Excel基础知识

Excel基础知识

一、概念

◆Excel是由微软公司开发的一款电子表格软件（制表）是office的重要组成部分是最优秀

的电子表格软件。

（1）区别

◆Word表格：文字格式可非常漂亮，框架可很复杂，用于制作文字表格。

◆Excel表格：计算功能非常强大，具有一定分析数据功能，用于财务和统计制表。

二、启动与退出

◆略

三、窗口界面

◆与Word相同。

提示：编辑栏

状态栏的显示功能。

显示与隐藏：视图菜单

四、基本操作

（1）新建：

◆默认启动Excel会自动创建空白工作簿，命名为“Book 1”文件（扩展名为。XLS）

◆根据现有工作簿新建文件

（2）打开

◆【文件】【打开】或工具栏“打开”按钮

①打开最近使用的文件：

【文件】【四个最近文件】（工具/选项/更改文件数字）】

（3）关闭

◆关闭按钮或【文件】【关闭】

（4）保存

◆【文件】【保存】或按CTRL+S、保存按钮

①保存备份

【文件】【另存为】

提示：使用不同的文件夹和文件名来保存。

②设置自动保存

【工具】【选项】【保存】

③设置密码

打开【另存为】对话框，在【工具】【常规选项】

三、表格的结构组成

（1）工作簿

◆Book1是一个文件名（工作簿）扩展名为*.XLS

（2）工作表

◆一个工作簿包含三个工作表分别为Sheet1——Sheet3（默认三个）最多为255表。

【工具】【选项】【常规】设置默认工作表数目

◆一个表包含65536行（行号）256列（列标）

◆网格线默认为灰色，不能打印，但可设置。（工具——选项——视图）

（3）单元格

◆单元格默认宽度为8.38字符，容量为32000，可输入数据。

◆单元格的名称是由行号和列标组成

◆显示在名称框中

◆选中的单元格在行号和列标中用高光显示。

四、输入数据

◆在Excel工作表的单元格中可以输入文本、数字、公式等数据。

◆光标定位（光标是空心十字形）直接输入

◆通过选择范围输入（黑边框标记选定范围）

而白色是输入文字

回车向下——行单元格

Tab是向右——列单元格

Shift+T ab 表示相返方向

Shift+回车表示相返方向

AL T+回车表示在同一单元格内换行

提示：【工具】【选项】【编辑】设置回车的方向

（1）文本

◆每个单元格最多可包含32000个字符如果单元格列宽容不下文本字符串，就要占用相邻的单元格。

如果相邻单元格中已有数据，就截断显示。

表示意思或意义，不计算，默认是左对齐

（2）数字

表示数值大小，可计算，默认是右对齐

◆若单元格不够宽时，就用科学计数法显示该数据。（转文本）

◆实在不够宽会用“#”号显示。

◆提示：只用于显示，对结果不会产生影响。

（3）输入小数点

◆用英文状态下输入

【工具】【选项】【编辑】设置小数点位置

提示：在Excel计算或输入时都使用英文状态输入法

◆数值转字符用英文的瓢号（例如：027--50801012）

（4）输入分数

◆用0+空格来表示

（5）输入负数

◆直接输写

◆用括号来表示

◆用颜色来表示（一般用红色）

（6）输入日期

◆用斜杠或用横杠

◆Ctrl+；当前日期；

◆Ctrl+Shift+；当前时间

注释：如果要取消输入：按ESC键或单击编辑栏的“×”按钮

如果要把光标仍定位在原来的单元格，单击编辑栏的“√”按钮或按CTRL+回车五、输入相同的数据或有规律的数据

（1）复制与粘贴

（2）记忆式输入（必须是在一列）

◆接受按回车；

◆不接受继续输入ESC键取消输入

◆删除按退格键

提示：【工具】【选项】【编辑】设置记忆式输入功能的启动与否

（3）使用自动填充功能输入有规律的数据（快捷式输入）

◆右下角小方框称为填充柄（拖动可以复制）

直接输入等比或等差然后再选中拖拉填充柄

提示：拖动方向的区域

（4）使用【编辑】【填充】【序列】

◆操作：先输入数据，然后选择范围，指定步长值和终止值。

注释：以上的填充功能只针对数值

（5）自定义序列填充

◆在【工具】【选项】【自定义序列】输入数据。

◆在单元格输入数据，然后选取【工具】【选项】【自定义序列】导入

（6）多单元格输入相同内容填充

◆按CTRL选择不连续多个单元格再输入数据

按SHIFT选择连续多个单元格再输入数据

◆按CTRL+回车结束填充

（7）数据有效性输入（序列选择。比喻男和女之间任选）

◆选中范围内

【数据】【有效性】【设置】【序列】【来源】（用英文半角的逗号隔开）

取消有效数字：选中/数据/任何值