电子文件整理归档保管利用思考方法

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电子文件整理归档保管利用思考方法

在电脑愈来愈普及的今天，更多的公文将会以电子文件的形式

产生和存储。因此，今后机关、企事业单位等部门将会更多地以电

子文件的形式作为公文流转的主体对象。目前在我国，办公自动化

尚未完全社会化，在相当长的一个阶段，电子文件和纸质文件将长

期并存，在文件材料的归档上相互制约，相互影响，使几十年来我

国传统的文件立卷归档的理论与实践受到了

巨大冲击。今后机关、企事业单位等行文部门将会更多地以电子文

件的形式作为公文流转的主体对象。所以，新的形势要求我们档案

工作者不断探索立卷归档的新思路、新方法。

一、电子文件的立卷归档

开展电子文件立卷归档工作必须要有一支专业化的队伍，由于

大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，而不少档案工

作者对计算机技术掌握尚不完全，目前的立卷队伍还不适应工作发

展的需要，必须通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握

信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

首先，在文件材料的收集整理时，要转变传统观念，在办公自

动化条件下，对公文实行电子信息处理，随着每年数据的更新，过

期数据应由各业务部门按档案室的统一要求，进行鉴定，编目整理，移交给档案部门保存，定期归档。电子文件的归档一般可在年度或

任务完成后，进行归档，并根据电子文件的技术环境条件，存贮介

质的质量、寿命等情况，一般以不超过2-3个月。

其次，要对收集到的电子文件进行分类编目。一个单位的电子

文件类别是多种多样的，要对这些电子文件进行分门别类地管理，

就必须进行科学的分类。要按门类划分要求，结合本单位的专业和

电子文件内容制定分类编号方案，按照分类编号方案的规定对电子

文件进行划分，并给每份电子文件一个固定的唯一的号码，从而使

全部电子文件成为一个有机的整体。目前，电子文件、纸质文件转

化为档案一般采取“双轨制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一

起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注

明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

最后，要将分类编目完毕的电子文件固定上架保存。档案人员

将应归档的经过整理的电子文件存入磁盘或光盘。并采用数据压缩

工具对应归档电子文件进行压缩，但采用压缩工具的过程必须统一、规范。然后将确定要归档的电子文件进行一次备份操作，档案室保

存的电子文件一般拷贝二套，保存一套，借阅一套。这样可以大大

提高安全性和可行性。最后可将这些磁盘和光盘装入专门的装具中，再进行统一编号，并利用档案管理软件制作目录，以便检索查询。

二、电子档案的保管储藏

由于电子档案的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外

界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变

或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也

会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了

操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有

效的检测与维护。

首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、

防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。

其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案

信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样

的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专

用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的

载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并

将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电

子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝

等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。