批准。

3.8.3 办理公司、子公司印鉴盖章事项，须由经办人填写《印鉴使用审批单》，由部门领导审核，印鉴管理部门领导审核，公司或子公司主管领导审批后连同需盖章文件一并交印鉴专管员，由其审核材料后用印。使用公司公章与公司法人代表私章的，均需公司董事长批准方可用印。

3.8.4 印鉴使用必须建立登记台帐，严格审批手续，不符合规定和未经公司、子公司主管领导签发的文件、合同等，印鉴管理人有权拒印。

3.8.5 因工作事项紧急需盖公章而主管领导外出无法签批的，可电话向主管领导说明原因，征得同意后方可用印，事后承办人应尽快补办签批手续。

3.8.6 严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。特殊情况必须填写《空白合同、协议等用印审批表》并报公司董事长批准方可用印。

3.8.7 印鉴保管员应将《印鉴使用审批单》保存好，每年年底交印鉴管理部门汇总存档。

3.9 印鉴的停用

3.9.1 有下列情况之一，相关印鉴须停用：

3.9.1.1 公司名称变动。

3.9.1.2 印鉴使用损坏。

3.9.1.3 印鉴遗失或被盗，声明作废。

3.9.1.4 因公司名称变动，但又有特殊情况需延迟停用的，由印鉴保管部门提出申请，经总裁审批后可根据需要适当延迟。

3.9.2 印鉴停用时须经公司主要负责人批准，及时将停用印鉴交集团办公室或子公司总经办（人事行政部）封存或销毁，建立印鉴上交、存档、销毁登记档案。

3.9.3 印鉴停用时，由印鉴保管部门提出处理办法，报公司总裁审批后，由集团办公室或子公司总经办（人事行政部）处理及保管。

3.10 印鉴的销毁

3.10.1 新印鉴启用之日起，三日内（或根据当地公安部门的流程办理）须销毁旧印鉴，由印鉴管理部门提出销毁申请并填写《印鉴销毁审批表》，经公司主要负责人审批同意后方可销毁。

3.10.2 印鉴销毁时由子公司联系运营管理部监督人员，到现场检查并在印鉴销毁后签字证明，《印鉴销毁审批表》及印鉴销毁签字证明需到档案室存档。

4 附则

4.1 本规定由集团办公室负责解释、修订。

4.2 本规定自总裁批准后实施。

5 附件

5.1 流程图：略

5.2 表单：《印鉴刻制/销毁申请表》、《印鉴交接表》、《空白合同、协议等用印审批表》、《印鉴使用审批单》、《印鉴销毁审批表》