证照使用管理办法

北京远洋基业物业管理有限公司

证照使用管理办法

第一章总则

一、根据北京远洋基业物业管理有限公司、分公司、各物管中心已经取得的证照形成情况，制订本办法。

二、本办法所称证照是指各部门、各项目工作中形成的证照、荣誉证书、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、权属证明以及代表企业法人的法律性执照等证明文件。

三、本办法适用于北京远洋基业物业管理有限公司、分公司、各物管中心。

四、总经理办公室负责督促各物管中心证书、证照办理进展，履行证书（照）备案管理职责，检查证书（照）年检、变更、使用等情况。

第二章证书（照）办理

一、依照法律、行政法规及规章、行政许可等要求，及时取得相关证书（照）。

二、公司证书（照）包括但不限于以下种类：

（一）经营类证书（照）

1.中国企业境外投资批准证书、外商投资企业批准证书、台港澳侨投资企业批准证书

2.企业法人营业执照或营业执照

3.组织机构代码证、组织机构代码卡

4.外商投资企业税务登记证、税务登记证

5.境外投资外汇登记证、外商投资企业外汇登记证

6.外商投资企业财政登记证

7.开户许可证

8.企业国有资产产权登记证

9.统计登记证

10.社会保险登记证

11.物业管理企业资质证书

12.北京市房地产经纪机构备案证明

13.进出口企业资格证书

14.商标注册证

15.质量管理认证证书

16.其它

（二）荣誉类证书

1、优秀居住小区

2、先进单位

3、其它

三、证书（照）有效期届满，应在证书（照）有效期届满规定时限前，及时申请办理证书延续手续。

第三章证书（照）备案管理

一、各部门、各项目应指定专人具体负责证照办理、报备、日常管理工作。各类证照应建立电子版文档。并将目录登记在《证照登记表》（见附件）上进行备案。

二、各部门、各项目取得新颁发、年检完毕、变更、换发的证书（照）包括正本及副本（如有）、封面及里页（有记载内容页）、附件、附表等，应在2个工作日内将电子版证书（照）通过邮件报送公司总经理办公室，并及时变更《证照登记表》（见附件3）。

三、证书（照）原件扫描后统一保存为PDF格式文件，一份证书（照）制成一个PDF格式文件，文件名称为“证书（照）全名+（发证日期）+序号”。如“企业法人营业执照（20071010）（副本）（2-2）.pdf”。

四、各部门、各项目应按照所在地政府行政主管部门的要求，及时、准确填报公司、项目的有关信息。

五、各物管中心的名称、地址、经营范围、等事项发生变化，应及时到原发证机关办理变更或换证手续。

六、各物管中心及分公司应在所在地政府有关部门规定的时间内组织进行

证书（照）的年检（审）工作。

第四章证书（照）日常管理

一、各物管中心内部因工作需要借（使）用公司证照原件、复印件等，使用人需填写《印章（证照）使用申请表》（见附件1），经批准后，由总经理办公室负责提供。

二、各类证照的借出、复印都要建立登记制度，将借用和复印情况登记在《证照借出登记表》(见附件2)上，并履行签字手续。

三、证件原件借期原则上不超过一周，因工作需要经同意可延至一月，到期仍需继续使用的，须到保管部门办理续借手续。续借时间不得超过一个月。保管证书（照）部门应及时催退回收证书（照）原件。

四、证书复印件要加盖戳记，其中戳记要注明使用范围。

五、任何单位和个人不得伪造、涂改、出租、出借、转让证书（照），证照现场摆放或悬挂的需保证有效整洁。

六、证照的保管人对证照负有保管责任，保管人要坚持原则，按规定办事，提高警惕、严防私用，以免造成损失。

七、证照的丢失或未按期限办理年检等手续，未尽到保管和督促提醒责任的，所造成的后果由保管人承担。

八、印章及证照如遇丢失、损坏或被盗时，应及时向直接上级汇报，并上报公司总经理办公室备案，同时办理补办手续。

九、保管人应督促相关责任人按要求在规定期限内完成证照的备案、年审、续期等工作。

第五章附则

一、本办法自下发之日起执行，原《印章证照使用管理规定》即日起作废。

二、本办法由总经理办公室负责解释。

附件1：《印章（证照）使用申请表》

附件2：《证照登记表》

附件3：《证照借出登记表》

北京远洋基业物业管理有限公司

印章（证照）使用申请表

编号：YYJYWY-XZ-02-F2 版本：A/1表格生效期：序号：

北京远洋基业物业管理有限公司

印章（证照）使用申请表

编号：YYJYWY-XZ-02-F2 版本：A/1表格生效期：序号：

北京远洋基业物业管理有限公司

证照借出登记表

编号：YYJYWY-XZ-02-F3 版本：A/1表格生效期：序号：