项目资料管理办法

项目资料管理办法

编制日期

审核日期

批准日期

修订记录

项目资料管理办法

一、总则

1.1 项目资料管理是指以项目前期开发研究为起点，陆续收集、及时整理，当工程项目完工或终止时，项目资料管理负责人将所积累的项目资料及移交公司总部档案室归档的整个过程。

1.2 为切实做好工程项目资料的收集、整理和保管、利用，结合公司工程项目的具体情况，为加强项目资料与总部的衔接，进一步提高档案管理水平，有效保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营、管理以及其它各项工作中的作用。

1.3 工程资料由公司档案室资料专员和各项目部档案管理员专责保管，实行统一编码及归类管理。

1.4 本作业指导书适用于地产公司所有项目的现场资料管理。

二、现场资料管理办法

2.1 资料档案是指在施工过程中以及其它各项活动中直接形成的，对公司和项目具有保存价值的各种文字、图表、图像、声像等不同形式的历史记录。按项目的各个阶段归档，并定期做好已经完成的立卷归档工作；项目完成后须在两个月内完成立卷归档工作。

2.2 平时资料的收集与归卷

2.2.1 项目资料管理员须编制完整的卷内文件目录，在向集团公司档案管理部门移交档案时，一并上交。

2.2.2 项目工程资料应随工程进度及时收集、整理，资料项目齐全、字迹清楚、图面整洁、签章齐全，必须使用档案规定用笔。

2.2.3 项目工程资料应根据资料内容进行分类（见本文第四部分：施工现场资料分类及说明），并资料盒的脊背与封面标识（见本文第六部分：文件盒/文件夹标签样图），做到整齐、美观，便于查阅。资料盒内应包括卷内目录、资料封面和资料内容三部分，卷内目录及资料内容必须对应一致，层次清晰。

卷内目录(文件)见附件1，资料封面可根据实际自行设置。

2.2.4 现场资料管理人员应熟悉公司管理流程，对于需要在公司存档备案的工程资料及文件，必须及时送达。

2.2.5工程竣工验收通过后，应催促施工单位按合同约定的时限将全部工程档案移交城建档案馆，同时应要求施工单位提供三份完整的工程档案资料和竣工图给项目部，并及时送达公司存档。

2.3 资料的调卷或借阅

2.3.1 项目施工过程中，负责管理好有关工程技术资料的归档保存和借阅管理，对于比较重要的文件或图纸等资料，还应登记好相关借阅内容及时间，并要求对方按期归还。

2.3.2 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案立即归入档架。

2.4 收文管理办法

2.4.1 文件的收发是指外部社会机构与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函以及公司内部公文。

2.4.2 收文处理

1、总公司公司或其他兄弟单位发来的文件和外来文件，均由项目资料管理员统一签收，开拆，登记，按不同类别进行分类处理。

2、对需要办理的文件，应先送负责人签注拟办意见，再根据公文内容和性质直接送有关部门办理。

3、收到急件时，应马上处理，一天内答复；一般要办理的文件，三天内应办理，最迟不能超过七天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。

2.4.3 收发文登记表见附件2、附件3

2.5 合同文本管理

合同签订之后，项目部收到复印本，项目资料员应做好登记手续，建立合同管理台帐，以便项目工程师及时查阅。施工合同签订台帐见附件4

2.6 图纸资料的管理

2.6.1图纸资料是指工程项目开发施工期间的各类设计图纸（含电子文件、效果图等）、设计变更通知及其它有关工程项目方面的文件资料。工程部资料员负责图纸资料的收发、编号、登记、复印、盖章、归档保存和借阅管理，并负责定期清理工程档案，按要求及时移交公司总部档案室存档。

2.6.2 图纸资料的发送、登记、归档

1、项目资料管理员在收到设计规范部发放的图纸后，应根据图纸的专业内容按要求填写好图纸的卷内目录（见附件5）

2、项目资料管理员将按合同条款规定发放图纸，同时填好《设计图纸变更工程指令发送登记表》（见附件6）。

3、项目资料管理员定期对图纸进行整理，对已竣工项目的图纸，应移交公司总部档案室档案员归档。对作废的图纸，应及时清理，防止误用。

三、资料管理流程

收集：随项目前期开发的开始，各部门随时收集相关资料，资料收集要做到及时、完整。第一责任人为各部门经理，第二责任人为部门文员。

整理：

分类：分类方法按本文第四部分“施工现场资料分类及说明”分类

归卷：以施工现场资料分类立卷，一类一卷。

编号：编号方法详见本文第五部分“工程资料编号管理指引”。

案卷目录：根据归档进程编写案卷目录，以备查阅。

管理：由各部门资料员负责管理。

移交：项目完工（或阶段完成）后，各部门资料员将本部门归档的工程技术资料的原件移交集团办公室。

资料管理流程见下图：

现场资料管理流程图

四、施工现场资料分类及说明

4.1 管理体系文件

项目工程总体工作目标

部门人员组织架构及职责表

公司制度文件、法律法规文件

4.2 工程准备阶段资料

项目立项批文：包括国土局批文、规划局批文、建委、计委批文、立项/建设用地/征地/拆迁文件等。

施工准备阶段资料：勘察文件、测绘文件、施工图审查文件、中标文件，完成工程报建后，资料管理人员应及时将报建成果资料（盖公司公章的复印件）存放在现场备案；开工报告、资格报审、场地移交等开工准备阶段资料应建立清单，并归档。

4.3 合同管理资料

资料管理人员应根据项目的实际情况划分，制定目录，并将各合同资料按照分类进行划分，统一编号，以便于查询。

4.4 工程技术管理资料

4.4.1 质量控制资料