公文的适用范围及特点

文种的适用范围及特点

一、请示：

（一）定义：适用于向上级机关请求批示、批准。

（二）请示按内容不同分为两种：

1、请求指示的请示（一般用于下列情况）：

（1）工作中发生了重大问题或者对一些特殊问题以往没有规定，难以处理时；

（2）本机关、本单位意见分歧较大，无法统一，需要上级机关裁决时等。

2、请求批准的请示（一般用于下列情况）：

（1）工作中遇到了困难，需要上级帮助解决时；

（2）因特殊情况难以执行统一政策，需要变通政策处理时；

（3）由于本机关职权范围所限一些事项不能决定或者决定不了时；

（4）出现建立机构、增加编制等需求时。

（三）注意事项

“请示”应遵循以下原则：

1、一事一文；

2、只有一个主送机关，不多头主送；

3、不越级请示。

4、凡是请求上级机关的事项，它还不具备执行条件和行政约束，所以，请示不得同时抄送下级机关。（四）请示的结构及写法

请示正文包括：原由、请示事项、请示要求三部分。

1、原由：请示的原由，实际上就是何以提出请示事项和要求的理由、背景及依据，要在正文的开头。先把原由讲清楚，然后再写请示的事项和要求，这样才能顺理成章，有说服力。请示的原由是写作请示的关键，写得充不充分，直接关系到请示事项能否成立，关系到上级机关审批请示的态度等。

2、事项。指请求上级机关批准、帮助、解答的具体事项。请示的事项，要符合国家法律、法规，符合实际，具有可行性和可操作性。（建议在写请示前，先与相关职能部门沟通）

3、要求。为了使请示的事项得到答复，发文机关一定要提出要求。请示的要求常用的写法有：“妥否，请批示”，“以上请示，请审批”等等，虽然是很简单的一句话，但却是请求必不可少的内容。

二、报告

（一）定义：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（二）报告按内容可分为三种：

1、工作报告

2、情况报告

3、答复报告

（三）注意事项

1、“报告”在文种的使用过程中有与“请示”和“函”混用的情况。应该注意三者之间的区别。

2、请示与报告在使用上的区分：

（1）请示的目的是请求上级指示、批准，要求做出明确批复；而报告的目的则在于让上级知道、掌握某方面或某阶段的情况，不要求批复。

（2）请示必须在事前行文，报告则可在事后行文。

（四）报告正文的写作要点

1、工作报告：正文内容一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、基本教训、今后意见等几部分。

2、情况报告：情况报告常用于向上级汇报下事项：

（1）严重的灾害、事故、案情；

（2）督促办理或检查某工作的情况，如财务、税收、物价、质量、安全、卫生等项工作的检查结果。（3）举办重大活动、召开重要会议的基本情况。

（4）对某项工作造成失误和问题的检讨与反思。

三、意见

（一）定义：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（二）意见的分类：

1、国家行政机关公文中的“意见”行文方向具有多向性。可用于上行文、下行文和平行文。

2、“意见”根据性质和用途的不同分为“指导性意见”、“实施性意见”、“建议性意见”和评估性意见四种类型。

3、作为上行文：应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复。

4、作为下行文：文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。

5、作为平行文：提出的意见供对方参考。

（三）写作注意事项：

1、前言一般先概括、分析当前面临的状况、问题和必须采取措施的原因，然后以“为了……，现提出如下意见”的名式引出多以条文形式分述的目标、任务、实施要求、措施办法，或者建议事项、意见等。

2、结语。不同类型的意见，采用不同的结语。呈报性建议意见可用“以上意见代领导决策参考”、“以上意见供参考”作结。

四、通知

（一）定义：适用于批转下级机关的公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项，以及用来任免和聘用干部的。

1、指示性通知。有关行政法规和规章、办法、措施，可使用这种通知行文。

2、批示性通知（批转、转发性通知）。用于发布某些行政法规，转发上级、同级或不相隶属机关的公文以及批转下级机关的公文。批转性通知需在标题中加“批转”两字；转发性通知需在标题中加“转发”两字。

3、知照性通知。诸如成立、调整、合并、撤销机构，人事任免，启用新印章等。

（二）通知的写法：

1、指示性通知的写法：

指示性通知的正文，一般先写发文的原由、背景、依据；在事项部分，或写发布行政法规、规章制度、办法、措施等，或写带有强制性、指挥性、决策性原则、具体工作要求等。

2、批示性通知（批转、转发性通知）的写法：

（1）说明批转的目的或陈述转发的理由。

（2）对受文单位提出贯彻执行的具体要求；

（3）根据具体情况做出补充性的规定。

3、事项性通知的写法：

事项性通知正文的写作，要使受文单位了解通知的内容，以及做什么，怎样做，有什么要求。正文一般分三部分。

第一部分是开头，一般是说明为什么要发此通知，目的是什么。

第二部分是主体，即事项部分，将通知的具体内容一项一项列出，把布置的工作或需周知的事项，阐述清楚，并讲清要求、措施、办法等。

第三部分是结尾。多提出贯彻执行要求，如“请遵照执行”，“请认真贯彻执行”。

4、会议通知的写法：

一般应写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要设计师、到会人员、会议及报到时间、地点、需要的材料等，通常采用条文式写法，要求内容周密、语言清楚、表述准确，不致产生歧义。

五、通报

（一）定义：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（二）通报的写法

1、表彰通报的一般写法：

（1）叙述先进事迹，包括时间、地点、人物、事迹、怎么做、结果；

（2）对上述事件进行分析、评议，指出其典型意义，或概括其主要经验。语言要简明概括；

（3）提出表彰或发出号召。

2、批评通知的一般写法：