(完整版)会议文件的准备
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方式。 ❖ 对重要的邀请对象，在书面通知或请柬发送之后，还应及时
通过电话进行征询和确定。
实践训练
❖ 如果你所在的班级近期要组织一次专题班会，请你做以下 工作： 1、议定主题班会名称 2、议定本次班会的主要议程 3、推荐一至两名主持人，并说明推荐理由。 4、推荐班会特邀的嘉宾名单，并写邀请函。 5、拟写一个班会通知，注意格式要规范。
X X公司10周年庆祝活动领导小组 2008年11月21日
会议通知的形式
常见的会议通知有以下五种形式 : 一是文件式会议通知 二是备忘录式会议通知 三是请柬式会议通知 四是海报式会议通知 五是公告式会议通知
例文
会议通知 X X：
兹定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三楼会议室召 开各部门经理每周工作例会，请准时出席。
❖ 5、落款，日期
❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
❖ 会议通知的格式如下： ❖ 1、标题 ❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 ❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 ❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 ❖ 5、落款，日期 ❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
X X公司办公室 X X X X年X月X日 备忘录式会议通知
第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会 海报
在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾XXX大学 的XXX教授和xXX大学的XX教授前来我校，与我校的文学爱好者进 行座谈交流。 本次座谈会主题：X X X X X 座谈时间： X X X X X X 座谈地点： X X X X X X 座谈会主办：学院文学社 欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流! 海报式会议通知
如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市 技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开技 术开发工作会议。现将有关事项通知如下：
决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况和 招生工作安排等事宜。 二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。 三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。
❖ 会议通知的格式如下：
❖ 1、标题
❖ 1、标题。 有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人
❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍
❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、准备会议材料
二、准备会议材料
❖ （一）准备会议资料的作用 通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前
摆放在每个与会者的座位上，与会者依次就座后 即可读取材料；也可以包装成袋，在会场人口处 由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这 些做法，都可以避免资料漏领或重复领取的现象 发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管 理。
开幕词
各位代表： 在阳春三月，万象更新之际，×××××第二十二届职工代表大会
第二次会议在这里隆重召开了。在此，我代表大会主席团向大会表示 热烈的祝贺，并向参加会议的全体代表及全×各条战线广大职工群众 致以亲切的问候！
这次大会的指导思想是：××××----------------这次会议的主要议题是：××××----------------各位代表、同志们：认真协商讨论新一年全×的各项工作，动员 广大干部职工群策群力，和衷共济，加快建设小康××的步伐，是我 们这次会议神圣的历史责任。希望与会的各位代表不负重托，以高度 的政治责任感，充分行使民主权利，积极建言献策。相信在×党委的 正确领导下，经过我们全体代表的共同努力，会议确定的目标一定能 够实现，也一定能够把这次会议开成一个民主团结、求真务实、开拓 奋进的大会。 预祝大会圆满成功！
××大学学生工作办公室 二○○八年六月十七日
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ 通知
各位居民： 根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二届人民代表大会代表选
举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以 上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月 25日到社区居委会参加选民登记。
教师工具箱
1、会议通知的写作
会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、 参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、 对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活 用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联 系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标 志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之， 要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证 会议按预定要求准时召开。
居委会地址：永和小区12幢2楼 联系电话：3105121
永和社区居委会 2008-12-15
❖ 1、标题。 ❖ 有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。 ❖ 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一
种。
会议通知 兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公 司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工 作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各 部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实 的有关工作做好汇报准备。
教师工具箱
❖ (一)通知的概念和种类
1.通知的概念
通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。
2.通知的种类
其种类有：指示性通知、任免人员的通知、颁 布、转发性通知、会议通知。
②口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。
开幕词的写作方法
通常由标题、称谓及正文三部分组成。
1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二 是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的 标题，在后面通常加上副标题。
2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志 们”、“朋友们”、“各位代表”等。
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 制发会议通知是会前准备的重要环节。
实践一
❖ 南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党 委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为 工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种 为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强 居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起 考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？
3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣 布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容： 会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背 景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议 的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响 等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐 述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本 身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行 文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情， 富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会 圆满成功”之类的话语。
❖
通知开会
❖ 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话
❖ 通知和书面通知（如图）。
口头通知 会议通 知方式 电话通知
书面通知
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
便条式或卡片式 张贴式即黑板启 的会议通知卡 事栏的会议通知
（三）格式内容 篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、
富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。 （四）写作要点 ❖ 开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导 人所作的开宗明义的讲话。 ❖ 开幕词的特点
1、宣告性 2、提示性 3、指导性 4、简短性
（五）写作要求
①简明性。开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累 牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；
一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……
××厂
×年×月×日
教师工具箱(正反例文比较)
❖ 比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知
×校办发〔2000〕20号 所属各单位：
为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议精 神，经研究
例：关于召开全省民政工作会议的通知
各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作
会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件 和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准 备。
参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领 导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。
（二）会前需准备的会议材料种类 (1)会议的指导文件。 (2)会议的主题文件 (3)会议程序文件 (4)会议参考文件 (5)会议管理文件 (6)与会人员名单
❖ ❖ （三）准备会议物品和设施
包括常用文具 印刷设备 会场基本设施 会场装饰用品 视听器材 通信设施
交通工具 生活卫生用品 专门用品等。
四、准备领导发言稿
❖ 三是报到时间不明确。“八月十五日前来报到”，是指八月 十五日之前还是八月十五这一天报到?
会议通知的发送
❖ 本单位小型会议，可采用口头、电话和书面签知等方式通知。 ❖ 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知。 ❖ 邀请性会议可寄送请柬或邀请信。一般提前7天以上发出，
并随函附上回执，以便准确统计与会人数，做好相应准备。 ❖ 会议通知的送达可采用邮寄、传真、专人送达、电子邮件等
开幕词
（一）概念 开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位
的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明 会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提 出开好会议的中心任务和要求。
开幕词是在重要会议或重大活动开始时，为 会议主持人或主要领导人讲话所用的文稿。
（二） 意义：
不论召开什么重要会议，或开展什么重要活动， 按照惯例，一般都要由主持人或主要领导人致开 幕词，这是一个必不可少的程序，标志着会议或 活动的正式开始。开幕词通常要阐明会议或活动 的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等，集中 体现了大会或活动的指导思想，起着定调的作用， 对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行， 保证会议或活动的圆满成功，有着重要的意义。
图片提供：新阳街道永和社区
步骤二 学生就情境展开讨论
❖ 提示： 交往对象 文种 相关知识
步骤三 教师提示
❖ 有这么几种文种我们是应准备的：会议通 知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、会 议记录、会议纪要、会议简报。首先我们来 看本次项目的能力目标和知识目标。
任务一 会议通知撰写
❖ 步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。
会议拟开五天，地点××宾馆，于八月十五日前来报到。
××省人民政府办公厅 ××××年×月×日
分析：这个通知至少有三个毛病
❖ 一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够具体 明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员需作什么 准备。
❖ 二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围很广， 包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位参加不够清 楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来一个或都来，也 没有写清楚。
第三节会议文件的准备
广西工商职业技术学院 二〇一一年九月
会议文件准备的相关材料
❖文件准备 ❖1、开幕词 ❖2、工作报告 ❖3、发言稿 ❖4、其他会议文书 ❖包括会议通知、会议议程表、日程表、会议
须知、与会人员名单、工作人员名单、作息 时间表、车辆调度表等等。
会议文件
❖ 主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通 知和会议须知等。
❖ 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间 及电话号码、文化生活安排、注意事项。
❖ 负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。
一、制发会议通知
（一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，
通过电话进行征询和确定。
实践训练
❖ 如果你所在的班级近期要组织一次专题班会，请你做以下 工作： 1、议定主题班会名称 2、议定本次班会的主要议程 3、推荐一至两名主持人，并说明推荐理由。 4、推荐班会特邀的嘉宾名单，并写邀请函。 5、拟写一个班会通知，注意格式要规范。
X X公司10周年庆祝活动领导小组 2008年11月21日
会议通知的形式
常见的会议通知有以下五种形式 : 一是文件式会议通知 二是备忘录式会议通知 三是请柬式会议通知 四是海报式会议通知 五是公告式会议通知
例文
会议通知 X X：
兹定于X月X日上午8：30：-9：00在公司三楼会议室召 开各部门经理每周工作例会，请准时出席。
❖ 5、落款，日期
❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
❖ 会议通知的格式如下： ❖ 1、标题 ❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人 ❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍 ❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等 ❖ 5、落款，日期 ❖ 可根据举行的会议类型不同，对上述内容进行调整
X X公司办公室 X X X X年X月X日 备忘录式会议通知
第八届校园文化艺术节文学鉴赏座谈会 海报
在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾XXX大学 的XXX教授和xXX大学的XX教授前来我校，与我校的文学爱好者进 行座谈交流。 本次座谈会主题：X X X X X 座谈时间： X X X X X X 座谈地点： X X X X X X 座谈会主办：学院文学社 欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流! 海报式会议通知
如图：会议通知的三种方式
秘书在通知开 会时是口头和 书面并用。即 使采用口头通 知，秘书也必 须一一面告， 不宜请人转捎 口信。这是秘 书会务工作的 第三个原则
××厂关于召开技术开发工作会议的通知 所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市 技术开发工作会议精神，做好今年技术开发工作，经研究决定召开技 术开发工作会议。现将有关事项通知如下：
决定召开招生工作会议，现将有关事项通知如下： 一、会议内容：介绍和分析近年来我校的招生情况；着重讨论和分析今年的招生情况和 招生工作安排等事宜。 二、参加人员：各系部主管学生工作的副主任以及校学生工作办公室的全体人员。 三、会议时间和地点：定于6月18日上午8时，在学校三楼会议室准时召开，议程一天。
❖ 会议通知的格式如下：
❖ 1、标题
❖ 1、标题。 有完全式和省略式两种。 ①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××的通知》。 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。
❖ 2、被发布人称谓，如：单位、部门或个人
❖ 3、召开会议的目的，主要内容，或发言人、领导介绍
❖ 4、会议组织状况，如食宿安排，会议日程等
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
二、准备会议材料
二、准备会议材料
❖ （一）准备会议资料的作用 通常，会议资料可以提前准备好，然后在会前
摆放在每个与会者的座位上，与会者依次就座后 即可读取材料；也可以包装成袋，在会场人口处 由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。这 些做法，都可以避免资料漏领或重复领取的现象 发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管 理。
开幕词
各位代表： 在阳春三月，万象更新之际，×××××第二十二届职工代表大会
第二次会议在这里隆重召开了。在此，我代表大会主席团向大会表示 热烈的祝贺，并向参加会议的全体代表及全×各条战线广大职工群众 致以亲切的问候！
这次大会的指导思想是：××××----------------这次会议的主要议题是：××××----------------各位代表、同志们：认真协商讨论新一年全×的各项工作，动员 广大干部职工群策群力，和衷共济，加快建设小康××的步伐，是我 们这次会议神圣的历史责任。希望与会的各位代表不负重托，以高度 的政治责任感，充分行使民主权利，积极建言献策。相信在×党委的 正确领导下，经过我们全体代表的共同努力，会议确定的目标一定能 够实现，也一定能够把这次会议开成一个民主团结、求真务实、开拓 奋进的大会。 预祝大会圆满成功！
××大学学生工作办公室 二○○八年六月十七日
教师工具箱(正反例文比较)
比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ 通知
各位居民： 根椐西乡塘区选《2008》3号文件精神，区第二届人民代表大会代表选
举日为2009年1月14-16日，为了确保选举工作的顺利进行，请18周岁以 上（1991年1月16日24时前出生）户籍在本社区的居民，即日起至12月 25日到社区居委会参加选民登记。
教师工具箱
1、会议通知的写作
会议通知一般包括“八要素”：即会议名称、主要内容、 参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。
要求写明召开会议的名称、目的、议题、时间、会址、 对参加会议人员的要求(如准备发言、文件、论文、生活 用品等)、注意事项以及筹办会议单位名称、联系人、联 系地址、电话号码、会议食宿安排、去会址路线、接洽标 志等。有的通知后面还要附上入场凭证或请柬等。总之， 要写得清楚、具体，对必须写明的项目无一错漏，以保证 会议按预定要求准时召开。
居委会地址：永和小区12幢2楼 联系电话：3105121
永和社区居委会 2008-12-15
❖ 1、标题。 ❖ 有完全式和省略式两种。
①完全式包括发文机关、事由、文种。 ②省略式，例如《关于××××××的通知》。 ❖ 通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一
种。
会议通知 兹定于2008年11月22日（星期四）上午9：30，在公 司三楼307会议室，召开公司成立10周年庆祝活动筹备工 作第二次会议，研究落实庆祝活动的各项具体事宜。请各 部门一名主要负责人准时出席会议，并就本部门负责落实 的有关工作做好汇报准备。
教师工具箱
❖ (一)通知的概念和种类
1.通知的概念
通知是“适用于批转下级机关的公文，转发上 级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机 关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员”的公文.“通知”一般为下行文或平行文。
2.通知的种类
其种类有：指示性通知、任免人员的通知、颁 布、转发性通知、会议通知。
②口语化。它的语言应该通俗、明快、上口。
开幕词的写作方法
通常由标题、称谓及正文三部分组成。
1、标题通常有三种写法：一是用会议名称作标题；二 是前边再加上领导人姓名；三是用提示内容中心或主旨的 标题，在后面通常加上副标题。
2、称谓一般写在标题下行顶格，称呼通常用“同志 们”、“朋友们”、“各位代表”等。
是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 制发会议通知是会前准备的重要环节。
实践一
❖ 南宁市级文明社区——新阳街道永和社区几年来在街道党 委、办事处指导下，始终坚持以人为本，以群众的需求为 工作出发点， 举办了各类丰富多彩的活动和开展了各种 为民服务的工作。2011年4月中旬社区拟召开“关于加强 居民消防观念的工作会议”，我们和社区的工作人员一起 考虑一下，召开此次会议需要做好哪些文种的准备？
3、正文一般包括开头、主体和结尾。开头写宣 布开幕之类的话。主体部分一般包括以下内容： 会议的筹备和出席会议人员情况；会议召开的背 景和意义；会议的性质、目的及主要任务；会议 的主要议程及要求；会议的奋斗目标及深远影响 等等。但写作中一定要把握会议的性质，郑重阐 述会议的特点、意义、要求和希望，对于会议本 身的情况如议程等，要概括说明，点到为止；行 文则要明快、流畅，评议要坚定有力，充满热情， 富于鼓舞力量。最后是结尾，一般都是“祝大会 圆满成功”之类的话语。
❖
通知开会
❖ 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话
❖ 通知和书面通知（如图）。
口头通知 会议通 知方式 电话通知
书面通知
适用于小型例会， 三五个人的碰头会
一般是与会者比较 分散，尤其是不同 单位部门的不定期 会，常是以电话通 知的形式通告
便条式或卡片式 张贴式即黑板启 的会议通知卡 事栏的会议通知
（三）格式内容 篇幅要求简短，内容切忌重复、啰嗦;语言要求口语化、
富有感情色彩，又要求生动活泼;语气要热请、友好。 （四）写作要点 ❖ 开幕词是在一些大型会议开始时由会议主持人或主要领导 人所作的开宗明义的讲话。 ❖ 开幕词的特点
1、宣告性 2、提示性 3、指导性 4、简短性
（五）写作要求
①简明性。开幕词要简洁明了、短小精悍，最忌长篇累 牍，言不及义，多使用祈使句，表示祝贺和希望；
一、会议内容：…… 二、参加人员：…… 三、会议时间、地点：…… 四、要求：……
××厂
×年×月×日
教师工具箱(正反例文比较)
❖ 比较一下这两篇会议通知，在格式和内容上的区别？ ×大学关于召开招生工作会议的通知
×校办发〔2000〕20号 所属各单位：
为了把今年我校的招生工作搞得更好，为了进一步贯彻和执行中央、省招生工作会议精 神，经研究
例：关于召开全省民政工作会议的通知
各市人民政府、行政公署，省直各单位： 为了贯彻全国民政工作会议精神，省政府决定召开全省工作
会议。会议的主要议题是：传达学习全国民政会议的主要文件 和领导讲话，讨论研究贯彻的意见和措施，请你们提前做好准 备。
参加会议人员：各市人民政府、行政公署分管民政工作的领 导同志和各市、行署的民政局长，省直各单位的负责同志。
（二）会前需准备的会议材料种类 (1)会议的指导文件。 (2)会议的主题文件 (3)会议程序文件 (4)会议参考文件 (5)会议管理文件 (6)与会人员名单
❖ ❖ （三）准备会议物品和设施
包括常用文具 印刷设备 会场基本设施 会场装饰用品 视听器材 通信设施
交通工具 生活卫生用品 专门用品等。
四、准备领导发言稿
❖ 三是报到时间不明确。“八月十五日前来报到”，是指八月 十五日之前还是八月十五这一天报到?
会议通知的发送
❖ 本单位小型会议，可采用口头、电话和书面签知等方式通知。 ❖ 外单位或跨地区的会议必须寄送书面通知。 ❖ 邀请性会议可寄送请柬或邀请信。一般提前7天以上发出，
并随函附上回执，以便准确统计与会人数，做好相应准备。 ❖ 会议通知的送达可采用邮寄、传真、专人送达、电子邮件等
开幕词
（一）概念 开幕词是党政机关、社会团体、企事业单位
的领导人，在会议开幕时所作的讲话，旨在阐明 会议的指导思想、宗旨、重要意义，向与会者提 出开好会议的中心任务和要求。
开幕词是在重要会议或重大活动开始时，为 会议主持人或主要领导人讲话所用的文稿。
（二） 意义：
不论召开什么重要会议，或开展什么重要活动， 按照惯例，一般都要由主持人或主要领导人致开 幕词，这是一个必不可少的程序，标志着会议或 活动的正式开始。开幕词通常要阐明会议或活动 的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等，集中 体现了大会或活动的指导思想，起着定调的作用， 对引导会议或活动朝着既定的正确方向顺利进行， 保证会议或活动的圆满成功，有着重要的意义。
图片提供：新阳街道永和社区
步骤二 学生就情境展开讨论
❖ 提示： 交往对象 文种 相关知识
步骤三 教师提示
❖ 有这么几种文种我们是应准备的：会议通 知、会议议程和日程安排、会议讲话稿、会 议记录、会议纪要、会议简报。首先我们来 看本次项目的能力目标和知识目标。
任务一 会议通知撰写
❖ 步骤二 展示教师“工具箱”内容，教师点评。
会议拟开五天，地点××宾馆，于八月十五日前来报到。
××省人民政府办公厅 ××××年×月×日
分析：这个通知至少有三个毛病
❖ 一是内容不够明确。会议的名称、议题都清楚，但不够具体 明白，不知道研究的具体问题，也不知道与会人员需作什么 准备。
❖ 二是参加会议人员不够具体明确。省直单位包括的范围很广， 包括党、政、工、群、公、检、法等，哪些单位参加不够清 楚。还有，省直单位负责同志有几个，只来一个或都来，也 没有写清楚。
第三节会议文件的准备
广西工商职业技术学院 二〇一一年九月
会议文件准备的相关材料
❖文件准备 ❖1、开幕词 ❖2、工作报告 ❖3、发言稿 ❖4、其他会议文书 ❖包括会议通知、会议议程表、日程表、会议
须知、与会人员名单、工作人员名单、作息 时间表、车辆调度表等等。
会议文件
❖ 主要包括工作报告、领导讲话、经验材料、汇报提纲、通 知和会议须知等。
❖ 会议须知的内容比较多、比较具体，主要包括：日程安排、 会议编组、作息时间、住宿房间、就餐桌位、会务组房间 及电话号码、文化生活安排、注意事项。
❖ 负责起草文件要特别注意四点： 一是吃透上级精神、领会领导意图； 二是紧扣会议主题； 三是了解掌握单位的情况； 四是早动手、早呈送。
一、制发会议通知
（一）会议通知的概念 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，