办公室事务管理实训(一)

实训：填写隐患记录及处理表
序 时间
号
1 11月4 日
地点
研发 部
Baidu Nhomakorabea
发现的隐患 造成隐 患的原 因
靠窗一排电 无窗帘 脑屏幕耀眼 遮阳
隐患的 处理人 采取的
危害和
措施
后果
有损眼 行政主 安装窗
睛
管张强 帘
2 11月19 研发 一名外来人 接待人 有安全 行政主 强调接
日
部 员没有访客 员离岗 和失密 管张强 待处职
国际秘书协会确定的办公室事务的内容
⑴速记上司交代事项； ⑵执行录音吩咐； ⑶档案管理； ⑷阅读并分类信件； ⑸以电话维持公共关系； ⑹替上司定约会并记录； ⑺按上司指示完成信函； ⑻在权限内自发信函； ⑼接待来访宾客； ⑽替上司接洽外界人士； ⑾自动处理例行的事务；
最适宜的湿度为40%--60%。 3.空气流通
每人每分钟需要45立方公尺的新鲜空气。 4.空气的净化 包括打扫，拖洗，擦净，上腊与打光等。
1.地、墙、天花板、门窗中的隐患，离开办公室不锁门 2.室内光线、温度、通风、噪音、通道等方面的隐患，
3.办公家具方面的隐患，如电脑键盘桌面过高，难以用
⑴办公室环境的布置和整理； ⑵通讯事务、电话、信函和邮件处理； ⑶执行上司交办事项； ⑷照料上司身边的琐事； ⑸接待宾客和员工的来访； ⑹记录上司指令及会谈、会议内容； ⑺打印文告及表格； ⑻收集及整理各种信息； ⑼保管办公室设备及用品； ⑽外出办事，如银行、邮局、税务所等。
4. 5.工作中疏忽大意造成伤害的隐患，如站在带轮子的椅
6.工作中疏忽大意造成泄密的隐患，如复印时将保密原 件忘在复印机玻璃板上。
7.火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物 品等。
识别办公室安全隐患
办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖 曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光， 复印机的辐射，违规操作等。
办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼 温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。
办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放 不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱 柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。
办公环境安全检查
包括办公环境和办公设备两部分：
要区分“隐患记录及处理表”和“设备 故障表”的使用，前者记录的是隐患，包 括办公环境和办公设备两部分，后者是记 录办公设备运行中出现的故障。例如计算 机不能工作了，就应填“设备故障表”， 如果计算机仍能操作，但屏幕被强光照射， 非常刺眼，就应该填写“隐患记录及处理 表”。
工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放 物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印 后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室 里抽烟，不能识别有关的安全标识等。
消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时 灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。
识别办公室安全隐患
办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门 窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公 室前忘记关窗、锁门等。
办公室的七大效率杀手
1.空气杀手； 2.光线杀手； 3.声音杀手； 4.空间杀手； 5.设备杀手； 6.文件杀手； 7.职能杀手。
案例：办公室布局
某公司准备在上海开办一所销售分公司，租用了某写 字楼一层的大厅，其中，大门左边用作产品展示，大门 右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接 待区、销售部、财务部。该销售分公司负责人将整个一 层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开 放式办公室，用站立并能够移动的间隔物来分割，没有 门，所有人的工作都能清楚可见。
办公室环境
（一）办公环境的概念 办公环境，或称为办公室环境，它是直接或者
间接作用和影响办公过程的各种因素的综合， 从广义上说，它是指一定组织机构的所有成员 所处的大环境； 从狭义上说，办公环境是指一定的组织机构的 秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和 自然环境。
办公环境及其优化
办公环境包括空间环境、视觉环境、 听觉环境、空气环境、健康与安全 环境。 办公环境的优化原则 方便 →舒适整洁 →和谐统一 →安全。
⑿为上司安排旅行或考察； ⒀替公司宾客订房间机票等； ⒁准备好公司要公开的资料； ⒂替上司收集演讲等的资料； ⒃协助上司准备财务等报告； ⒄整理并组织好粗略的资料； ⒅替上司保管各种记录； ⒆协助上司搞好交税等事务； ⒇督导一般职员或速记员； (21)搞好会务工作 (22)复印资料
外资合资企业办公室事务的内容
办公室事务管理实训
主讲：胡 明 宝
桂林航天工业学院人文社科系
实训内容

五、
实训实习方法
1.实训教学以专业岗位为中心、能力训 练为中心、借助情景活动和问题引导。
2.校内校外顶岗实习。 3.见习、参观考察、调查访问。 4.撰写实训报告、考察或调查报告。 5.讨论、互评、教师讲评、总结。
我国办公室事务的主要内容
⑴文书撰写（会议记录等） ⑼ 接待工作（来访接待） ⑵文书制作（打字、复印等） ⑽ 协调工作（政策等） ⑶文书处理（收发、传递等） ⑾ 督察工作（决议实施）
⑷档案管理（归档、管理等）
⑸会议组织（准备、善后等） ⑿ 日程安排（各种日程） ⑹调查研究（计划、实施等） ⒀ 日常事务（通讯值班） ⑺信息资料（收集、整理等） ⒁ 办公室管理（环境等） ⑻信访工作（来访、投诉等） ⒂ 其它临时交办的事项
胸卡
隐患
责要求
3 11月25 研发 周末5号文 负责研 失密隐 研发部 周一部
日
部 件资料柜未 发的人 患
经理王 务会上
锁
员外出
立统 强调
开会
设备故障表
时间
发现人
讨论：这个布局有什么好处？又有什么问题？你如何 看待开放式布局的办公室？
保持办公环境的整洁有序

1. 2.
保持办公环境的整洁有序
1．设备物品要放置适当，摆放有序 2
办公环境维护的基本原则
1.整洁舒适。 2.和谐统一。 3.合理实用。 4.环保安全。
办公室的空气环境管理
1.温度 最舒适并有益于健康的工作温度是18--25℃。 2.湿度